如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒？幫你上手的邏輯解析

在我的 Evernote 子彈筆記術新書與課程中（歡迎追蹤與報名我的最新課程），最多朋友感到驚艷，但也總會進一步詢問問題的地方，就是：

如何利用「標籤」來幫助自己專注有價值任務的技巧。

最近也收到好幾封新書心得回饋裡，都提到了希望我進一步說明一下標籤設計的邏輯，於是這篇文章就誕生了。

在這篇文章裡，我嘗試從另外一個角度來切入怎麼設計標籤？為什麼要設計標籤？

並且這套方法，在 Evernote 或 Trello 等擁有標籤分類的工具上都能適用。

標籤的設計邏輯：

讓我這樣解釋標籤的利用：

把標籤看做一種對於有價值任務的「提醒」，提醒我什麼時候、什麼情況下應該做什麼事情。

而這樣的提醒，可以解決「單純時間提醒」所面臨的問題：有些事情不是哪個時間做的問題、大多事情無法準確定義要做的時間。

這時候只是設定一個時間提醒，就會變成無效的提醒。所以時間管理系統不能只有時間提醒。

一個有效的時間管理系統，還需要下面兩種提醒：

• 進度提醒
• 這類專案有哪幾個進度？某個任務在哪個進度上？我現在應該執行哪個進度？
• 情境提醒
• 這類任務適合（需要）在我的哪種空檔做？現在我處於哪個空檔？該做哪件事？
• 這類任務適合（需要）在哪種情境下做？現在我處理哪種情境？做哪件事最好？

但先不要憑空設計標籤，而是從自己要做什麼專案、任務出發，然後問自己上面關於「進度提醒」、「情境提醒」的問題，從自己的回答裡找出標籤設計的邏輯。

這個方法，在 Evernote 與 Trello 皆可運用，下面我會具體舉例示範。

這個任務處在什麼專案「進度」？我目前應該處理哪個「進度」？

有時候專案的時程可能一直有變動，或是還無法確認時程，於是任務需要的不只是日期的提醒，還要一種「進度」提醒。

既然我們不能確知幾月幾號會推進到什麼進度，那就反過來做：只要知道到了某個進度要做什麼任務就好了！

例如購物進度：

我和老婆會需要、想要買很多東西，可能是關於家電、料理、布置、娛樂、小孩等各種物品。

而這時候我要解決的問題就是：「在需要買東西獎勵自己或提升生活時，我要執行哪個購物任務？」這時候就需要一種進度提醒，我在 Evernote 的購物任務筆記上設計了下面三種標籤。（可參考我的心法：面對購物旺季與瘋狂折扣的四個斷捨離心法）

• $想要：
• 還在構思中，只是單純心癢癢，但還沒確認自己、家人、孩子真的需要。
• 第一時間先把所有想買的東西放入這個「進度」，幫助自己克制衝動，先好好想清楚，或者放一段時間慢慢想清楚，是否值得進入下一個進度。
• $需要
• 已經確認了自己真正需要，並且安排好使用計畫的東西。
• 當需要獎勵自己、家人（可能有之前規劃想送給老婆的禮物）、孩子（可能有決定要獎勵孩子的玩具）時，直接打開這個進度的提醒，直接去完成這些最有價值的任務。
• $滿足
• 已經買下來，要執行使用計畫，在這個進度提醒自己好好利用這些已經購買的東西，並且可以寫下使用的心得與技巧。

如果沒有上面三個標籤提醒，那麼購物清單可能只是一堆中性的分類，卻沒辦法變成一個真正有效推動專案，達成有品質購買的流程。

例如工作進度：

我把工作、生活上的重要目標，都當做一個一個專案來處理，工作上可能是一本新書專案，生活中可能是計畫如何陪孩子玩的專案。

書中我也不斷提到，每一個專案都有一則專案目錄管理筆記，做為這個大專案下各種資料的總管理。

而這些專案管理筆記，我會加上下列的進度標籤提醒。

• !01重要
• 緊鑼密鼓，或持之以恆在執行中的專案。例如兩個後月要完結的新書專案，或是我最近一直練習的園藝專案。
• 這個進度標籤會提醒我，每天在無數的任務中，優先專注有加上「!01重要」標籤的事情，那麼就能夠產生好的結果。這是不是一種更有效地提醒呢？
• !02計畫
• 準備階段、討論企畫中的專案，例如明年要出的一本書，或是明年想規劃的一次大型自助旅行。
• 這個進度標籤會提醒我，每個禮拜、每個月有空檔的時候，可以關注一下這裡的專案，他們雖然不是正在做，但偶爾做一點準備，未來有可能變成重要的專案。
• !03追蹤
• 剛完成、暫停中的任務，雖然完成但過一段時間要追蹤一下。雖然暫停但過一段時間可以再關注一下。但那個時間並不確知，所以利用「追蹤」的標籤來完成提醒。

