[整理術-8] 整理是建立你的行動流程，不只是整理物品
如果只是把物品照著他的原貌去整理，其實只是做到了儲存、分類。但儲存、分類的東西，為什麼很多都用不到，或是要使用時還要花很多時間找出來呢？一個關鍵的原因就在於，不能只有整理物品，更重要的是建立你自己的行動流程，也就是你會如何使用這個物品的真實流程。（例如我的家居整理： Evernote 家居收納整理方法一年後心得 ）
單純儲存物品，就會存成一堆很難用、忘記要用來幹嘛、要用時找不到的東西。
我們只要回想自己曾經大量收集某種東西，而後留下一堆沒用過的東西的經驗，就知道有這個問題存在。
單純分類物品，則會跟著物品的屬性去分類，卻不是跟著你的行動來決定。這時候，你會花很多時間去分類那些你根本不需要的物品，例如你花了一整天把電腦裡所有資料又一次重新整理好，但其中 80% 的資料可能你永遠用不到，但為什麼一直花時間整理他們呢？
所以一個有效的整理，不是整理物品，而是至始至終都在「建立我的行動流程」而已。整理和物品本身的關係其實很低，而是跟我要創造什麼目標關係很高，不過我們卻很容易反過來整理。
我自己最近就遇到這樣的例子，我的親友問我，怎麼把即時通的對話記錄「全部匯出來」，然後「轉移到新的手機」上，因為他希望「某些工作任務要確認一些關鍵細節」時，可以回到即時通去查看當初的對話記錄。（當然也有這樣的方法：LINE Android 聊天訊息雲端備份，實測一鍵還原聊天記錄教學 ）
像是即時通的對話紀錄，我們可以整理整個對話記錄，但這是在整理物品本身。把對話記錄從 A 手機搬到 B 手機，或是讓對話記錄留下來，是有用，但對話記錄還是對話紀錄，並沒有變成更有用的東西。
而以我的整理方式來說，其實我自己從來沒考慮過「匯出匯入所有對話紀錄」這樣的問題，就算我使用有雲端同步功能的 Telegram ，我也不覺得同步就是在解決我的「整理」問題（但同步是基本，是讓對話跨裝置也能順暢進行的基本，只是不是整理）。
因為這不是整理，整理是要把東西變得更有用，而不是東西還是東西。
像是對話紀錄，當我幫親友把所有對話記錄移動到新的手機後，親友要確認曾經在某段對話中的某個工作細節討論時，要怎麼找呢？一樣要在很多可能對話紀錄中搜尋、確認、翻找，那不就跟原本一樣？看似整理，但實際使用時並沒有真正增加工作效率。
所以我沒有考慮過要匯出匯入所有對話紀錄的問題，因為我一開始就把需要的對話紀錄「建立到我的行動流程」中。
如果合作團隊在即時通裡，詢問了一個待解決的問題，這時候我不會讓這個問題留在討論串中，還要等我以後憑著印象再去找，這不是我的整理方式。
我的整理會是這樣：我把這個問題，放入他相關的專案計畫中，看看這個問題是哪一階段工作流程的問題，然後把這個問題安插入那個流程的計畫清單中，註記好即時通討論時提到的幾個重點。這就是我的整理。
而當我這樣整理後，我就不是一直要回到即時通去找某一個任務討論，而是可以根本不理即時通。
為什麼呢？因為當我繼續執行那個專案，執行到那個工作階段，就會看到計畫裡我之前安插的那個問題，看到他的註記，就有當初即時通討論的重點。我什麼都不用找，根本不用分心去管即時通，只要專心在專案流程中把那個問題解決就好。
用「建立你的行動流程」的方式來整理，你就會發現，很多時候你不是回頭去找之前整理過的資料，而是根本不用找。整理後的東西不是擺在那邊等你找，而是在你行動中，自然而然走到那個階段時，那個你要用的東西，就會自動出現在你眼前，這才是最棒的整理，也才是真正的整理。
上面的即時通只是一個舉例。因為我看到很多自己的親友，花時間備份即時通對話記錄，但明明原本的對話記錄就是很難用的，還有其他對話絕大多數都是無用的。但是他們卻沒有想到，其實我們可不用去整理對話紀錄，我們只要去把對話中的問題、任務、記憶，建立到自己未來的行動流程中即可。
很多的整理，其實都可以用這樣的邏輯重新去整理。例如像是我提過的，我的：「Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理」和「為什麼用 Evernote 收集的餐廳、好書資料都沒用？ 」，都是在這樣的邏輯下，建立起來的整理方式。
有興趣的朋友可以一起搭配參考。
整理術系列文章：
作者已經移除這則留言。
回覆刪除在整理的時候，就要思考當下怎樣做，未來才容易使用、搜尋。
回覆刪除整理不是把東西排整齊，而是讓東西在你需要之時，唾手可得。
平常的收集不是為了當個松鼠拼命囤積，而是讓訊息物品在關鍵時刻，你已經擁有了無數可用素材。
別為了準備而準備、整理而整理，此刻的積累，是為了有朝一日的爆發。
筆者可以再舉更實際一點的例子嗎?
回覆刪除以專案而言...因為有很多時候遇到的問題很細瑣
或者某些時候 還沒有很具體...
到底該怎麼整理收納那些問題呢??
想要請問一下esor會如何整理「手機照片」呢？
回覆刪除如果是單次旅遊很好整理，可是手機裡大部分都是日常生活的隨拍，例如上一張是好吃的早午餐、下一張是奇怪動作的路人、再下一張是朋友聚會合照。
原本有想過設定為「朋友」、「家人」、「美食」等等的資料夾來分類，但是不僅一張張分類要花很多時間，連貫的「時間感」在分類後被打斷，也會變成不容易想起來「這張照片到底在做什麼」（例如原本可以從前後照片去推理「這是跟家人吃完午餐後去某某捷運站附近和A朋友吃的港式飲茶」，分開後變成單張要加很多註解）
還是說會建議就和資訊一樣，都上傳到單一的空間，但採用「標籤」的功能呢？
「建立我自己使用这个物品的真实行动流程」，这个观点的确非常新颖，我以前从未想到过，令人震惊。但是：
回覆刪除1.有些行动流程是很久以后才会有，当下整理时并不知道，如何能按行动流程整理？
2.当下如果有行动流程，有几个人傻到不会把自己正在evernote上整理的资讯与任务通过连结放入其中？
所以，我仍然觉得按物品的属性来整理，是未来再次使用时按图索骥的一个线索。