在 Evernote 建立 OmniFocus 自動任務「透視」：示範教學

「 OmniFocus 」是時間管理實踐者眼中最知名也最專業的工具之一，以符合 GTD 方法的邏輯與功能，幫助我們管理龐大的專案、行動。我也曾經在「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器」這篇文章中推薦過他。

在「 OmniFocus 」中有一個很特別的功能，常被翻譯為「透視」，這是一個自動篩選出特殊屬性任務的功能。

可以把「透視」理解為檢視工作的「不同視野」。整個「 OmniFocus 」中有我大量的專案任務，如果每次打開工具都要在大量的行動清單中找到要做的事情，這其實是缺乏效率的。所以利用「透視」，我可以：

• 直接篩選出今天在辦公室可以執行的下一步行動。
• 或是篩選出這兩天新增的任務。
• 還是篩選出休閒時可以做的事。

聚焦在某個情境，某個需求下，我所需要的任務，而其他任務先暫時隱藏起來。這就是不同的工作視野，也就是透視。

這也是一種專注、深度工作的有效方法。

而在我個人慣用的時間管理工具： Evernote 中，雖然預設沒有「透視」這個功能，但其實一樣可以自訂出屬於自己的「透視」效果。

今天這篇文章，就來分享我的作法。

這篇示範需要了解幾個 Evernote 關鍵功能：

1. 學會利用標籤（就像 OmniFocus 可以幫任務設定不同屬性）
2. 利用搜尋語法（就能建立 Evernote 上的透視）
3. 儲存搜尋（儲存下來，以後就能直接開啟）
4. 把儲存搜尋加入捷徑（就能像 OmniFocus 一樣把透視放在最前端位置）

為了節省文章篇幅，上面幾個功能，我都在其他文章寫過，這裡就直接分享這些教學文章。

關於 Evernote 的標籤整理，推薦參考：「現在你會怎麼活用 Evernote 標籤？從我的七個實例開始」、「大掃除結束後，用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」」、「Evernote 如何同時分類任務的專案、重要緊急、追蹤進度？」。

關於 Evernote 的搜尋語法、儲存搜尋等功能，則可以參考：「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學：活用搜尋不只是找筆記」。

下面就讓我來分享，我如何利用上述功能，建立 Evernote 上的「任務透視」。

一，我在辦公室時，應該專注優先執行的任務

在 Evernote 中，我在公司裏需要執行的任務筆記都統一放在「01工作任務」這個記事本中，其中某些特別重要的任務筆記，我則設定了「!01重要」、「!02追蹤」、「!04計畫」等標籤，來標註不同層級、不同流程。

想了解這個整理流程的朋友，可以參考：「Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理」。

所以我只要利用下面這個搜尋語法：

notebook:01工作任務 any: tag:!01重要 tag:!02追蹤 tag:!04計畫

就能找到在工作任務記事本中，正進入或重要、或追蹤、或計畫（其中之一）等工作流程的那幾則筆記。而其他次要或參考資料的筆記，就會被過濾掉，不成為干擾。

我把這個搜尋語法儲存下來，命名為：「辦公室優先任務」，放入捷徑。

每天進入辦公室，打開這個「透視」，就不怕漏掉進度上的關鍵工作。

二，在適合思考的情境，快速聚焦可以使用的寫作素材

我也在 Evernote 中儲存了大量寫作的素材，同時有許多篇正在進行中的文章大綱、測試、構思，以及撰寫到一半的內容，每一篇文章筆記，我也會用［思考］、［測試］、［學習］、［撰寫］等標籤來標註他們不同的流程。

對我的這個經驗有興趣的朋友，則可參考：［我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧］。

所以我就使用了下面這個搜尋語法，將這個搜尋語法儲存下來，命名為「寫作優先任務」：

any: tag:!思考 tag:!測試 tag:!撰寫 tag:!學習

意思是所有正在思考中，或是正在測試中，或正在撰寫中，或正在學習中的文章題材，都一次找出來讓我選擇。而其他還沒有進入流程的文章筆記與素材，就先過濾掉，不構成干擾。

當我遇上空檔，準備推進某篇文章進度時，當下想要找一篇最想寫的文章，我就會利用這個「寫作優先任務」的透視，直接聚焦在我可以推進的文章進度上。

三，檢查這兩天工作新增、更新的任務

在工作時，如果我有什麼新想法、新任務、新瑣事，我都會第一時間先筆記在 Evernote 中，所以必須有一個習慣，每天、每兩天，定期檢查一下 Evernote 中收集的新資料，做個整理、去除與排程。

所以我會儲存下面這個搜尋語法，命名為「兩日理清」：

any: created:day-2 updated:day-2

這個語法可以搜尋中「最近兩天新增的筆記」或是「最近兩天有內容更新的筆記」，意思是這兩天我新加入的任務，或是這兩天我在哪則筆記中安插了新內容。

這是 GTD 方法理的收集、理清動作，我先收集雜事，然後找個時間去做「理清」，這樣可以排除無謂的事情，並且把有效的事情排入真正的工作流程。

這也可以幫我不要漏掉最近兩天加入的新事件（我設定為兩天，因為我習慣最多兩天，我一定會做一次這樣的檢查動作）。

四，檢視這一週進行的任務與目前狀況

每個禮拜天，我會花上一兩個小時的時間，好好排出下一週的子彈筆記清單。但是排出下一週清單前，我會先好好檢視一下，過去一週執行了哪些任務，有沒有什麼狀況。這個習慣可以參考：「只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週」。

而過去一週做了什麼？其實都在我過去一週新增、更新過的筆記中。

所以我儲存下面這個搜尋語法，命名為「每週覆盤」：

any: created:day-7 updated:day-7

這樣每次在捷徑上點擊這個「透視」，我就能透視自己過去一週做了什麼。

五，當進入休息情境，可以執行哪些任務

這一年來，我除了研究工作效率的提升外，也更注重自己休息時間的品質提升，注意生活習慣、保護家人時間，也珍惜自己真正的休息時間，可參考最新的一篇文章：「為何休息後更焦慮更沒動力？可能我只是在打發時間」。

所以我為自己的各種休息情境安排了各種任務，可能是陪伴孩子的任務，可能是和老婆的休閒娛樂，可能是我自己喜愛的遊戲，或是我想練習的食譜，我想看的書。

於是我設計了下面這樣的搜尋語法，將其儲存為「休息任務」：

any: tag:!想和孩子一起做 tag:$02需要 tag:!兩人時間 tag:!空閑 tag:!練習食譜

當我可以運用的休息時間出現，我就打開這個透視，挑選一個最適合當下，最符合當時心情的任務，將其執行。

小結：

Evernote 有強大的搜尋功能，各式各樣的搜尋語法。善加利用，其實就是建立起自己的透視視野，可以快速篩選出需要的特殊筆記，來滿足自己當下的專注工作。

有興趣的朋友，歡迎來一起研究看看，也歡迎分享你的做法與想法。

想進一步了解的朋友，還可關注我即將開設的新課程，或是繼續閱讀相關文章：［關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思］、［開學後輕鬆做好「時間管理」：推薦學生們13個遊戲化工具技巧 ］、［如何建立好的數位時間管理系統？用 PDCA 原則檢驗］。

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