Google 試算表不是只能做表格，內建到外掛10個活用案例教學

在電腦玩物上有兩篇 Google 工具的延伸活用文章很受歡迎，分別是：「Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學」、「Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學 」。在這兩篇文章中，我分別用實際的應用案例，分享了這些簡單工具的意想不到用法。

而今天這篇文章，我想整理一下「 Google 試算表」這個表格工具的活用案例，利用 Google 試算表可以當線上資料庫、可以多人協作、可以安裝外掛，一起來看看有沒有辦法實際在什麼應用案例上活用。

尤其這幾年來， Google 試算表也漸漸不再只是簡單的表格工具，像是函式運算（例如自動翻譯的函式運算：Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機，範本下載 ），或是像「樞紐分析」，以及最近加入的「巨集」，那些 Excel 上更進階的功能，在 Google 試算表中也都能實現，

所以除了我自己兩年前整理過的基本功能清單：「Google 試算表活用教學：你可能還不知道的10個技巧 」，今天這篇文章，我要來整理那些更進階與延伸的利用。

2024/10/20 更新：實測用《 ChatGPT x Excel 自動化工作聖經》技巧，設計自動規劃電動車里程電量的 Google 試算表

1. 用 Google 試算表製作背英文單字的記憶閃卡，超簡單範本下載 

因為 Google 試算表可以發布成一個線上資料庫，如此一來可以搭配許多線上工具，製作出各式各樣的服務。類似工具還有像是「Airtable 最強大線上表格製作，免費資料庫重整任何事 」。

例如這個案例中，可以用 Google 試算表製作單字表，然後利用「 Flippity.net 」工具，把單字表變成像是 Anki 那樣的「記憶閃卡」。

2. sheet2site 用 Google 試算表架出一個速成網站教學，免寫程式

如果我們需要幫自己的產品清單、活動列表製作一個主網頁，或是為一個議題、知識、新聞事件製做介紹網頁，這時背後的資料架構可能要就是一份簡單的資料表。

那麼我們可以在 Google 試算表上先把清單表格建立，接著利用「 Sheet2site 」這個服務，就能做出下圖這樣有模有樣的網頁囉！

3. Storyliner 一張 Google 試算表製作更有邏輯的時間軸、懶人包

同樣的，利用 Google 試算表建立起表格資料庫，透過 Storyliner 這個台灣開發者製作的線上工具，我們可以把歷史事件、新聞事件製作成有邏輯的懶人包網頁。

4. 快速建立大量行事曆行程技巧：把 Google 試算表匯入 Google日曆 

在表格上建立大量資料可能很快速，例如這個月的班表、好幾個月的行程表，這些時間表如果要手動在 Google 日曆上一個一個新增，速度就很慢。

我們就可以先在 Google 試算表，把大量的行程建立成表格，接著匯出後匯入到 Google 日曆，就能直接在 Google 日曆建立大量行程。

5. 用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學 

利用安裝外掛的功能， Google 試算表可以有更多延伸的利用。

例如直接在表格上運算一張簡單的甘特圖，透過安裝「 ProjectSheet 」這個外掛（免費版可用基本功能，進階功能要付費），就能在 Google 試算表中製作簡單的甘特圖。

6. Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學

在微軟的 Excel 中有好用的「合併列印郵件」功能，可以幫我們大量的客製化電子郵件，節省許多寄送郵件時間。例如我要同時寄信給 30 位客戶，透過這個功能，我可以一次寄出 30 封不同內容的郵件，看起來每一封都是為客戶客製化，但其實我只是按下一個傳送按鈕而已。

在 Google 試算表中，就可以利用安裝合併列印郵件的外掛，跟 Gmail 直接整合，把表格內容直接寄送成 Gmail 上的客製化郵件。這個功能我在實際工作上也常常利用，節省許多時間。

7. Google 文件合併列印教學，把 Google 試算表合併列印標籤信封 

我們還能利用外掛，把下圖這樣的 Google 試算表中的客戶名單，直接合併列印成一個一個信封標籤，這同樣能節省許多時間。

這也是微軟 Word 與 Excel 擁有的合併列印功能，而 Google 上可以利用安裝外掛實現。

8. Google 試算表「錄製巨集」自動完成重複操作 [影片+圖文教學] 

之前在課堂上教大家使用 Google 試算表時，有很多 Excel 高手都會提到「巨集」這個功能。而現在 Google 試算表也內建了「錄製巨集」。

錄製巨集，簡單來說就是可以把一系列操作流程錄下來，以後變成自動重新執行。像是我常常要整理固定格式的帳目表格，每次都要做很多調整、繪製出一些圖表，如果我可以把動作錄製下來，以後每份帳目表格就可以自動執行，省下大量整理時間。

你可以看看我上面文章的詳細圖文加影片教學。

9. Google 試算表樞紐分析表範例教學，像 Excel 般資料快速重整 

如果要讓自己的表格資料整理技巧提升，比起前面說的巨集功能，其實更應該學會成為基本技巧的，就是「樞紐分析」。

這名字聽起來很厲害，其實功能很簡單，就是可以把混亂的表格做出「自動化」重新歸納整理，這樣要製作分析圖表會更加精準方便。

而 Excel 中樞紐分析是個必學功能，在 Google 試算表裡也是。

10. 如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧 

而因為 Google 試算表是以多人協同合作為特色的線上工具，所以還可以學會如何利用「保護表格」功能，來限制多人編輯時的權限，讓別人不會不小心勿改重要的表格範圍內容。

以上，就是我這幾年來，陸陸續續研究過的 Google 試算表延伸應用，以及 Google 試算表這一兩年新增的功能教學，提供給大家參考，或許你可以把更多應用、更多統計分析，在 Google 試算表中直接完成。

如果你有更多 Google 試算表的活用案例，也歡迎你跟我分享。

而如果你對表格資料的應用有興趣、有需要，或許還可以參考：「Ragic：台灣開發 Excel 式企業雲端資料庫，取代 Excel、 ERP 」、「Airtable 最強大線上表格製作，免費資料庫重整任何事 」、「免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格 」。

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