[習慣力-4] 新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化

除了真的被各種重要事情卡滿的少數人外（但如果你的時間都被重要事情卡滿，表示你在完成有價值的事，換個角度其實就不是沒時間，而是善用時間了），我自己的經驗是，大多時候我「感覺沒時間」，其實是三個原因：「瞎忙」、「不專注」和「不面對現實」。

而要做時間管理，一定要先解決這三個問題。而要解決這三個問題，其實有一個很簡單且立即可做的第一步，就是「把時間數據化」，讓自己真實看到到現實時間的使用情況。

因為，大多時候我們都是憑感覺在時間管理，而這正是掉入時間黑洞最大的兇手（所謂時間黑洞，就是時間不見了，但你不知道自己完成了什麼）。

不需說別人，就拿我自己當做例子，跟大家分享去年（2017年）小孩剛剛誕生時，我如何讓自己掉入時間黑洞，誤以為自己沒時間，後來又利用「時間數據化」的方法，重新自我調整的故事。

2020 年更新，我錄製了一段解釋番茄鐘工作法的影片，也跟大家分享。

時間數據化，幫我走出時間黑洞的故事：

2017 年的上半年，我的小孩剛剛誕生，那時候發現自己的時間被切割得更破碎，工作、家人、孩子、寫作，和許多我想做的事情，全部混在一起，我發現自己「感覺沒時間」去做每一件事情。有一小段時期，真的覺得自己什麼都完成不了，只能被時間拉著跑，雖然覺得很忙，卻一點成就感都沒有，只有許多事情沒時間去做到的壓力。你或許也有似曾相識的感覺？

那時候，因為我多年來的時間管理經驗，當遇到這種「全新的時間情況」，或是這種「又掉入混亂的時間情況」時，我總有一個習慣，就是我會開始練習「把自己的時間重新數據化測量一番」。

每一次這樣的練習，都能有效地幫我重新認識時間的「新現實」，找到在新的現實時間中「專注」的節奏，然後停止瞎忙，開始「快樂的忙碌」。

那時候我使用的工具是「時間塊」這個 iPhone App ，在 Android 上類似的工具有「 Time it 」。這是我下面文章要介紹的「三種可選擇的」時間數據化工具的其中一種，他的特色是可以把 24 小時的每一格填滿，讓自己了解時間運用的比例。



我是怎麼利用這個工具做練習，來讓自己脫離時間黑洞呢？

• 把現實數據化，讓自己接受現實

一開始，我並不是把這樣的工具當作「自我考試工具」來使用，我就是「很真實」的記錄自己每半個小時、每一個小時的時間區塊，到底幹了什麼。

這樣紀錄了兩週後，我發現自己上班日大概每天需要三到四個小時照顧孩子的時間，週末起碼需要每天七到八個小時。而且晚上時間、早晨時間，都是照顧孩子最高峰的時間。這就是我要面對的新現實，我必需接受他，找到與他快樂和平共處的方式，而不是硬要像之前一樣在這段時間排入寫文章、學新技能等任務。

如果不接受現實，硬要排入更多任務，或是把任務排在錯誤時機，那當然完成不了，完成不了就帶來更多壓力，就陷入了惡性循環。

• 製造更多專注時段，才能創造「產值」

接著，我在這樣的「時間數據化」中，發現自己因為太多想做的事，時間又比之前更少，於是我開始焦慮，開始不專注，開始什麼都做一點。

但是，「什麼都做一點」的意思就是「什麼都沒完成」！也就是什麼價值都沒有。

我發現我沒辦法在「時間塊」的每半個小時、每一兩個小時的紀錄中，記下我剛剛到底做了什麼，因為我什麼都有摸一下，但什麼都沒完成！這給了我一個很大的提醒，不是沒時間的問題，是我沒有創造「專注時間」，所以我去年談了很多次「優質時間」，就是從這個時間數據化的練習發現而來。

於是我開始調整，照顧小孩時專心照顧，孩子睡了，就不要東摸西摸，趕快開始一件有價值的是，然後專注做好。讓我可以在每一個時間段很明確地按下這段時間專注完成的事情。

下圖就是一個優化過的例子，也不用放棄休閒娛樂，也還是能專注照顧孩子，但也還是能完成自己的事情，只要有更多專注的優質時段。

• 了解自己需要的現實時間，停止瞎忙

最後，這樣的「時間數據化」練習，重新提醒了我，尤其在沒時間時，更要認知到：

「要完成有價值的事情，就是要投入對這件事情來說：足夠的時間。」

我沒辦法把時間拿去看很多新資訊、測試很多新工具、回很多信，然後還希望自己有時間寫出一篇優質的文章。因為一篇有論點的方法文章，起碼需要加起來四個小時的寫作時間。我怎麼知道？就是「時間數據化」告訴我的。

