工作愈忙愈要練習放下很急的事，世界越快心則慢的核心方法
我們的情緒、感覺，有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。當我們被自己的情緒綁架，很有可能被與事實不符的情況中，不僅距離事實愈來愈遠，也讓自己陷入焦慮之中。
這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實，那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法，正是在幫助我們練習自我覺察，而覺察的目的只是在辨識出事實與現象，讓自己不要被表面現象情緒綁架。
個人的心靈可以這樣練習，那麼工作上有沒有類似的方法呢？
在忙碌的職場中，不僅任務多，我們也會承受許多來自他人與自己的情緒，像是很多朋友常常覺得自己被永遠做不完的事情追著跑，所有的事情都處在很急的狀態，讓自己完全無法掌控時間。
「世界越快，心則慢。」這樣的廣告詞，只是一種自我感傷的想像，還是真的可以在實際的工作流程中做到呢？今天這篇文章，試著來分享我的經驗與做法。
回想我自己十幾年前剛剛進入職場的時候，一開始真的面臨許多加班的地獄，記得每個月都會在專案要截止期，需要在公司加班到第二天！後來也有好幾年的時間，雖然不再留在公司加班，但每到專案截止期，自己回家都的晚上、週末時間，其實也都在自己加班。
一直到和老婆結婚組成家庭，到兩年前有了家庭新成員，反而我的加班情況愈來愈少，甚至也不用回到家裡自己加班了。（所以之前我也曾寫過這樣的心得分享： 時間愈少，我們能創造的時間價值愈大）
但是更重要的是，這樣的結果並不是開始老鳥心態覺得無所謂，或是放棄競爭力而來，反而最近幾年我自己職場上的專案成果一直持續進步，工作上被賦予的任務更多。
在現實更殘酷之下，我可以為自己掌控的時間反而更多，仔細自我分析，我認為其實就是下這個一個關鍵方法對我產生了幫助：
開始學會預先規劃專案的流程。
關鍵方法其實很簡單，就是我把工作、生活上的重要事情都視為「專案」，要開始專案前，我會理性分析這個專案要達到的成果、排出要完成的任務，以及拆解要執行的一步一步行動。
很多朋友會想要跳過這一步，直接開始做再說。我以前也是。但漸漸的，我發現多了這一步「預先規畫專案」，更重要的是要把工作、生活上重要的事情視為專案來管理，就可以大幅改善自己總是被很急的事情追著跑，導致完全無法自己掌控時間的問題。（可參考：「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法）
預先規劃專案流程，可以幫助我們減少變得很急的重要事情。
什麼情況下我們會無法掌控時間？就是那些事情都非常重要並且又非常緊急（立刻需要完成），這樣的情況下，我們只能硬著頭皮去做，沒有任何轉圜的餘地。但是，重要的事情一開始其實還沒有「緊急」這個屬性，只是重要而已，這時候如果我們先把整個專案規劃出來，就能明確知道自己應該「多久之前提前開始做」、「未來要為自己留下多少時間」，才能讓這些重要事情不要進入緊急而無可轉圜的情況。這就是我的「進攻型行事曆」方法。
預先規劃專案流程，可以很大程度避免很急的意外。
意外有兩種，一種是別人給我的意外。在職場上每天都有這種意外，有些意外也確實真的很緊急。但是如果前面一步，我先讓自己的重要事情相對不要進入緊急狀態來處理，能夠提前開始做，那這個意思就是我幫自己預留了更多處理臨時意外的時間！如果同一天，重要又緊急的事情、臨時緊急意外都卡在一起，那麼時間沒有任何轉圜餘地，但假如重要事情因為提前開始而有轉圜餘地，那麼意外事件也有更多處理時間。
另一種意外是我自己不小心造成的意外。因為事先沒有規劃好專案流程，導致不知道可能遇到哪些問題，沒有去做事先的預防或準備，結果到時候真的每個意外都發生了，那麼最後當然時間就變得完全無法掌控。這時候，其實在事先規劃階段，我們可以一定程度的去預防那些很急的意外出現（可參考：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）
預先規劃專案流程，讓自己敢於放下很急的事情。
如果能夠把那些重要的事情用專案的視野來管理，那麼就能幫助自己先鎖定好真正重要的目標，確認自己真正有價值的事情。於是當每天都有大量事情湧入的情況下，才會知道哪些不在目標的流程上，是可以取捨的。其實，很多時候是我們自己把所有事情都當作重要的排入待辦清單，而沒有做到真正的選擇，於是先把時間花在不重要的事情上，最後重要的事情只好逼自己再擠出時間來完成。只要可以反過來做，那麼放下次要事情就會簡單得多。
另外，如果能夠預先規劃好專案流程，那麼當屬於這個目標的各種瑣事出現時，我們不用擔心怕忘記而立即處理，反而可以輕鬆的把瑣事放入專案未來的流程中，到時候再處理更有效率。很多時候事情之所以很急，是因為我們不知道該把事情安排在哪個流程好，而這又是因為我們沒有先規劃好專案流程。
當然，我們還可以透過善用自動化工具、建立工作知識庫等方式，讓自己事情愈做愈快，瑣事愈處理愈順暢，這些我在另外這篇：「臨時工作加不停，重要專案都卡關，我能怎麼辦的七個步驟」都有補充。
但最關鍵的方法其實就是：預先規劃專案流程，這個簡單但其實常常被忽略的步驟。
當有了生活、工作上重要事情的專案預先規劃，那麼即使世界的變動、意外再快，我們的心卻能慢下來一一處理。
那麼應該做出怎麼樣的專案規劃流程呢？我之前有些文章也有類似舉例，例如當我和老婆都工作繁忙時，我們如何慢下來處理婚禮規劃：「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃？複雜專案輕鬆做的方法」。當我們工作專案、育兒專案都忙得不可開交時，我們如何慢下來一一處理好搬家計畫：「如何用 Evernote 完成高效率搬家計畫？我的真實案例分享」。
對忙碌的工作者，也推薦可以延伸閱讀下面文章：［PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學］、［有效解決工作分心問題：我嘗試過的 7 個實用小技巧與工具］。
或是參考工作愈忙系列文章：
- 工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓
- 工作愈忙愈要會記重點，快速筆記任務的 4 個關鍵字法則
- 工作愈忙愈要認真玩，兩步驟練習放下工作後更有效率工作
- 工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟
- 工作愈忙愈要能快速專注，方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間
- 工作愈忙愈要懂得深戲，高強度休閒幫助恢復高強度工作動力
- 工作愈忙愈要練習跟壓力借力，不能只紓壓的與壓力共處之道
- 工作愈忙愈要處理自我懷疑，我做不到的反面並非我一定做到
- 工作愈忙愈需要培養興趣，但練習興趣不只為人生平衡與斜槓
- 工作愈忙愈要練習放下很急的事，世界越快心則慢的核心方法
- 工作愈忙愈要練習適可而止，如何幫工作、玩樂設計停止點？
很有啟發的一篇
回覆刪除文筆的層次不同了