[時間技客-23] 理清 4 種下一步行動，替換不會行動的拖延清單

在 GTD 時間管理方法中最棒的洞見之一叫做：「下一步行動」。看似簡單的幾個字，卻啟發了我們為什麼時間管理總是失敗，又如何有效的關鍵。

什麼是下一步行動？以我的理解來說，就是「針對某個任務我能立即採取的具體行動。」如果能夠理清這個「立即可採取的行動」，就表示我能更快開始推動專案進度，以及能夠在各種時間情境採取行動而創造產值。

從不會行動的假性清單，轉換到會行動的下一步清單

例如「帶孩子到宜蘭旅行」這個任務中，「訂一間宜蘭的旅館」是行動之一，可是如果我想訂旅館，首先我要先知道哪一天要去旅行，於是「和老婆討論一個旅行日期」才是我可以立即採取的行動，這就是「下一步行動」。

為什麼這個理清下一步行動的步驟很重要？你想想看，如果你的任務清單上寫的是「帶孩子到宜蘭旅行」、「訂一間宜蘭的旅館」，你會覺得這個任務好像還有距離，根本沒辦法開始做，於是這個願望也會持續被拖延。但是如果你的任務清單上寫的是「和老婆討論一個旅行日期」，今天晚上回家的空檔就可以立刻跟老婆一起執行，完成之後，於是接下來的「訂一間宜蘭的旅館」也就可以在明天空檔立刻完成。

我們常常列了很多任務在清單上，但問題是這些任務常常是「不能立刻行動」的，於是最後這份待辦清單，反而變成讓我不會行動的痛苦清單。

例如像是下面這樣的清單：

• 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
• 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
• 養成每天閱讀的習慣
• 用運動增進身體健康

每個任務看起來都很好，但問題是，看著這份任務清單，我真的不知道該怎麼做。設計海報看起來好難，我應該還要再想清楚才能開始做？寫一篇文章好像很花時間，我應該要等有長時間空檔才能去做？養成閱讀習慣很好，但具體來說是做什麼呢？

可是我們常常不小心列出像上面這樣的「假性任務清單」，上面有很多任務，但是結果卻是：

• 因為任務很難、不確定、怕失敗，於是拖延不做。
• 因為怕做到一半被打斷，於是一直等真的有時間才要做。
• 沒辦法預估完成時間、沒辦法確定目標，什麼都列出來，但大多數都沒法完成。

有效的「理清下一步行動」，就是要解決這樣的問題，把不會行動的假性任務清單，替換成「可以立刻行動的真正行動清單」。而能達到下面的效果轉換：

• 任何任務都能更快開始，更輕鬆踏出第一步。
• 可以隨時暫停，隨時接續，任何長短時間都能做出有效利用。
• 知道自己什麼時候會完成，知道自己真正想要完成什麼，於是才能真正完成。

那麼，要怎麼把假性任務清單，變成真正下一步行動清單呢？下面就讓我用上面的例子，來分享我自己實際做時間管理時，使用的四種理清下一步行動技巧。

一，回推到不能回推的第一步行動

一個最簡單找出下一步行動的技巧，就是回推法。

例如「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」，我就問自己，設計好一張海報的「前一步行動會是什麼呢？」然後不斷回頭追問，直到再也沒有更之前的答案為止。

或許一開始想到的前一步行動是「寫出海報文案」，然後再追問要做這個行動之前有沒有需要做什麼？於是想到「確定海報主標語」，那還有沒有更之前可以做的呢？於是想到「從書中最好的幾句話裡挑選與修正」，那還有沒有更之前應該做的呢？於是又想到「重看PDF抓出大字標語的句子，將其全部列出」。

可能回推到這一步，暫時沒想到了，而且「重看PDF抓出大字標語的句子，將其全部列出」，看起來確實是一個我可以立即採取的行動，只要打開書籍的 PDF 檔案就能開始做，也不需要動腦思考，也不一定要花很長時間。

如果我列在自己待辦清單上的任務是「設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報」或「寫出海報文案」，這個任務可能會被我拖著一直沒開始做。但如果是「重看PDF抓出大字標語的句子，將其全部列出」，說不定我在工作之餘的幾個 10 分鐘空檔，就能陸續處理。

而一旦我做好了這個下一步行動時，接下來挑出最好的那一句、修正成主標語、補上其他補充文案，反而變成一個「水到渠成」的動作，我可能花上很少時間就把海報文案完成。

這就是「回推法」的效果，找到真正的第一步行動，會讓一件困難的事情，瞬間變得簡單很多，而且真正更有效率的完成它。

二，切割行動到可以分段執行

第二個找出下一步行動的技巧，就是切割法。

例如「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」這個任務，如果我有完整的三個小時時間，我或許可以一口氣把這個任務完成，但問題是，現實中通常沒有這樣的時間。於是這個需要三小時的任務就會被我拖著一直沒做。

這時候我就問自己：「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢？」有時候行動之間不一定會有前後邏輯關係，不一定能用回推法，這時就可以切割他，把任務分成多個部分，各自完成再組合。

寫一篇文章可以分成哪些部分呢？我可能就分成「思考大綱結構」、「想出一個好的文章題目」、「寫出文章裡需要的案例故事」。

其中「思考大綱結構」還可以分解成「理清下一步要解決什麼問題？」、「理清下一步有哪些方法？（每個方法還都可以在分解）」、「要怎麼寫文章開場？」、「要歸結到什麼結論？」。