上面是我在 Evernote 設計的幾種「進度」標籤提醒，但如果換到 Trello 上，也可以有類似的設計。

假設我用 Trello 規劃了一個新書專案，其中有各式各樣的任務卡片，其中哪些任務是現階段應該優先完成的呢？哪些任務可以先放在準備進度？哪些又是完成後要追蹤一下成果呢？

也可以利用標籤，來設計一個和列表工作分類相輔相成的「提醒」，幫助自己掌握最佳進度流程。（ Trello 標籤操作可參考：如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧）

我們會有哪些有時間的「空檔」？並且這「情境」我們要做什麼？

很多時候我們設計好幾點幾分要做什麼事情，但是往往事與願違，很多的意外導致我們時間的排程亂掉。

這時候我們需要的或許不是「時間點提醒」，而是「情境提醒」。

我們不能知道自己什麼時候有時間，那就反過來做：只要知道我們遇到某種時間的時候適合做什麼就好了！

你可以用下面這個關鍵問句來拆解可以設計的情境提醒：

我有某一類重要任務，我覺得某情境適合執行他。

生活情境：個人空閑

我想玩很經典的遊戲，我有幾本想看的書，我想去某個地方跑步。這些任務，我覺得很適合在我「有一個人空檔」的時候來做。

我不知道自己一個人的空檔什麼時候會出現，但我知道他其實每天總會有出現的時刻，於是我設計「!個人空閑」這個標籤提醒。

等到一個人的空檔出現，就打開這個標籤，執行當下適合的任務：

• 一個人的空檔在捷運上？那麼適合看電子書
• 一個人的空檔出現在晚上的家裡？可以玩一款遊戲
• 一個人的空檔出現在假日早晨？可以去跑步

生活情境：兩人時間

我有很多想和老婆一起看的電影、劇集，或是我們想一起做的某道料理。

我知道我們常常會有兩人時間出現，只是不固定在哪些時間，於是我設計「!兩人時間」這個標籤提醒。

等到兩個人可以一起掌控的時間出現，就打開這個標籤，執行當下適合的任務：

• 晚上孩子睡了，兩個人還有點精神？那麼可看個一集的劇集
• 周末早上兩個人想要做點什麼？那麼可以一起研究料理
• 周末下午孩子去睡午覺了？那麼可以一起來看一部電影

生活情境：處理家事

有些旅行計畫希望跟家人一起討論，有些接下來的生活計畫需要告知家人。

我知道總會有家人聚會時間，但不確定是什麼時間。於是設計了「處理家事」這個標籤提醒。

等到家族聚會時，打開這個標籤，看看有沒有什麼事情漏掉：

• 發現要記得跟家人討論明年的家族旅行計畫。
• 想起要跟家人討論接下來的房屋裝修計畫。

生活情境：想和孩子一起做

有些買了的玩具，有些很棒的童書，有些想跟孩子一起練習的事情。

我知道一定有陪伴孩子的時間，但不一定每天都固定，於是我設計了「想和孩子一起做」這個標籤提醒。

每天要陪孩子前，打開這個標籤，幫助我專注投入在某一個想要試試看的玩具、閱讀、練習任務中。

而這讓陪伴孩子的過程中每天都有新鮮事。

生活情境：採購

有時候家裡缺了什麼東西，老婆跟我說下次要買。有時候想要做什麼料理，心裡想說下次採購要記得買某個食材。

我知道我們一定會去超市採購，但不一定是什麼時候，於是我設計了「採購」這個標籤。

那些想到下次要買的東西、下次要做的食譜，把他們的任務筆記加上「採購」這個標籤。

下次遇到要去採購前，先把開這個標籤看一下，就不會漏掉要買的東西了。

我們也可以試試看在同樣邏輯下，為 Trello 的專案任務設定情境的提醒標籤。

例如一個專案中有些任務卡片遇到問題，需要在下一次的專案會議，或是可以討論問題的時機提出討論。

這時候可以把這些任務加上「開會討論」這樣的標籤。

那麼下一次這樣的討論時機出現時，過濾出「開會討論」標籤，就不會漏掉需要討論的任務了。

小結：

時間管理系統只有時間提醒與排程是不夠的，還需要進度提醒、情境提醒。

而擁有「標籤」的工具，例如 Evernote、Trello等等，可以幫助我們設計出自己更有效的提醒。

把標籤當作一種提醒。

你也可以從這樣的邏輯出發，打造一個對自己更有效的系統。

對這樣的時間管理技巧有興趣，推薦可以繼續延伸閱讀：［用情境而非時間排任務，我的情境排程技巧分享］、［練習規劃新一年的專注簡化數位生活，我的思考心智圖分享］、［Evernote 整理3部曲-1：建立多層樹狀分類的知識結構］。


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