一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺，心得範本下載

我相信我們都遇過下面這樣的情況：在專案截止日前，在快要考試的前幾週，知道自己應該全力進攻主力任務了，但是每天還是有會議、雜事與分心誘惑來佔用自己的時間，於是覺得時間混亂、感到緊繃壓力，不知道如何將時間最大化利用，如何有效安排任務讓重要事情優先完成。

但是，回想你之前類似的情況，說不定你也有過下面這樣的真實感受：某一次，我不知道哪裡來的專注力，在專案或考試截止前的最後幾週，我出現最大的決心，結果在最後衝刺中，我順利過關了。

那種專注衝刺的感覺應該是很棒的，只是如何保持這種專注的態度呢？

今天，要跟大家來介紹一張特殊的每日計畫表格式：「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」，就是特別適合用在做專注衝刺的計畫。

這張計畫表由 David seah 所設計，你可以到其網站下載單獨一日的「 The Emergent Task Planner 」，列印出來，你就能在其上進行自己的每日計畫。或者，你也可以嘗試利用其精髓，回頭調整自己每日計畫的方式。

David seah 在其網站上設計了許多用在時間管理上的表格格式，有興趣的朋友還可以自行探究一番。

這個網站是電腦玩物的讀者跟我推薦的，因為我前陣子也介紹了許多跟時間管理有關的紙計畫表範本，例如「解析一張結合番茄鐘的每日任務計劃表，紙本範本免費下載列印」，有需要的朋友可以後續再找時間延伸嘗試看看。

回到「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」的用途是什麼呢？其實她就是一張特殊的每日待辦清單格式，一年 365 天都可以使用，但是我個人的使用心得則是，她又特別適合在專案、考試的截止日前使用，或是你的時間混亂破碎時使用。

「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」設計的格式，幫助我們獲得三個優點：

• 專注在關鍵任務，在關鍵任務上投注你可以投注的最多時間。
• 有效分配你每日的剩餘時間。
• 了解現實時間的數量、節奏，真正安排出有效的時間。

下面是我實際嘗試一段時間後，遇到的兩種時間管理情況，在「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」都能有效解決。（當然，範例實際內容有重新虛擬過，以免看到隱私資料。）

第一種情況是可以有許多完整專注時段的一天。這時候我已經空出最多空檔來完成重要專案或考試準備，但還是很容易分心，所以利用「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」，把需要專注完成重要任務的時段「先佔用」下來，並且一開始就安排好適時休息時間，最後還可追蹤成果。

第二種情況是雖然有重要任務但有很多其他事情佔用的一天，或是會被很多其他事情打斷的一天。這時候利用「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」，我還是可以先找出專注要做的少數任務，估算所需時間，然後有效的累積空檔來完成他們。

「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」很適合在緊急日子需要特別專注重要任務時使用，接著，就讓我來解析一下上面那些特殊的格式是什麼意思？以及如何利用？利用後又能有什麼效果？

當然，我是從我的心得的角度來解釋，可能不是百分之百跟 David seah 原本想的一樣，所以你也可以對照一下原本的方法。




「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」一開始的空白表格長得像是下面這樣，左方其實就是今天的時間表，每一小格是 15 分鐘，每四次 60 分鐘的衝刺後會有一次一個小時的「橘色」休息。

右方則是任務待辦清單，待辦任務右方的格式則是這個任務今天所需要的時數，也是一小格 15 分鐘為單位。

填寫的第一步，先在左方時間表，寫上計畫的日期。

接著，從這一天自己打算開始工作的時間點開始，例如下圖是早上 8 點，把每個小時的時間填寫上去。這樣一天大約 15 個小時的工作時數，就可以在這張計畫表上安排。（ 15 個小時是扣掉頭尾睡覺、家庭活動等時間後，一個人大概一天專注工作的預設時數。）

接著，來到右方的待辦清單，把今天最重要的三件任務填寫上去。

如果你是為了專案截止、考試截止日前的衝刺來寫這張表，那麼這三個任務或許都會跟前面這件事有關。

當然，你也可以把日常需要做的其他重要任務寫上去，預設是希望妳只寫三個就好，但你也可以繼續在下面清單寫上更多任務，反正最後會有時間的預估計算來告訴你是不是做得到。

接著，在任務右方的時間格，可以有兩種利用方式，一種是預估，一種是追蹤。

預估就是：我們先設想每個任務需要、想要花掉多少時間，就以 15 分鐘一格為計算，把這個任務今天要花的時間做個記號，例如要做 90 分鐘，就在第六格做個計畫。

追蹤則是：今天實際在這個任務上花了多少時間，每投注 15 分鐘，就填滿一格，看看跟自己預估的一不一樣，或是自己後來又找到更多時間投入到這件重要任務。（之前我介紹的「解析一張結合番茄鐘的每日任務計劃表，紙本範本免費下載列印」也有類似設計。）

然後，回到左方的時間表，先把自己今天已經被佔用的時間畫出來，例如 9 點有一個小時會議，中午可能有 30 分鐘午餐等等。

最後，左方的時間表也會有兩種填寫方式，一種是預估，一種是追蹤。

預估就是：根據右方待辦清單裡，每個任務的預估時間，把這些任務安排到左方時間表，例如有個任務需要 90 分鐘，我可以用每 15 分鐘一格的方式，在今天找到幾個不同空檔，來累積這 90 分鐘所需時間。

追蹤就是：我也可以實際在執行時，把利用來做某個重要任務的空檔時間畫上去，最後統計看看我有沒有累積到這個任務需要的今日時數。（這一點則類似我之前介紹的「做計畫反而更拖延？練習「未計畫時間表」，自製範本範例下載」。）

無論你用這張「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」來預估任務時間，或是追蹤任務時間，最後你都會有一些「看見」：

• 你會看見自己可以如何利用空檔。
• 你會看見重要任務實際上需要多少時間。
• 你會看見自己實際上每天可以承受多少任務量。
• 你會看見可以且需要專注投入的時間。

最後做個總結整理，她的操作步驟是：

1. 在左方填寫日期，填上你開始工作時間
2. 在右方列出每日任務
3. 在任務後，預估任務所需時間
4. 在左方時間表，去掉早午晚被佔用時間
5. 把任務安排到左方時間表

「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」對我來說，最大的優點就是前面所說的看見，把時間切割成每 15 分鐘可利用的空檔，實際計算被佔用時間，實際列出一定需要衝刺的任務，而這時候，就可以有一份真正值得你衝刺的計畫了。

如果你下次面臨專案或考試截止日，或許也可以試試看利用這張「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」。

• 你可以下載「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」原始版本。
• 你可以下載「 The Emergent Task Planner （緊急任務計畫表）」我的實際填寫範例做參考。

而對列印紙本計畫表有興趣的朋友，還可試試看：「2018 免費列印行事曆的5個方法：在筆記本準備漂亮年度計畫」。

對這樣的時間計畫方法有興趣的朋友，還可以參考：「新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化」、「為何排暑假時間表無效？方法在掌握空檔和習慣」、「如果現在才要規劃一個寒假計畫？還不遲！我會用這六步驟設計」。

或者也歡迎報名我的時間管理相關課程。


（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：一張紙計畫表在考試、專案截止日前專注衝刺，心得範本下載）