三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件

在「怦然心動的人生整理魔法」這本書中提到了一個「整理節慶」的概念，作者近藤麻理惠説整理要像節慶一樣，一次做好做滿，不要東整理一點西整理一點，而是下定決心一次整理到位，那麼以後就再也不會回到混亂狀態。

聽起來很奇妙？其實邏輯很簡單。原本東西很雜亂、沒有定位、要與不要的混在一起，如果每次整理一點，那整個環境還是混亂的狀態，所以每次有新的東西進來，就會繼續累積混亂，導致怎麼整理還是會愈來愈亂。

但如果可以一次把所有東西整理到位、一次把不要的東西清空，那麼接下來有任何新的東西進來，就只要把新的東西「歸位」即可。

因為變成這樣簡單的動作，所以要回到混亂反而很難。

在家事上要做到那樣的一次性整理與清空，其實也還是有難度。但如果對象是我們的郵件，就會變得非常簡單。（如果你對我的家居收納整理技巧有興趣，歡迎參考：Evernote 家居收納整理方法一年後心得 ）

以下影片是我後來補充錄製的，有興趣的朋友，可以從影片看看實際的清空收件匣操作步驟。



下面是我日常的 Gmail 收件匣，只會有少數幾封郵件出現在收件匣中，這並非是沒有人寄信給我，也並非我的信箱裡沒有其他郵件。

而是我的「收件匣」這個地方只顯示「今天我真正需要處理的郵件」。

這就是一個整理好的郵件狀態，沒有不需要今天處理的郵件、沒有不重要的郵件、沒有已經處理完的郵件，少了這些干擾，於是那些「真正應該處理」的重要郵件就會很清楚地浮現出來。

而且當進入這樣的整理狀態時，一旦有新郵件進來，我也就會很清楚的知道他該怎麼處理，是留下來今天處理呢？還是以後才要處理？或是不需要處理？

無論是以前使用 Gmail：「每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法 」，現在使用 Google Inbox：「[革命郵件 App 03] Google Inbox 帶來五個高效能習慣 」，上述兩篇文章裡我也都詳述了自己每天清空收件匣的動作。

• 步驟一：過濾出超過一個月沒有動作的郵件

只是這時候很多朋友跟我說會遇到一個問題，那就是：如果我們之前沒有這樣的清空收件匣習慣，現在收件匣裡已經累積了大量的郵件清單，橫跨好幾頁、數千封，這時候要怎麼辦呢？

以我自己當初第一次整理 Gmail 時為例，我的方法如下。

首先，我利用 Gmail 的搜尋功能，過濾出「超過一個月都沒有回應的郵件」，語法是：

after:2001/1/1 before:2018/3/15

也就是搜尋出從 2001 年開始，到 2018 年 3 月 15 日的所有郵件。

在我的概念裡，什麼是「超過一個月都沒有回應的郵件」呢？也就是已經處理完的，或是相對不重要的，或是現在不需要處理的郵件。所以才會在一個月內都沒有任何後續的回信。

當然，你可以根據你的工作型態，來決定這段時間的長短。

• 步驟二：把超過一個月的郵件全部封存

接著，我會像下圖這樣，勾選郵件清單左上方的「全選」，先全選這一頁的所有郵件。

然後接著按下「選取與這筆搜尋相符的所有會話群組」，這樣可以把數千封超過一個月以前的郵件全選起來。

然後，按下上方的「封存」按鈕。

「封存」不是「刪除」，封存後郵件還是會在 Gmail 信箱中，還是可以搜尋得到，也可以到「所有郵件」裡繼續查看。

但是封存後，郵件就會從「收件匣」移出，這樣收件匣裡就會剩下這個月處理中的郵件。

其實，超過一個月前的郵件，或是說那些不處理、不需處理的郵件，放在「收件匣」或「所有郵件裡」並沒有差別，所以沒什麼好擔心封存會讓你找不到可能更早之前的重要郵件。

反而因為這樣的封存，可以讓我們的收件匣，開始邁開不雜亂的第一步。

• 步驟三：繼續把這一個月內不需處理的郵件封存

接下來，我們的 Gmail 就剩下這個月的郵件了，就算有上百個會話群組，我們就好好花上一兩個小時，把每封郵件確認一次，只要發現是：

• 處理完的。
• 不需處理的。

就把這封郵件按下「封存」。

最後，收件匣裡就剩下「今天或最近需要繼續處理的郵件」。

進入這樣的整理狀態後，以後每次有新郵件進來，就只要保持這三個原則：

• 沒用的郵件：刪除
• 處理完或不需處理：封存
• 還需處理：留在收件匣

那麼你也能簡單讓爆炸的 Gmail 進入整理好的狀態。

• 小結：

如果你願意嘗試更新的方法，那麼我個人更好的建議是，做好上面的「步驟二」，也就是先把一段時間之前的所有郵件封存之後。

接著步驟三直接開始轉用「 Google Inbox 」，因為在 Google Inbox 中可以為 Gmail 做這樣的整理：（詳細步驟教學可參考：不怕忘記任務的 Google Inbox 郵件排程解析，完整心得與案例 ）

• 沒用的郵件：刪除
• 處理完或不需處理：完成（封存）
• 以後某個時間點才要處理：延後到那個時間提醒
• 今天需要處理：留在收件匣 

這樣我們的 Gmail 信箱，就能更有效的進入高效率整理狀態囉！

對郵件整理有需要的朋友，還可以參考：「Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學 」、「把握回信 10 大原則，養成不被工作郵件追著跑好習慣 」、「如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享 」。

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