如何讓需要的東西在需要的地方出現？我的五個關鍵整理方法

東西要放在需要的地方，這樣需要的時候，自然看到這個東西，便能夠更有效、更迅速的使用到他。例如為了提醒自己明天出門時不要忘記帶某個包裹去寄，今天我就先把這個包裹放在出門一定會看到的門口。

這個道理大家都知道，但如果是「資料、檔案、任務」這些東西，什麼是需要他們的地方？我們如何讓需要的資料、檔案、任務，在需要她們的地方自動出現呢？

如果可以做到，那麼這可能會是一個更輕鬆地整理流程，也是一個更輕鬆地使用東西的方法。

整理可能遇到的問題，不一定是不用心整理，也不一定是有東西沒整理。

而是愈整理，愈複雜，慢慢自己的整理方法亂了套，少了系統，於是同時會用到的東西，出現在不同的地方，我們必須依靠自己的記憶與判斷去把它們一一找回來。

但到了最後，我們大多時候可能忘了自己當初把東西整理到哪裡。結果等到東西真的需要的時候，反而找不回那個東西，甚至遺忘了有哪些可以使用的東西。

所以，我會用下面五種整理方式，互相搭配，建立讓東西一定會在在需要的地方出現的系統。

1. 加上時間提醒

下週會議要用的資料、下個月某任務要用到的郵件、某個時候要處理的帳單、更久之後要開始的某個計畫清單。這些東西不需要馬上處理，而是時候到了再處理就可以，這時候可以加上一個時間提醒。時候到了，自然就會看到需要的東西。

而且不管是任務，甚至是檔案、文件，我們都可以採取這樣的整理方式。

例如各種待辦清單工具有任務的時間提醒， Evernote 筆記可以加上筆記的時間提醒，或是你把需要的 Google 雲端硬碟檔案、文件插入 Google 日曆的行程來提醒。或是把 Gmail 郵件加上需要時的時間提醒。

這樣時間到了，自然看到這份資料。

但不是每種資料、任務都是在某個明確時間使用，所以光只這樣整理還不夠。

2. 排入工作流程

同樣是 A 專案，有郵件資料、會議資料、行政文件、主管重要的口頭交代，應該如何整理這些資料呢？或者說，要如何整理這些資料，以後才能「順手」的使用他們呢？這時候或許也可以利用「讓需要的東西在需要的地方出現」的原則。

建立一份流程清單，可能在 Evernote 上、或是像 Todoist 這類待辦清單軟體上、還是 Trello 這類看板流程工具中。列出 A 專案的所有步驟，然後步驟 5 需要某份郵件資料，就把那份郵件的筆記連結到步驟 5 。步驟 8 需要某次會議筆記，就把那則筆記資料連結步驟 8 。

這樣照著工作流程清單一步一步做，做到哪個步驟，自然看到需要的檔案在哪裡。

如果整理時不是照著流程來整理，就是要讓腦袋記住使用的流程，但腦袋難以負擔這樣的重任。

而且一旦有了流程順序，這時候就算沒有時間提醒，或是無法事先設定一個準確的時間提醒，都沒關係。但是只要我一步一步的照著做，那麼做完第五步，我自然就會看到第六步該做什麼、需要什麼資料。這時候東西也就會在那裏出現，在我需要他的時刻自然的出現。

3. 設定重要性優先級

有些文件每天工作都用得到，有些筆記每天都要查看與補充。這時候不透過時間提醒，也不透過進入流程查看，而是要讓我第一時間就看到最重要的東西，看到今天馬上需要的東西。

就算是單純的檔案分類系統，也可以這樣試試看。

在自己的工具上，找出建立優先級別的方法。例如 Evernote 可以加上［重要］的標籤， Google 雲端硬碟可以打上星號， Gmail 也同要可以加上星號。

這樣就算工作一團混亂時，也可以卻把只要掌握重要分類中的東西，事情就不會出大錯。

4. 放入不同的時間情境

有些任務我需要在早上頭腦清醒時處理，有些任務我一定要在辦公室才能處理，有些事情我可以在搭車時也能思考，有些問題我要在開會時記得提出來討論。

在自己的工具上，找出建立情境的方法，這是更進一步的整理技巧。例如 Evernote 上的標籤，可以為各種資料、任務加上要使用他們的情境。讓我通勤時可以看到當下可做的事，進入辦公室時可以看到需要處理的工作。

這時候，就好像真的把明天要帶的東西先放在門口一樣。

我可能不確定明天幾點出門（所以時間提醒不一定有效），但我出門一定要經過門口，於是我可以一定看到這些需要的東西。

5. 善用搜尋

最後，整理不可能盡善盡美，所以懂得更大程度的依賴「搜尋」，讓搜尋幫你找到你需要的整理方式，補足前面人為整理一定會漏掉的部分，相輔相成。

搜尋一個我需要的內容的關鍵字，然後相關的資料（無論散落在哪個資料夾中），都可以被一起找出來，這時候，其實就是一種自動地整理：

也是讓東西在我需要時，自動出現在需要的地方，不是嗎？

小結：

這篇文章提到的整理方法，可以用在檔案資料的整理、安排任務時的整理。幫助我記住找到東西的地方，幫助我不要漏掉必須執行的行動。也讓我能夠更安心，更不焦慮，不用擔心未來找不到、未來有所遺漏。

也將這樣子的整理方法分享給大家參考。或許你不一定使用跟我一樣的工具軟體，但是可以思考看看，在你的工具上有沒有可能也達到這幾種整理的功能。然後建立自己的整理系統。

如果你曾經在整理上卡關，整理好的東西，卻常常無法有效的利用，那麼你也可以用這五個角度來重新做一個檢驗，看看自己的整理系統是不是漏掉了哪個環節，把它補上，說不定就可以解決你的整理問題。

有興趣的朋友，還可以延伸參考：［數位工作流程大掃除：清理的意義是增加工具的價值］、［整理是建立你的行動流程，不只是整理物品］、［爆量數位資料時代的五個整理術新思維］。


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