做計畫反而更拖延？練習「未計畫時間表」，自製範本範例下載

我之前提出過克服拖延三步驟：「克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧」，這不僅是分享給大家的技巧，事實上也是我自己生活工作中常常實踐的方法，因為我也是個愛拖延的人。有讀者讀完該篇文章後，推薦我可以延伸閱讀「拖延心理學」這本書，因為裡面有許多方法應證了我所說的三步驟。

而在讀完「拖延心理學」這本書後，我也從裡面學走一個技巧，實際驗證幾次，發現頗有幫助，這個方法就是「做一張未計畫時間表」。

「未計畫時間表」就是在一週時間裡明確找出有多少「未計畫」的空檔。先根據現實把一定會被佔用的時間填好，剩下的就是還不知道怎麼辦的時間空檔，這時候不用先計畫，而是在未來一週實際記錄看看，追蹤自己在這些空檔裡，用了多少時間來完成想做的新專案。

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為什麼需要練習看看「未計畫時間表」？主要可解決三個問題。

第一個問題：「總是感覺沒時間」。尤其有一個工作、生活常規之外可以提升自己的任務，但怎麼總是沒時間去執行呢？是真的沒有空檔？還是我找不到、不會利用空檔？

第二個問題：「一事無成只想拖延」。不知道怎麼安排自己的時間，除了工作、生活上別人會推動我去完成任務的時間外，其他時間我幾乎都是東摸西摸。我可能設定了很多要做的任務，但過度理想化，列了太多，最後沒一個做到。我也可能過度負面思考，覺得我就是忙，就是什麼都做不到，於是乾脆不計劃。

第三個問題：「做了計劃，壓力更大」。我可能一開始開心的列出很多要做的計畫，但發現時間都沒辦法照著我設想的掌控，看著計劃我更有壓力，這樣循環幾次，我就變成只要看到計劃表就很有壓力，只要看到計劃好的時間表，就會想要逃避它。

面對這三個類似的問題，或許我們需要的不是再做一次做不到的計畫表，而是來試試看練習這張「未計畫」的時間表。

下圖就是我自己用 Evernote 畫出來的「未計畫時間表」，以及實際執行的某一週成果。文字部分是我預先填寫的已經被佔用時間，而藍色格子是一週紀錄後，我實際拿來完成新專案的空檔。

對應上面提到的三個問題，「未計畫時間表」可以幫助我看到空檔的存在，或許是半個小時、一個小時，但加總後也有每週 20 個小時以上的空檔。

「未計畫時間表」也能幫我正視時間不夠的焦慮，時間是沒那麼多，時間不足以完成所有事，但可以被我運用的時間也實際存在，在這明確數量的總時間空檔中，可以完成的事情是什麼？

「未計畫時間表」關注的不是事先計劃，而是客觀的完成度，特別適合容易拖延的人。透過被填滿的空檔，一格一格累積，當下就能感受到利用時間的成就感。而不需事先計劃，但事後可以結算，於是你能明確看到自己確實有用來完成事情的時間。

我自製了不同版本的「未計畫時間表範本與範例」，也分享給想要試試看的朋友下載：「未計畫時間表範本與範例（ Evernote 版）」、「未計畫時間表範本與範例（ Google 試算表版）」、「未計畫時間表範本與範例（ Excel 版）」。

下面我就用實際範例來示範一下填寫流程。

首先，先製作出一週的時間表，可以用一個小時當作間隔，也可以試試看半個小時，看你的工作需求。

第一階段：列出被佔用的時間

首先考慮自己所有工作與生活的行程安排，把「一定會被佔用的時間」都填寫上去。要注意這裡不是填寫不確定的計畫，而是把已經確定會被佔用的時段填上，例如通勤、照顧孩子、會議行程、娛樂時間等等。

但如果是自己可以彈性利用的時段，例如中午休息時、快下班前等等，我會當成自己可以利用的空檔先空下來。

第一階段可以帶來兩個好處，一個是知道自己有哪些可以自主運用的空檔。另一個是原本的時間佔用有沒有不合理處，是不是少了娛樂？會不會不健康？是不是行程排太滿？這時候也會知道如何回頭調整行事曆。

第二階段：鎖定目標

接著根據剩下的時間空檔數量，我在表格的「每週主要目標」欄位，鎖定這週空檔時間適合完成的主要目標。

這幫助我們「現實的」考量空檔，不要感覺自己有空檔或沒空檔，而是實際計算、具體看到，然後從現實空檔數量，來決定自己要完成什麼目標。

如果我明確看到自己有 20 個小時空檔，我就知道自己不可能理想化的排上 10 件事情，但我也知道專注來完成一件最有價值事情是有可能的。

但不需要排完成目標的時間，只要先確認現實合理的目標即可。

第三階段：紀錄空檔利用

接著開始一週的行程，每次遇到空檔時，如果我有利用來完成目標，就把這格填滿，最好一做就記錄，這樣可以隨時看到自己累積的成果。

這週紀錄的過程中不用想太多，但一週結束後，就能結算一下，這週我利用了多少空檔來完成目標。

我們常常對時間缺乏現實感，不僅不知道自己有多少空檔可以利用，也不知道自己其實有利用了多少時間。但這樣一張紀錄表，可以幫我們找回對時間的現實感，我可以結算這一週到底有多少時間投注在目標上。

或許我算了一下，只利用了 7 小時，對比之下，我就知道自己還可以多利用空檔時間。

或許我結算時，發現我利用了 18 小時，那我就很明確知道這一週的自己值得獎勵。

這個方法，有點類似我之前在電腦玩物介紹過的「新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化 」。這樣的時間表很像「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」這樣的工具。

不過或許你不需要去記錄「每件事情的時間」，你需要的只是「克服一事無成的拖延」、「改變沒時間的感覺」，那麼更值得試試看這份「未計畫時間表」，幫助你重新找回時間的現實感，找回完成重要目標的動力。

歡迎下載我製作好的範本再修改：「未計畫時間表範本與範例（ Evernote 版）」、「未計畫時間表範本與範例（ Google 試算表版）」、「未計畫時間表範本與範例（ Excel 版）」。

對這個主題有興趣的朋友，可以參考：「人生就是不斷的拖延，我如何用拖延對付拖延？ 」、「不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力 」、「SMART 原則，克服拖延要這樣設計下一步行動 」。


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