我們可以利用「時間數據化」，逐漸了解自己完成一些重要工作時，「真正需要花費」的時間。這會讓我們感覺到時間的重量與有限，於是，排除那些次要事情，投注在關鍵的事情，就會變得簡單。

因為我們開始懂得「花時間」了。

我會知道怎麼安排每天真正的行動清單，盡可能不排超過我現實所能負荷的，並且能看到足夠的空檔，去完成某一件真正有價值的事情。

三種時間數據化工具，推薦給三種需求的人

所謂的「時間數據化」，指的就是利用「時間塊」、「番茄土豆」或「 Toggl 」這類工具來量化時間。

這三種工具，都可以達成上述的效果，而且剛好各有偏重。

• 「時間塊」類型工具：面對時間的現實選擇

這類工具的優點在於快速統計出你在每一個現實時間區段裡的「選擇」，並且看到那些你會被佔用的「現實區段」。可以幫助你了解現實中的「空檔時間」，並且提醒你做出專注有價值的「時間選擇」。

因為真正的問題不是沒時間（因為時間跟你想做的事情相比，其實永遠不夠），而是除了無法改變的現實情況外，剩下的空檔時間我是不是能創造價值。

對於一開始還無法接受自己時間現實，還是會排太多任務而做不到，或是不知道自己空檔時段的人，我都推薦利用「時間塊」類型工具來將時間先數據化，讓自己看到現實。

• 「番茄土豆」類型工具：提升時間內的專注力

當了解現實時間區段，但是難以在一個一個空檔時段，讓自己專注投入去完成一件事情。

這時候，就是「番茄鐘工作法」派上用場的時刻。你不一定要相信每 25 分鐘做一個專注衝刺到底有沒有道理，重點是自己能不能真的起碼專注這麼長的時間，然後讓某件事情有所進展。

你可以試試看用這樣的工具，統計自己一天可以吃多少顆番茄，也就是可以創造多少專注時間，用這樣的數據來讓自己持續進步。

• 「 Toggl 」類型工具：測量重要任務的時間花費

最後，了解自己時間現實了，開始會投入專注時間了，這時候，可以轉換到第三種工具，類似「 Toggl 」這種紀錄每一種工作花了多少時間的工具。

這類工具的意義是，讓自己了解寫一篇文章需要多久？回覆郵件需要多久？完成某個行政流程需要多久？做一份會議報告需要多久？讓自己對每一個常做的任務有「真正的、現
實的時間數量概念」。

這樣當安排待辦清單時，才知道可以安排多少任務，才不會排下不可能做到的行動。

小結：

時間管理的第一步，其實不是去做時間管理，甚至也不是排清單、規劃任務，而是「了解自己，了解現實」。

如果沒有從這裡開始，怎麼排清單也沒用，因為不可能做得到。於是我們就會陷入「沒時間」的惡性循環。

所以新的一年，說不定你可以在農曆春節前開始練習，拯救沒時間，第一步不是去找出時間，也不是開始排任務，而是先「認識自己的時間」，把時間數據化，讓自己了解：

• 我的現實時間如何分配，有哪些真正必要佔用？
• 我真的有在每個時間區段專注去創造價值嗎？
• 我完成一些重要任務真正要花費的時間有多少？

了解這三個問題，其實時間排程對你來說，可能就只是小菜一碟了。

你可以參考我去年走出時間黑洞後，寫下的有了孩子後的時間管理心得：「新手爸媽3個月時間管理心得：你有足夠時間完成更多想做的事 」。你也可以連結到為什麼時間管理不要先列清單的相關文章：「Evernote 子彈筆記術-1：關鍵是先放下我的清單 」。你或許還會對我如何進入專注的技巧有興趣：「如何讓自己保持專注力？相對有效和常常無效的3個方法 」。

如果你有什麼時間管理問題，也歡迎到電腦玩物搜尋相關文章，或是來信跟我詢問。

你還可以參考我的「習慣力」系列文章，這是我從 2018 年開始展開的優質時間的練習：

• [習慣力-1] 從練習每天走路一萬步習慣開始帶來的小改變
• [習慣力-2] 我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣？
• [習慣力-3] 如何讓養成習慣不會變成壓力？四個關鍵字思考
• [習慣力-4] 新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化
• [習慣力-5] 利用午休散步時間解決難題，走路與大腦思考的測試

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