為什麼要管理的工具那麼多？用這張心智圖建立工作匯流系統

跟同事交代著接下來的工作行程，看到同事把它隨手寫在筆記本的任意一頁中，我好奇問她：「這樣不會忘記嗎？平常有慣用的行事曆嗎？」她說有慣用的行事曆，但沒有統一把事情都記在上面的習慣，於是有些行程在行事曆上，有些在筆記本中，確實有時會漏掉筆記本上記下的事件。

和同事在 LINE 上面討論了幾件事情的後續處理步驟，隔了一段時間問同事處理的如何，同事又打開 LINE 做確認。我好奇問他：「平常有慣用的任務管理系統嗎？事情散落在不同地方不是容易混亂嗎？」同事回答到確實常常因此覺得要管理的工具好多，用了更多數位工具，反而效率變低。

很多朋友會問我， Esor 你平常愛用那麼多數位工具，難道不會把自己搞得一團混亂嗎？




確實，我平常會利用許多的數位工具來解決問題，即時通就同時使用 Telegram、 LINE 與臉書，只為了跟不同的人溝通。而在任務管理時，我也都會配合對方的喜好，或是使用 Trello ，或是利用 Todoist 。郵件系統我還同時使用個人的 Google Inbox ，與公司的 Outlook 。

不過我會為自己「建立一個匯流與收斂的工作流程」：

問題不在我們使用的工具多寡，而是我們的工作流程有沒有一個最終任務統合的終點。

我在多年的職場工作經驗中，會幫自己建立三種統合的系統：

• 任務的統合管理系統。
• 行程的統合管理系統。
• 資料的統合管理系統。

只要專案任務統合在一個最終的地方，那麼執行行動時就不容易遺漏，也更容易隨時調整與管理。

只要行程統合在一個最終的地方，那麼就不會漏掉哪個會議與約定。

只要資料統合在一個最終的地方，那麼要找到關鍵文件時，就會輕鬆簡單得多。




我會利用像是下面這張心智圖的思考流程，來建立自己匯流工具的路徑：

你也可以嘗試看看，我將其步驟歸納為下面幾步：

1. 先列出自己工作上需要使用的所有工具（如果不知道如何詳列，可以根據上圖的電子郵件、即時通等分類，來一一列舉需要用到的工具）
2. 思考哪些工具「產出」的內容是屬於任務管理系統？哪些是屬於行程管理系統？哪些是屬於資料管理系統？
3. 再進一步，為任務管理系統、行程管理系統、資料管理系統各自選擇一個可以統整所有工具產出的「主要管理工具」。

我舉個例子，電子郵件傳來了長官對任務的交代，即時通傳來了客戶對同一個任務的新要求，我自己對這個任務在筆記中進行了一個計畫，那麼，上述工具的「產出」，有沒有可能統合到某一個可以統整的工具上呢？例如像是「免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 」。

如果可以，那麼以後我就只要看這個統合工具，便能掌握專案任務的所有細節了。

在我們的工具、工作流程上，應該要為自己建立這樣的匯流系統。

以我的例子來說，我的三個匯流中樞是 Evernote 作為任務統整系統， Google 日曆作為行程統整系統， Google 雲端硬碟作為資料統整系統。

這時候，來自郵件、即時通、筆記，甚至文件中，是跟專案任務計畫有關的，我都統整到 Evernote ，以後就能更容易統一管理。（例如：瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理 ）

而只要跟行程、約定有關的事務，無論他來自郵件、即時通或口頭約定，我一定隨時拿起 Google 日曆，統一記錄在上面。（例如：最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學 ）

而作為專案任務中產生的各種文件檔案，例如簡報、報告、文稿，我則用 Google 雲端硬碟統一管理。（參考：新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能 ）

當然，你不一定要跟我一樣的選擇，你可以把任務管理中樞換成 Trello ，或是把資料管理中樞換成 Dropbox 。

但重點是，我們的工具與工作流程應該要有一個匯流統合的終點，這樣我們只要在終點進行管理即可，不再混亂。

建立工作與工具的匯流系統，有兩大優點。

第一大優點，就是便於輕鬆有效的管理，雖然使用的工具多，但只要有匯流，那麼整理與使用的時間反而會減少，並且更準確不遺漏，大腦的管理壓力也會減輕。

第二大優點，則是工具匯流的背後，其實就是把我們零散的行動，慢慢統整到統一的專案、任務上，建立真正聚焦的專案管理流程。

有興趣的朋友，還可以參考：「突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流 」、「如何重新整理自己的手機 App ？我的「主動選擇」刪減 App 法 」、「練習規劃新一年的專注簡化數位生活，我的思考心智圖分享 」。

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