如何處理工作常常被打斷問題？五種解決方法

很多朋友跟我說，對於「工作常常被打斷」感到很困擾：老闆總是隨心所欲，想到就臨時交代任務？專案進行中總是會有一些意外突發狀況？這些都是工作可能被打斷的原因。

職場上，被打斷工作很難完全避免，那麼我們可以解決的問題是什麼呢？或許是：

• 工作被打斷後，也能很快回到工作狀態。
• 減少工作被打斷次數，擁有更多專注時間。

下面，就跟大家分享我自己在職場上的解決辦法。

1. 拆解出工作的詳細步驟清單

如果工作是一團混沌時被打斷，那大概是最擾人的事情，因為我已經很混亂，被這樣一打斷，等一下我根本搞不清楚自己要從哪裡繼續開始，又要浪費很多時間。

但這一點，大多數時候是可以解決的。我的解決辦法就是：「先列出工作詳細的步驟清單」，然後一邊做，一邊確認打勾。

這樣做，一方面混沌的工作在開始前就已經理清（其實本來就該如此），另一方面，無論從哪邊切斷，回來後，我只要檢視步驟清單，從尚未打勾的下一步行動開始做就好。

其實這個「先列出工作詳細的步驟清單」，在很多職場上都是簡單有用的訣竅，例如：「為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好 」。

2. 建立收集箱，快速收集臨時雜事

工作中被打斷交代任務，不一定就是立即要去處理那個任務，這時候我們應該優先判斷：

• 插入這件事是立即要做嗎？
• 如果不是，就先收集起來。
• 然後立即回到剛剛的工作流程中。

所以我們要準備的，是一個「可以隨時放入雜事的收集箱」，可以是實體的，當然也可以是數位工具。例如桌上擺一個收納籃，臨時來的文件先放入其中，臨時寫的便條紙也放入其中，等到自己工作流程告一段落，再看剛剛收納籃裡的東西，依序處理即可。

這樣既不會忘記臨時雜事，也能快速收納臨時雜事，讓自己回到工作中。 GTD 時間管理系統中就非常推薦這種方法。

當然有些雜事要立即處理，但也可能有一半以上的雜事，是我們「誤以為」要立即處理。

3. 建立專案任務系統

咦？我們不是在說「工作被打斷」問題，這跟建立專案任務系統有什麼關係？

當然有關係，很多臨時雜事要立即處理，有可能是因為我們不知道什麼時候該處理它？不知道該把他放到什麼位置？所以乾脆現在處理，以免之後忘記或混亂。

但是如果我們先建立起自己的專案管理系統，任務都有排程，行動都有定位。那麼當任何事情臨時插入，甚至不是放在收集箱，而是我都可以知道他應該要擺到什麼位置，應該等到什麼流程再處理它。

那麼，就可能減少更多真正打斷的問題。（可參考如何重整瑣事：突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流  ）

4. 確認自己今日要事

咦？那處理工作被打斷問題，又和確認今日要事有何關係？

當然打斷會影響專注，但有時候是否「要被打斷」，也取決於自己專注的程度。如果能夠確認自己今日真正重要的事情，做好選擇，專注其上，其實可以從幾個層面減少自己被打斷的頻率：

• 因為我不會打開有機會打斷我的通道（例如即時通）
• 因為我更能選擇暫時不處理或拒絕瑣事（有更重要的事）

如果自己也不能確認今日要事，那也只能甘於被打斷。

你可以試試看，以每週為單位，建立讓自己每日專注的行動清單：「只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週 」。

5. 控制被打斷的節奏

有時候我們工作上必須以即時通溝通，以郵件交代重要任務，以電話討論事情，雖然這些工具都「讓我們更容易被打斷」，但確實不得不用。

更有些朋友，工作上就是要一直處理新出現的任務，只是前個任務未完成，有時下個任務又出現。

那麼，或許我們可以為自己掌控一下被打斷的節奏。例如最簡單的是，每 30 分鐘或每 15 分鐘處理一次郵件任務，而非一直看新郵件通知，這樣起碼為自己爭取了 15 分鐘解決一件到兩件前面累積任務的時間。

或是參考「iPhone 通知規劃心得：不是關閉就好，建立更高效率提醒流程 」這樣的方法，控制自己被打斷的節奏。

小結：

以上，就是我自己處理工作被打斷問題的幾種方法，您也可以依據自己的工作型態，調整成更適合您的方式。

如果對這個主題有興趣，則還可參考：「連假後雜事大爆炸，試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術 」、「如何讓自己保持專注力？相對有效和常常無效的3個方法 」、「我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率 」。

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