推薦給職場新鮮人的 20 種高效率方法、高效能習慣與必備工具

首先要說明的是，所謂推薦，也只是我的個人經驗。我不會說：「如果當年，我早知道......」這樣的話，避免犯錯是我們的目標，但犯了錯也並非就是壞事，年輕時很多不知道的東西，要經過許多磨鍊來學習。但就算現在步入中年，若是一直在挑戰新事物，其實還是跟年輕時一樣，充滿挫折，但又充滿成長的熱情。

所以，我並不覺得職場新鮮人（或是面對任何新專案的新鮮人），要學會的是一套「別人這樣成功了，所以我跟著這樣做也會成功」的系統，因為這樣太無趣。

但是，聽聽別人的意見，心中記得有這樣的一些選擇，卻也是好事，可以讓自己面臨類似問題時，因為擁有更多元的世界觀，也就有多一點選擇的可能性。這是我寫這篇文章的目的。

那麼我的個人經驗裡，對職場工作有幫助的方法、習慣、工具有哪些呢？就讓我就目前為止的想法，以及我在電腦玩物上寫過的文章，來做一個推薦閱讀總整理。

方法1：關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思 

我們當然都知道時間管理很重要，也多多少少都會管理時間，但邁入職場後，我們不再只是為了考試和論文來安排時間，我們還要懂得安排時間去創造工作上的產值，並且更重要的，我們要懂得安排時間去創造自己人生的價值。

進入職場，我們面對的其實不是職場，而是接下來直到死去之前的整個職涯，我們的人生風景將更大程度由我們自己做選擇、自己做決定。

在上面這篇文章中，我重新反思時間管理，跟大家分享所謂時間管理不是安排任務而已，而是如何做決定？如何找到自我價值？等種種方法，都在上面這篇文章中有所總結。

方法2：子彈筆記術 Bullet Journal 快狠準清單日記法教學 

當我們進入職場後，面對的任務不再單純，可能同時有許多專案、瑣事紛沓而來，並且我也要同時管好自己的生活。要不然諸事繁雜，腦袋無法記住，最後整個作業系統混亂又遺漏，顯示出來的就是工作效率太低。

這時，可以試試看最近幾年很流行的「子彈筆記方法」，確實能夠快速有效的整理與管理自己的每一個任務行動。

方法3：用「 135 行動清單」取代待辦清單，我的一年半實踐心得 

雖然子彈筆記可以幫我們快速紀錄每一個行動，但我們並非做事的機器人，前面我有提到，真正的時間管理，是為了實踐人生價值而服務，所以我們需要一份可以實踐個人價值的行動清單。

我自己會利用「135清單」的原則，嘗試在每天必要解決的工作任務之外，找到自己實現長遠人生價值空間，你也可以試試看。

方法4：KPT 日記法，不問優缺點但有效改進的工作反省日誌

規劃任務、執行任務，對於職場新鮮人來說，還需要學會如何把類似的任務「愈做愈好」，不僅是學得愈快，如果還能自發地改進流程，做得比他人更好，在職場上也更容易受到肯定。

關鍵就在於，要能有效地反省，不是檢討缺點就可以，還要能針對流程來改進，這時候可以試試看 KPT 這樣簡潔但有效地檢討原則。

方法5：快速學習新東西的3步驟：體驗、搜尋、才開口問 

在職場上敢於開口問當然是很重要的，尤其不要怕去問，有時候問問看，可以幫助你更快找到明確的解答，也能獲得經驗的傳承。

但也不要只是問，不要只是想要解決眼前的問題就好。如果真的想要透過每一次的「不會」去學會解決問題的方法，甚至更深入的學會一套新的思維、流程，那麼我會建議試試看體驗、搜尋、開口問這樣的步驟。

方法6：寫出元經驗，不要讓筆記日記變成無用流水帳 

慢慢的，我們在職場上開始完成了一些任務，這時候要注意的是，自己是否在這樣的經驗中持續成長，甚至建立起一套經驗架構，讓自己愈來愈駕輕就熟。要避免進入另外一種循環：雖然一直在做事，但每次該犯的錯還是犯，速度還是一樣慢，甚至沒辦法建立可以傳授給別人的工作經驗。

那要怎麼辦呢？試試看，每完成一次經驗，就抽煉出這次的「元經驗」，會對你的職場成長非常有幫助。

問題1：如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動？實例示範

當沒有學校或父母幫我們安排任務時，當沒有人跟你明確規劃什麼時候要考試，什麼時候要交論文，該如何循序漸進學習時。我們必須自己懂得規劃時間，然後把一個專案或任務逐步的完成

說不定從職場新鮮人開始，就被賦予了規劃專案的任務，但是對於新專案還無頭緒，或者也沒有專案管理的訓練，那麼這時候，有沒有一般人也能簡單上手的方法呢？

這篇我利用心智圖來解析專案規劃流程的文章，或許可以提供一般人更簡單容易上手的方法。

問題2：爆量數位資料時代的五個整理術新思維 

接下來當一個一個專案接踵而來，會有許多資料、雜事必須整理，這些資料不一定像一個專題研究那樣本身就有規則，而是我們自己必須為他們建立規則。

這時候，我們也可以善用現在的數位工具，用數位的思維，打破原本一個資料一個資料夾的思考方式，真正為工作與行動的需求來整理資料。

問題3：學會如何寫一封精準商務郵件的七條法則 

職場上常常出現的一個需求是：撰寫郵件，為了說服客戶、需要溝通任務，這是商務郵件的關鍵。但有時候我們不小心把郵件寫得太零散，導致任務交代不清？甚至如果郵件太文情並茂，還不一定可以說服客戶？

