讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段，實測教學

最近在幫小朋友預約一個親子活動，這個活動每一場人數都有限制（而且不多），但有很多個活動時段可以選。我看到對方利用一個網頁報名表，讓想報名的人可以直接選擇還有名額的時段，而且當下報名成功後，我的行事曆上也立即自動出現該場活動的通知。

感覺這是一個很輕鬆的方法，整個流程自動化，如果我是活動主辦者、場地提供者、時段擁有者，也會想要用這樣的方式，一次滿足下列需求：

• 一次列出多個可以挑選的時段，讓對方直接選擇。
• 選好後，雙方的行事曆上自動都有內容。
• 名額滿的時段，不會出現在選單上。

有沒有辦法在我熟悉的工具上做到呢？於是我就研究了 Google 表單、 Google 日曆上可以實踐的方法。

利用一個叫做「 Booking Calendar 」的外掛，可以讓其他人用 Google 表單主動預約我設定好的 Google 日曆時段，並且某個時段額滿後就不會出現在選單，預約成功後則雙方日曆上都會自動出現。

我延伸想到下面這樣的應用：

讓公司的團隊用 Google 表單預約 Google 日曆上的可用會議室。

讓公司的員工用 Google 表單預約 Google 日曆上還可以參加的團體輔導活動。

讓學生用 Google 表單預約 Google 日曆上老師可以訪談輔導的時段。

讓客戶用 Google 表單預約 Google 日曆上可以拜訪公司的時段。

如何做到呢？下面我就來分享自己測試的方法。

第一步，我先在 Google 日曆上建立一個新的日曆，並在上面設定好我要給他人預約的時間。例如：

• 接下來會議室可用時間。
• 接下來活動舉辦的時段。
• 可以接受輔導的時段。
• 可以預約開會、訪談的時間。

第二步，來到 Google 表單，設計一個報名問卷。其他問題要怎麼設計都可以，但一定要有兩個問題。

第一個問題是詢問對方的電子郵件地址。

第二個問題是要預約哪一個課程（時段、場地），並且這邊要用［下拉式選單］的題型。但是不用輸入答案，只要先把問題名稱、題型設計好即可。

第三步開始要安裝外掛。

打開 Google 表單右上方的［...］選單，選擇［外掛程式］。

找到「 Booking Calendar 」這個外掛程式，並連結。

回到 Google 表單，打開右上方的已安裝外掛程式清單，選擇「 Booking Calendar 」。

接著，右下方會打開「 Booking Calendar 」的設定介面。讓我們一步步來設定。

首先第一個頁面，在［ Select the Calendar ］選擇剛剛自訂好課程、活動、場地等時段的 Google 日曆。

在［ Sync the events into a drop-down ］，選擇 Google 表單中剛剛那個「要預約哪個課程」的問題。

在［ Add attendee using the email address ］，選擇 Googlel 表單裡剛剛填寫電子郵件的問題。

然後按下［ Next ］到下一頁。

第二頁是設定：當 Google 日曆上的課程活動，自動匯入到 Google 表單的問題後，要顯示什麼樣的格式（活動名稱、日期、時間）。

第三頁，則是依序要設定：

1. 一次要顯示 Google 日曆上多少個最近的活動。
2. 當某個活動超過多少個報名名額後，就不要顯示。
3. 多久之內的活動不要顯示（例如一天內就要開始的活動不顯示）。

設定完成，按下［ Save ］，就會看到左邊 Google 表單的題目下，載入 Google 日曆上符合條件的活動囉！

把這個問卷分享給需要預約時段的人填寫，就可以在選單裡，選擇還有名額的時段。

而填表者預約好時段後，雙方（主辦人、預約者）的 Google 日曆上都會看到像是下圖的行程，可以看到哪些人預約了這個時段，以及這個活動的詳細資料。

小結：

「 Booking Calendar 」這個外掛的優點，就是讓他人透過 Google 表單，就能直接預約我在 Google 日曆上設定好的時段。我不用把對方加入我的 Google 日曆，但預約成功後雙方的 Google 日曆上都會出現行程，還能設定額滿截止。

G Suite 企業版也有在 Google 日曆上設定類似的預約行程功能，但每個行程要單獨分享預約網頁，反而無法像「 Booking Calendar 」這樣，直接在 Google 表單列出很多個可選行程。

不過「 Booking Calendar 」免費使用下，「每一天」只有接受 10 個預約的額度，如果要超出這個數量，需要付費取得永久增加的每一天額度，

另外在實際測試中，會有一點點時間同步的落差，例如某個行程滿了，第一時間選單可能還是有出現（大概幾十秒鐘到一分鐘內的落差），可能不適合會大量湧入的報名。

有興趣、有需要的朋友，可以測試看看。

而對這類方法有興趣，還可延伸參考［Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學］、［Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學］、［Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學］等文章。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段，實測教學）