兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數

很多讀者會寫信來詢問我一個困擾：「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」，應該如何解決這樣的問題呢？

很不會列待辦清單，更不會安排時間，每次花了許多心力做出來的計畫，最後都成為無法達成的明日清單，於是讓安排時間愈來愈挫折。

你是否也遭遇這樣的困擾呢？

有沒有什麼簡單的方法，可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢？

讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。

第一層問題來源：什麼時候做？做些什麼？

大家覺得「待辦清單」應該寫上什麼？既然是待辦，那麼就是要寫上「什麼時候做？」「做些什麼？」我們的任務有沒有少了這兩個關鍵要素呢？

如果沒有設定「什麼時候做」，那就只是想做，但想歸想，卻不知道什麼時刻應該動手，那些時間就會被其他事情淹沒，或被自己給打發掉，最後就會真的沒有時間動手。

如果沒有設定「做些什麼」，那就只是空想，可能只是一個模糊的想像，卻不知道真正應該採取的行動是什麼，這樣就算時候到了，又怎麼去採取行動呢？

例如在待辦清單上寫「完成文章」，看似是一個很正常的待辦清單任務，但仔細一想，什麼時候要做呢？上班、家庭生活之外有哪個空檔有辦法做？完成文章時又應該做些什麼呢？

當然，這樣的任務有時也會做到，但更容易常常在什麼時候該做？真的要做時又該做些什麼？在這兩個問題上卡關，導致這個任務常常被跳過、拖延。

第二層問題來源：時間無法掌控、自己舉步不前

更懂得工作規畫的朋友，則可能遇到一個更進一層的問題，也把「什麼時候做？」「做些什麼？」寫在待辦清單了，但是壓力更大，為什麼呢？

因為時間常常無法照著我設想的走，尤其是那些自我實現有關的任務。

我設定早上六點要起床寫文章，結果不小心睡過頭。我設定下午四點要寫文章，結果臨時有意外。

更有些時候，我設定的時間到了，我也真的有時間，但是「寫完整篇文章」這個任務讓我舉步不前，我知道這是我該做完的結果，但這樣的結果也讓我感覺自己做不完，於是不想做。

這時候怎麼辦呢？

兩步驟改寫待辦清單：什麼情境做？現在可以做什麼？

對於一些簡單任務，例如只是買個東西、填個資料之類的，因為本身行動已經很單純明確，就不需要特別拆解，頂多記得加上「什麼時候做」的規劃。

但是對於一些複雜、困難任務，我會嘗試這樣列出每天的待辦清單。

• 第一步改寫：用情境取代時間，更能有效利用各種時間。

排出時間後都無法照著做怎麼辦？不用覺得很挫折，因為我們的時間本來就會有各種意外，常常無法確定什麼時候一定有時間做什麼事情，在職場上尤其常見。

但這不代表我們無法掌控時間，我們只是很難確認什麼時候「可以行動的時間」會出現而已。

所以，不一定要確認時間，而是要確認：「那個適合的時間出現時，我知道自己應該做什麼。」

這就是情境的概念。「時間」是幾點幾分要做什麼事情，「情境」則是當某種時刻出現時很適合做什麼事情。（試試看設計情境的方法：用情境而非時間排任務，我的情境排程技巧分享）

例如，當我不能做其他複雜工作，不能做複雜電腦操作，但腦袋可以運轉時，很適合用來構思文章大綱與草稿。

或像是，當我在捷運通勤時，很適合用來整理連假旅行的行程。

從時間安排，轉換到情境的安排，那麼無論我什麼時候出現腦袋可以獨立運轉的時間，無論我什麼時候下班去搭捷運，都能善用這些出現的空檔，來完成想做的任務。

• 第二步改寫：用下一步行動取代任務結果，更能開始去做

任務結果當然很重要，但同樣重要的是，如何一步一步的去達成這個任務結果呢？

看到排了還是一直想要拖延的任務，也不用覺得很挫折，因為面對困難的事情，我們本來就會擔心、抗拒。

我們不是不願意立刻開始去做，也不一定是事情很難，有可能我們只是沒辦法跨過很多步驟，直接跳到那個結果。前面的步驟沒做，如何立刻達成結果呢？

這就是改寫成下一步行動的概念，「結果」是我要達成的事情，「下一步行動」是我現在立刻可以開始做的事情。（試試看拆解下一步行動的方法：理清 4 種下一步行動，替換不會行動的拖延清單）

例如，空檔時間就要自己立刻寫完文章，對我來說也難如登天，但或許我可以先想好標題，或是先設定好使用者故事。

或像是，通勤時要仔細排行程，說不定手機也不好操作，但我可以先把所有想到可以去的地點都先列出來，這就簡單的多。

跨出第一步，不僅給了我們開始去做的動力和勇氣，而且完成第一步，那麼這件事情就一定會變得簡單一點，持續這樣做，最後結果看起來也就變得不是那麼困難。

有時候，而且常常發生，當我可以先跨出下一步行動時，往往還有空檔時間，而已經開始的我，變得更有動力繼續採取第二、第三步行動，結果事情也完成大半。

雖然還是沒有「全部完成」，但比起原本什麼都做不了，已經好上許多。

小結：

如果你也常常遇到「每天列出的待辦清單，總是不能照著我計畫去做，甚至常常做不到。」

或許也可以試試看用這兩個步驟。來改寫待辦清單，提升時間利用率、任務達成率：

• 第一步改寫：用情境取代時間，更能有效利用各種時間
• 第二步改寫：用下一步行動取代任務結果，更能開始去做

歡迎大家繼續參考：［待辦清單沒做完怎麼辦？劃掉他！千萬不要自動延後到明天做］、［工作愈忙愈要認真玩，兩步驟練習放下工作後更有效率工作］、［用「 135 行動清單」取代待辦清單，我的一年半實踐心得］這些相關文章。也歡迎來報名我的時間管理、任務筆記管理相關課程。

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