在這篇文章裡，我列出了幾個自己撰寫郵件時的方法，尤其應用在工作郵件上，如何寫得精準、有效，並且獲得你想要的滿意答覆。

問題4：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好

職場可能需要熱血，但不是只有熱血就能完成專案。工作上要提升效率，也不是憑著單純認真、反省、細心的心態就可以。更重要的其實是回歸工作流程，在具體的工作方法上做改進。這可能是很多職場人忽略的一點。

所以在這篇文章裡，我提供了一套具體可行的方法，照著做，就能擺脫常犯錯、漏東漏西的工作毛病。

問題5：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議

大家都不喜歡開會，很多人覺得開會沒效率。但有時候要真正解決關鍵問題，也需要一次重要會議。所以重點不是開會，而是怎麼開會，如何有效率的開會。

在這篇文章裡，我分享了一套開會紀錄的範本，但其實這不只是筆記格式，而是如何有效地規劃一次會議，並且高效率的完成它。

問題6：如何高效率的製作簡報與企劃？我的工作流程分享 

工作上免不了有上台報告、簡報，或是成交企劃給主管的機會。我不是簡報設計高手，但可以跟大家分享的是如何準備與整理好簡報企劃內容的過程。

讓你可以更快速的完成報告的準備，因為有時候我們執行工作已經沒時間，但免不了要去跟客戶主管報告，如何快速完成它，才不會干擾真正工作的進度。

習慣1：我如何養成早起習慣的 7 個方法，真實經驗版 

真為上班族，可能為了工作不得不早起。也可能為了讓自己擁有更多可利用時間，而選擇要早起。或者為了更健康的生活，想要早起運動。當然，身為上班族，也有可能上班到深夜而無法早起。

但如果可以早起時，這確實是一個非常值得養成的職場好習慣。我每天早上上班前，有時利用來寫篇文章，有時利用來跑步，有時利用來泡杯咖啡做個早餐，這都是因為早起，才能有的生活品質。

而如果你可以，並且選擇要養成早起習慣時，推薦可以試試看我這篇文章的方法。

習慣2：從練習每天走路一萬步習慣開始帶來的小改變 

如果是辦公室裡的工作者，可能在認真工作下，反而會因為長期久坐，帶來身體上的病痛。另一方面，只是悶在辦公室裡，不一定能夠刺激自己的想法，從而工作效率也難以提升。

這時候，或許可以從最簡單的運動開始：練習散步，例如午休時間，或是利用上班前、下班後，利用走路，來試試看身體與心理的不同改變。

習慣3： 我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣？ 

不一定要去參加讀書會，也不一定要跟別人一樣用大把時間讀書。但是，閱讀確實可以幫助我們更新思考，帶來新的視野。所以無論如何，在職場重複工作之外，也利用閱讀來更新自己的世界觀，確實是很有幫助的。

這時候，或許可以試試看輕度而易於達到的閱讀習慣，例如我這篇利用電子書養成閱讀習慣的方法。

習慣4：如何讓自己保持專注力？相對有效和常常無效的3個方法

進入職場後，別人會交代你任務，但不會在旁邊一直盯著你做，只是要你時間到了交出成果。這時候，自己能夠專注在任務上，利用時間產生最大價值，就是很重要的技能。

那麼如何讓自己可以更專注呢？同樣的，這不是心態改變的問題，而是工作方法的問題，這篇文章我就嘗試從工作步驟的角度，分享如何規劃出可以專注的工作任務。

習慣5：來自 TIME 的快樂科學秘密：投入時間當下 

雖然我們進入職場，但並不是要成為只會工作的機器人，更因為是進入職場，要懂得為自己找到人生的成就感，讓自己成為一個快樂的工作者。這篇文章，我嘗試分享這樣的心得。

工具1：台灣免費履歷範本工具 CakeResume 自由設計精美履歷表下載 

接下來介紹一些職場新鮮人可能需要的工具，第一個是由台灣團隊開發的履歷工具。

工具2：成為高效率通勤族必備的十種 App 

職場上下班如果採用通勤方式，則可以試試看可以善用零碎時間的各種 App。

工具3：Google GTD 方法教學：用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理

在辦公室裡每天要管理的就是郵件、行事曆，其實也就是工作流程上的任務管理，善用工具，就會發現瑣碎的郵件也能進入有效的任務管理流程。

如果職場中使用 Outlook ，則可以參考我這篇：Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學。

小結：

除了上述的介紹，妳還可以參考我多年前寫過的：「迎戰11種職場問題，推薦給畢業生的單兵必備數位工具 」，如何善用雲端工具，讓自己的辦公室效能提升。

希望這篇文章的介紹，對於職場新鮮人，或是身在職場的朋友有所幫助。

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