[時間技客-22] 如何判斷重要的事？比重要緊急更有效的4步技巧

時間管理有一句名言：「要事第一」。告訴我們事情有分重要、緊急，優先關注「重要但是還不緊急」的事情，才能為長遠而更有價值的目標做好準備。

選擇重要的事，也不只在時間管理上有效，他也會影響工作與生活的各個方面，比如說完成一個有價值的產品，達成一次有效溝通，進行一場高效率會議。

這個原則非常合理，但說起來簡單，實際做起來卻會立刻面臨一個很大的難題，那就是「如何挑選重要的事？」事實上，很多朋友會困在不知道如何挑選要事，於是乾脆去做簡單的事，或是焦慮得什麼都無法做好。

其實「判斷事情的重要性」才是最難的。因為我們總是覺得好像每件事情都很重要，怎麼去為這些事情挑出優先次序呢？




最近在 GTD 的網站上看到這篇文章：「Priorities and GTD」，裡面分享了 GTD 方法中如何挑選優先次序，我覺得分析得很有條理，這裡先簡單分享 GTD 教練的說法給大家參考：

第一步：思考情境（Context）。意思是思考你當下可以做什麼，例如你需要在電腦上處理某個工作，當下你沒有電腦，那麼這個當下所有要用電腦做的事，對你來說都不會是優先項目，因為你做不到。

第二步：思考時間。意思是需要一小時做的事，不可能在十分鐘空檔完成，所以當遇到十分鐘空檔，那些超過時間預算的事情，在那當下都不會是重要的事。

第三步：思考資源。意思是思考你每個時段的精力、注意力，去做最適合這個時段生產力的事情，那些在你疲倦時無法專注做的事，就不會是那個當下的優先事項。

第四步：開始考慮重要性。GTD 的方法說，先從前面三步驟，排除那些根本還不能做的事情後，才真正需要考慮剩下事情的優先次序，而這時如何找出「第一要事」？他建議用「多想兩步」的方式，也就是想想做了這一行動後可以引發的後面兩步結果，或是後面兩步風險。如果會引發更大成果，或是會引發更大風險，那麼就相對是更重要的事。

以上四個步驟，我覺得是非常清楚明確的方法，循序漸進地思考，確實有助於我們釐清什麼是重要的事情，尤其釐清當下行動的優先次序，並且不會為了未完成的行動而焦慮。

我自己在判斷事情的輕重緩急時，也有類似的思考，但又和 GTD 的方法有點不一樣。主要是我認爲現在的行動、雲端工作方式，某個程度可以打破所謂的情境、時間的限制，我可以在不同情境與零碎時間，更容易分段完成重要工作。

我也將自己判斷重要事情的思考流程分享如下，提供大家對照參考。

第一步：思考可行性，重要不一定等於困難。

我們很容易把有難度的事情當成重要的事情，把自己現在還做不到的目標當作重要的事情。然後在自我理想化中，我們又特別容易把這類又難又重要的事情，排入我的待辦清單，希望自己做到。可是這反而為自己帶來更大挫折與逃避。

這時候我們可以反向思考，重要不一定等於困難。

或許我有重要的目標，目標是以後才要做到的事。但當下對我來說的重要事情，一定是「當下可行」的事情，是當下就能做到的，因為我能完成，才有意義，才會重要。

如果做不到，那重不重要根本沒差。

第二步：打破時間長度，重要不一定等於要花很多時間。

我們常常認為重要的事情就是一天中，我要空出某個完整的長時間來做，是那些要花很多時間、要很專注的事情。但真的是這樣嗎？

首先，如果我是有一個難題想不通，我是需要一個企劃的點子，這時候我需要的不一定是專注的長時間，而是每個零碎空檔都能思考一下，說不定在某個刺激下，只要10分鐘我就想通了。但這一樣是很有價值的重要事情，這10分鐘就讓我今天完全不一樣了，因為他會連帶讓我接下來的企劃都更順利。

再者，我可不可以把重要的事情，再切成更小的行動步驟，每個步驟只要一二十分鐘就能完成呢？不一定需要長時間，我也可以在不同零碎時間，逐步累積完成某件重要的事情，甚至我今天只完成某件重要事情的關鍵一小步，那也可以是我的優先選項。

第三步：追求真正完成，重要其實不是思考哪個更重要。

重要是一個挑選的標準，但一件事情不會在你挑選後就變得重要，而是要完成後，重要才有意義。事實上，我們就算排出了事情的優先次序，當這些事情還沒有完成時，老實說每件都不重要。

所以更關鍵的其實是「真正完成一件事情」，完成後，這件事情自然有重要的價值。

我們一開始過濾掉一些顯而易見的不重要事情後，可能還是有很多重要的事情在那邊，這時候，我不會進一步再去花腦筋判斷什麼更重要，而是換個角度，我會思考那麼今天、這禮拜、這個月，我能夠真正全力去完成的事情是什麼？

我們可以有很多重要的事情，不一定需要在重要事情裡再挑出更重要，我們真正需要的只是「持續有在完成可以完成的重要事情」即可，因為只有完成才能有產值，這才是最重要的。

第四步：考慮自己，重要不一定是外在標準。

當然，事情有一些外在的判斷標準，有一些可以精算的價值，但是如果要判斷自己真正值得投入的重要事情時，別忘了考慮自己。

什麼是考慮自己呢？就是考慮這件事情和我的關係是什麼，如果去完成這件事情，我會變得怎麼樣？往後幾部去想像可能被實現的情境，但要把「自己」放進事情重要的判斷標準中，「自己」應該要在那個情境裡，甚至應該是最主要的標準。

然後在這樣的想像後，去找到那些真正擁有讓自己心動的想像的事情。

同樣的，我也會結合上面四個思考，來決定每一天的 135 行動清單，每一週的子彈筆記清單，每個月的專案目標。

如果你對這個主題還想更深入閱讀，推薦你讀讀看：「如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」？ 」、「簡單的力量，在雜亂現實中創造價值的三個簡單生活思考 」、「如何讓自己保持專注力？相對有效和常常無效的3個方法 」。

提供給大家參考，如果你有什麼判斷重要事情的好方法，也歡迎跟我分享與討論。

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