Google 雲端硬碟檔案整理技巧總集，四個高效率的管理邏輯

我自己主要的工作平台，除了 Evernote ，就是 Google Drive 雲端硬碟，並且我主要會使用「網頁版」的 Google 雲端硬碟，除了上面有很多線上編輯功能外（可參考：新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能），也因為網頁版有許多高效率的檔案管理方式。

當大量檔案儲存在 Google 雲端硬碟，自然需要一些分類整理，多年來，我也嘗試了許多整理方法，測試哪些方法最適合我，並且對我來說使用起來最有效率。

於是在這幾年的測試與修正後，目前我大概把握了「四個整理邏輯」，來幫助我把 Google 雲端硬碟中的大量檔案管理妥當，且能快速、有效的開啟我需要的工作檔案。

當然我的方法不一定完全適合你，但分享給大家參考，或許多少能夠有些幫助。

要整理之前，我先不急著整理，而是會先確認我想要達成什麼整理目標。（例如我整理自己手機 App 時也是同樣邏輯：如何重新整理自己的手機 App ？我的「主動選擇」刪減 App 法）

我設定的整理目標有三點：

• 整理結果要提示我應該如何使用這些檔案。
• 可以快速看到工作流程中需要的關鍵檔案。
• 花更少時間就能完成「人」可以做到的整理。

也就是我希望檔案整理的結果，不是我要花很多時間去找檔案，而是我的整理方式，會呈現出我應該如何使用這些檔案的流程，把我需要的檔案直接呈現給我。

這是什麼意思呢？如果你還不是很理解，可以參考我下面的四個整理邏輯。

一，建「目錄頁」

可能因為我的正職工作是編輯，所以對我來說，要快速看出重點資料、展示工作流程、打開關鍵檔案的方式，就是建立「目錄索引」。（可參考：編輯教你整理一本書最快的索引筆記法，紙筆記可用）

在 Google 雲端硬碟中，傳統資料夾再怎麼分類，還是容易因為不斷增加的檔案，而漸漸的顯得混亂。

但是因為在 Google 雲端硬碟中的每一個檔案、文件與資料夾，背後其實都是一個網頁，都有一個專屬網址連結。

所以我可以為這些檔案、文件、資料夾建立一個「專案目錄頁」（可以用 Google 文件，或是 Google 試算表），根據專案的邏輯，把重要的檔案、文件、資料夾的網址連結，變成目錄索引，就像下圖這樣。

我會為每一個專案，建立一份這樣的「目錄索引文件」，於是以後要找到這個專案的哪一個檔案或資料夾，到目錄頁找，不會混亂，永遠照著我的邏輯排序，而立刻開啟連結就能打開檔案。

這個方法我有詳細的寫在「一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案」這篇文章中，插入連結的方式比我們想像的都要簡單許多。

這個方法我用了一段時間後，發現還有兩個「非常關鍵」的優點：

• 目錄可以連結到不同資料夾內的檔案，一個專案如果要跨資料夾使用檔案，只要用目錄連結就好。
• 雲端硬碟上的文件、檔案、資料夾的「網址」不會改變，就算移動位置後，網址也不變。意思就是目錄索引建好，從此一定可以打開那個檔案或資料夾，不會因為位置改變而有影響。

這些都大大增加了整理的彈性，但也增加整理的「穩定性」，只要整理一次，之後就能在目錄找到需要的資料，不怕她改變位置。

以後要找哪個專案的檔案，就打開目錄頁找就好，不用理會大量的資料夾或檔案清單。

二，進度排序

既然有了目錄頁可以幫我快速索引到每個專案需要的檔案，那麼換句話說，我就不用花太多心力，一定要一直去維護每一個資料夾與檔案的整齊。

資料夾只要維持基本的邏輯分類，花最少時間整理就好。

我的方法是，利用之前提過的「一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則」，不過我現在只採取第一種命名規則，就是利用數字幫專案資料夾排序。

常駐常用的資料夾都加上「1x」的編號，進行中專案的資料夾加上「2x」編號，完成中專案資料夾加上「3x」編號，準備中專案資料夾加上「4x」編號。這樣根據「名稱」來排序資料夾，我就能快速打開需要的專案資料夾。（如果資料夾更多後，還可搭配年份分類）

而專案資料夾裡，就有我前面建立的「專案目錄頁」，我就打開目錄頁去索引專案需要的檔案即可。

當然要整理得更複雜也可以，不過相對效益較低，維護成本與時間又高，所以最後我慢慢折衷為上述的方法。

三，自動索引

那麼指依靠上面的整理方法就夠了嗎？

以「人」要動手整理的部分，我的經驗是上述這樣對我來說就夠了。

剩下的，就讓 Google 雲端硬碟的功能與機制來幫我找到需要的檔案即可。

有幾個 Google 雲端硬碟的功能，常被我用來開啟需要的檔案：

• 根據修改時間排序，這樣就能立刻打開最近修改過的檔案。
• 右方活動通知，讓我知道哪些檔案新上傳，或是最近被合作者修改過。（聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態）
• 左方近期檔案，快速打開最近我正在使用的檔案。
• 上方快速取用，讓 Google 幫我判斷當下我可能需要的檔案。

這些都是 Google 自動索引好的，我只要打開，就能看到需要的檔案，而常常有用。

我在「Google Drive 幫檔案時間管理：雲端硬碟檔案任務化教學」這篇文章有寫過詳細進階教學。

四，搜尋、搜尋

最後，如果上面三個步驟還不能快速看到我需要的檔案，那麼我會直接利用「搜尋」。

通常是在找某個特定文件時，其實不用理會她被我整理到哪裡，只要搜尋關鍵字， Google 雲端硬碟可以搜尋文件內文，所以大多數檔案都能立即找到。

尤其現在 Google 雲端硬碟搜尋時可以限制在某個專案資料夾內搜尋，這樣就能更聚焦的搜尋到需要的資料：「Google 雲端硬碟終於開始支援「搜尋指定資料夾內」的檔案！」

而如果搜尋就能找到，那麼太複雜的整理也就不需要了，因為搜尋更快。

小結：

以上，就是我多年來慢慢精練出來的 Google 雲端硬碟檔案整理方法，或許不會適合每個人，但也多少可以提供您參考。

如果有你很棒的其他整理方法，也歡迎跟我分享，提供我參考。

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