這樣一來，我就不需要完整的三小時來寫一篇文章。我可以在 20 分鐘的空檔先寫文章開場。我可以在另一個 30 分鐘空檔完成要解決什麼問題的論述。

同樣的，如果我列在待辦清單上的任務叫做「寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章」，我可能永遠不會開始，但如果我的行動是「想一個好標題」：

那麼或許給我 10 分鐘我就能操作，而這篇文章就推進了 10 分鐘的進度。

這就是「切割法」的效果，我們的時間確實不多，但我們也常常浪費了空檔而什麼都沒有完成，切割法可以幫助我們更有效的利用大大小小的時間空檔。

三，不知道怎麼行動時，就測試可能性行動

第三個理清下一步行動的技巧，就是實驗法。這對我來說是一個補充技巧，在不知道怎麼行動最好時，就不要執著於要先列出最佳行動，而是就去試試看各種可以做的行動。

例如「養成每天閱讀的習慣」，這是個看起來很棒的任務，但也很空泛，而且用回推法、切割法，好像都沒辦法找出最佳行動是什麼？這時候怎麼辦呢？

這時候我就問自己：「我可以立即試試看的行動有哪些？」於是我列出了「中午午休時看書」、「晚上睡覺前看書」、「早上時床時看書」。這些都是可能行動，於是我就每一個都試試看，今天試試帶本書去上班，中午時閱讀。明天試試在客廳擺本書，晚上睡覺前閱讀。

也有可能試過後都做不到，但是沒關係，因為起碼我「行動」了。而且透過這幾個實際行動，我發現我沒辦法有完整的看書時段，中午會被工作干擾，晚上需要照顧孩子。

那接下來怎麼辦？就繼續問自己：「在前面行動發現的現實限制下，我可以立即做的行動還有哪些？」於是我可能想到只有利用零碎時間隨時閱讀，但這時候需要可以隨時接續進度，而且任何情境，就算沒帶書的空擋也能讀，這就引導出我找到「透過閱讀電子書養成閱讀習慣的方法」。

同樣的，如果我在待辦清單上一直列的都是「養成每天閱讀的習慣」，就算想破頭我也找不出最佳行動是什麼，於是這件事情也永遠無法完成。

但如果我就是試試看，不是去做最佳行動，因為還不知道，但去做立即可以做的行動，那麼我一定會有所收穫。

這就是「實驗法」的效果，計劃很重要，但不行動無法找出最好的計畫，而實驗法幫助我們去試試看可以做的行動，實際行動後，更多更好的行動就會出現。

四，有價值行動太大，就先進行最小產值行動

第四個理清下一步行動的技巧，就是最小產值法。

例如「用運動增進身體健康」，同樣是一個很棒的目標，我也很嚮往那些每天會去跑步，或是上健身房的人，看起來有朝氣又有活力。只是這些行動，對剛剛要開始的我來說，只會在腦中冒出「以後再做」的想法。

這時候我會問自己：「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼？」我想要用運動來幫助身體健康，我可以每天上健身房並且控制飲食、我可以養成騎車習慣、我可以開始跑馬拉松，但是，有沒有我能夠立刻創造的最小價值行動？

於是我可能想到，或許是「每天晚上做 15 分鐘地板運動」，或許是「每天中午外出走路 30 分鐘」。我先從最簡單但是能夠創造價值的做起，於是地板運動做了幾週後，發現好像身體有變靈活，感受到運動的好處，就開始開始進階到每天外出走路 30 分鐘。

這就是「最小產值法」的效果，一個大目標很重要，但一個可以立即讓我感受到有價值的下一步行動更重要，只有感受到這件事情讓我快樂、有成果，我才會有辦法繼續推進更難的行動。

不過要注意這個方法有個關鍵，就是「一定要有產值」。

以上面這個例子來說，「每天晚上做 15 分鐘地板運動」跟「買一台跑步機」相較起來，前者對我來說可以更立即創造產值，那麼他應該就會是更好的下一步行動，等到我真的愛上簡單的運動，再買跑步機也不遲。

結論：

所以，你也可以試試看，如果你發現自己的待辦清單常常是不會行動的拖延清單，待辦清單上的任務常常只是帶給你壓力，而沒有執行的快樂，這時候，或許就是因為那是假性任務清單。

那麼，就讓我們一起來試試看本文提供的那四個方法：

• 回推法：「前一步行動會是什麼呢？」
• 切割法：「怎麼把這個任務分成多個獨立的小行動呢？」
• 實驗法：「我可以立即試試看的行動有哪些？」
• 最小產值法：「我可以立即創造的最小價值行動會是什麼？」

或許一開始我列出來的任務是：

• 設計一張《電腦玩物站長的筆記思考術》新書海報
• 寫一篇「如何理清下一步行動」部落格文章
• 養成每天閱讀的習慣
• 用運動增進身體健康

但是經過「理清下一步行動」的轉換，這份清單變成更容易執行的：

• 重看PDF抓出大字標語的句子，將其全部列出
• 想出文章的一個好標題
• 試試看中午午休時看書
• 每天晚上做 15 分鐘地板運動

找出真正的下一步行動，轉換成下一步行動清單，幫助我們更快開始做、創造累積的價值、並且相對輕鬆快樂的執行。

對於這樣的時間管理方法有興趣的朋友，還可以參考：「為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考 」、「Evernote 子彈筆記術-1：關鍵是先放下我的清單」、「設定未來目標的真正價值：「改變當下現實感」的最佳手段 」。

或是參考我的「時間管理課程」，以及我的新書《電腦玩物站長的筆記思考術》。

＠時間技客系列文章：

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