最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學

我在電腦玩物中常常介紹專案管理軟體，於是也有很多團隊在需要建立一個合作工作流程時，會來信詢問我的意見。

有時候當他們需要更密集溝通討論，我會建議 Slack 或 Jandi。當他們需要清楚又簡單的進度安排，那麼建議試試看 Trello。當然也有更進階的專案排程，可以利用「甘特圖軟體」完成。

但是之前有一封來信讓我重新思考了這個問題：

「esor您好，我是您電腦玩物的長期讀者，剛好負責一個水電維修團隊的管理，我們工作情況是會有很多外務維修與送貨行程，需要有一個共同的專案管理工具可以把每個案子控管好，讓外務人員知道什麼時候要去執行哪個案子，讓內務人員可以統一管理任務分配，並且兩者的時程可同步連動、即時更新。

我們會產生很多單據資料，也希望這個專案工具可以根據案子，讓外務同仁回傳資料，而內務同仁可以根據案子清楚的追蹤單據資料，查看任務執行狀態。

只是我們大多師傅不一定都擅長新奇的數位工具，因此希望這個工具可以真的簡單易用，不要有太多超出一般使用常識的功能，以免增加學習成本。

不知道 esor 有沒有想到什麼適合上述需求的專案管理工具呢？我們正在嘗試用 Google 日曆解決這樣的問題，不知道這是不是一個好的專案管理軟體呢？」

真的，沒有什麼好的專案管理軟體，只有適合你的專案管理工具。

而針對這樣的管理流程，而且又希望是盡可能簡單易用的工具，「Google 日曆」確實就可以將其當作好上手的專案管理工具。

• 這篇文章的前因後果：

「前因」：我之前其實也會用 Google 日曆來做簡單的個人專案整理，這個經驗可以參考：「我在 Google 日曆上的專案管理思維：心得與方法分享 」。

「後果」：當然在團隊的專案管理流程中，還會有許多其他工具的選擇，例如你也可以用「待辦清單」工具來管理與分配任務，很多這類工具也有協同合作功能，這時候可以參考：「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器 」一文。

方法1. 建立團隊共用行事曆

專案團隊的需求是：希望每個成員都能同步看到所有要去執行的行程、要完成的進度，這時候需要的就是一個可以協同合作、多人即時編輯的專案管理工具， Google 日曆的「共用行事曆」功能正好符合此需求。（設定方法可以參考：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧 ）

幫團隊建立一個共用行事曆，幫其加入每一個成員的 Google 日曆中，那麼他們就能從手機或電腦上的 Google 日曆，看到整個團隊的所有專案內容。

方法2. 在上面安排團隊共用任務

以前面所提的案例，幫外務維修團隊、內務管理團隊建立「共用行事曆」，內務組接收到「維修案子」、「送貨案子」，就可以把案子加入共用行事曆，那麼外務人員在共用行事曆中，就知道下一個案子應該什麼時候去執行。

而案子的執行地點，可以加入行事曆行程的地點欄位。案子的細節，可以用行事曆的說明欄位來附註。

方法3. 在上面安排團隊共同專案進度

如果你的專案團隊不是以一個一個任務為主，而是需要讓所有團隊專案成員了解進度，例如這一週要達成什麼進度？這個月要達成什麼進度？

這時候可以利用我之前所說的「進攻行事曆」的畫法，在 Google 共用日曆畫上進度條，那麼所有成員就能看到。

你也可以善用我之前寫過的「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統 」，來控管團隊的會議活動。

方法4. 用「邀請」來指派任務參與者

回到前面提到的專案團隊例子，當 Google 日曆加上了很多外務組的任務，可是外務組有很多師傅和送貨人員，這時候要怎麼讓誰知道誰要負責哪個外務任務呢？

這時候可以利用 Google 日曆原生的「邀請與會者」功能，例如有個 A 維修任務，要請甲師傅去執行，那麼就把甲師傅加入 A 維修任務當作「與會者」，這樣甲師傅會收到會議邀請通知，就能知道自己要負責執行甚麼任務了。

內務組也可以用這個方式來管理所有外務任務的人員分配。

方法5. 用邀請或顏色區分完成進度

接著專案團隊會碰到一個問題，要怎麼知道每個任務的負責人員是否完成進度了？執行人員要如何回報任務完成進度？

這時候可以使用兩個方法，一個是利用「邀請與會者」時，可以選擇「是（參加）」、「否（不參加）」。整個團隊可以把「是（參加）」變成「確認任務被執行完成」的按鈕，當師傅或送貨人員完成這個案子，就按下「是」。

另外一個方法，則是利用 Google 日曆上的行程可以「切換顏色」，例如當師傅完成任務後，可以請他們把任務的顏色切換成「紅色」，表示任務被順利執行完。（這部分操作方法可以參考：10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間）

方法6. 用「說明」註記重要資訊

如果完成任務的過程中還有其他需要補充的事項，例如有沒有發生什麼問題？客戶有什麼反饋？這時候可以請外務人員把新的資訊，繼續補充到行程的「說明」欄位即可。

這樣每一個「行程」其實就是一個任務，有完整的任務說明與備註，也可以指派，也能確認完成與否。

方法7. 用「插入附件」統整每個任務的檔案

最後還有一個需求是要讓外務人員把相關的單據資料「回傳」給內務組，這時候就能利用 Google 日曆的「插入附件」功能。

如果單據是紙本簽收單，那麼可以讓外務人員先用手機的「 Google 雲端硬碟 App 的拍照掃描」功能，把單據拍照成數位紙本照片，然後到 Google 日曆找到剛剛執行完成的「任務」，選擇「插入附件」，從 Google 雲端硬碟把剛剛拍的單據照片插入 Google 日曆的任務底下即可。

這樣做的好處是，因為檔案插入到行事曆的行程中，也就是單據資料可以放在「任務」下，對於事後要追蹤查詢，或是內務人員要查看某個被執行任務的單據，都簡單方便又直接。

• 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1.結合知識庫的專案管理：Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

2.瑣碎任務資料的專案管理：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理

3.協同合作的專案管理：如何和朋友一起規劃自助旅行？我的旅行 App 協同合作經驗分享

當然， Google 日曆沒辦法做更多專業專案管理要做的事情，但他的優點也顯而易見：

• 1. 行事曆的流程對大多數人來說很直覺
• 2. 適合以日期和地點為主的專案管理需求
• 3. 協同合作功能簡單易用
• 4. 檔案可以根據任務統一管理

說不定下次你的小團隊需要專案管理時，你也可以試試看 Google 日曆這個簡單易用的工具。

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