如何有效記住要做的事？不是只有時間提醒一種方法

當我們接收到一個任務，主管或客戶要我去做某個步驟，但不是現在要做，那麼為了「記得去做」，你會採取什麼方法呢？

最直覺的第一個方式，可能是為這個任務「加上一個時間提醒」。或許是在行事曆上，在有提醒功能的待辦清單工具上。但是，幫要做的步驟加上時間提醒，不是唯一記住的方法，而且可能是最容易忘記的方法。

為什麼呢？雖然有時間提醒，但我們要記得去做的事情通常「不只一件」，如果時間提醒同一時間發生，打架了怎麼辦？先選擇去做 A ？那這樣提醒過後還沒做的 B ，之後不就很容易忘記？還是要再加一次新的時間提醒？

可是如果事情愈來愈多，時間提醒愈來愈多，不僅我們自己的時間節奏被打亂，該專心時反而被一些事先設定的雜事提醒干擾。而且這樣的提醒，通常缺乏先後次序，於是事情提醒了，不一定當下能做，這樣提醒只是讓我們更混亂、更焦慮。

所以雖然我也會利用「時間提醒」，但通常只設定在那些「確定某個時間一定會做」的事情上，例如開會前提醒自己準備某個資料。




第二種記得去做的方式，可能是「列在待辦清單」上。別人跟我說要做什麼，我怕忘記，於是寫上待辦清單。

看似沒問題，但同樣的，當事情愈來愈多，每天待辦清單的事情多到做不完時，過去寫在待辦清單的事情，之後慢慢還是會遺漏與忘記。因為還沒做的事情太多了，而這時我們無法準確掌控什麼時刻該做什麼事情。

當然，把要做的事寫上待辦清單，讓大腦釋放記住的壓力，這是一個好行動。但這個行動還必須有下一個動作才會有效。




第三種記得去做的方式，是不只列上清單，而且是「列到他該做的那一個步驟清單位置」上。

這是什麼意思呢？例如作者臨時希望我在書籍封面「補上一個推薦人」，這時候，我就把這件要記得去做的事情，列到「把封面集檔送印刷」這個步驟之前。這樣一來，就算我忘記這個步驟，但是當作做到真正要送印刷這個步驟前，一定會看到還要補上推薦人，這樣就一定會記得去做。

如果我把「補上一個推薦人」列在隨便的清單上，例如混雜的待辦清單，或是專案清單的錯誤位置，像是隨意插入設計封面的任何步驟中，步驟之間沒有順序關係的話，我還是會很容易地忽略掉這個步驟。

如果我能當下把要做的事，插入他必須要做的下一步驟之前，或是上一步驟之後，那麼，我一樣可以讓大腦徹底忘記這件事，然後照著步驟清單做，做到那一步，就自然看到該做那件事了。




第三種方法，是我覺得「有效記住」任務最好的方法。

他不依靠不準確的時間提醒，身為一個人，真的很難預先想好自己「什麼時間要做什麼事」，因為時間有太多意外。但第三種方法是在我真正該做那個步驟時（做好了前一步，或是準備坐下一步），讓我看到他，記得去做他，這時的時機也是更好的時機。

他也不只是隨意的待辦清單，而是一開始就要把任務，放入真正屬於他的步驟中，決定好步驟，順其自然地去做即可。而不是像隨意的待辦清單，自己還要一直去找記下來的任務在哪裡。

你平常記住事情，也會使用「第三種」方式嗎？

有興趣的朋友，可以參考多年前我撰寫的一篇類似主題文章：「如何記住今天要做的瑣事？給健忘朋友的三個好建議 」、「工作排程如何傷害我的工作效率？挑出待辦清單隱藏的壞習慣 」。或者，歡迎參考我會講解這套流程的「子彈筆記與時間管理方法課程」。


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