老師主管必學技巧：檢查 Google 文件試算表誰看過、誰沒看？

老師可能遇到這樣的問題：出了課前預習的作業，把相關文件檔案寄給大家，但是沒辦法確定誰有看過？誰沒看過？上課前幾天，想要提醒一下還沒看過的同學，只好全部都提醒一次，但還是無法確定會不會有些同學依然沒有打開來看？

主管可能遇到這樣的問題：發了一份統計試算表給下屬，希望大家確定上面的內容是否都無誤，有些下屬一直沒有提供修正意見，但不知道他們是看過後真的覺得沒問題，還是其實根本還沒打開來看？這時如何準確控管這樣的狀況呢？

也不只是老師、主管，如果我們有一份希望同事、夥伴都看過的文件、簡報、試算表，但如果用電子郵件把檔案一個一個寄給他們，其實真的不知道他們有沒有打開檔案來看。這時候怎麼辦呢？

於是 Google Drive 的企業版、校園版（ G Suite ）提供了上述問題的解決方法。

如果你有 Google Drive 企業員工帳號、教育版帳號，我們可以來試試看有沒有出現這個功能。

首先，打開一份由 G Suite（企業版、教育版）帳號建立的 Google 文件、簡報、試算表，右上方應該會看到一個［上升箭頭］的按鈕。

擁有這份文件［編輯權限］的人，點擊這顆［上升箭頭］按鈕，就可以查看：

1. 「誰」「看過」這份 Google 文件、簡報、試算表，最近一次查看大概哪個時間點。
2. 可以知道哪一天有多少人數瀏覽這份文件。
3. 可以知道目前註解、討論的每日數量。
4. 可以知道「誰」變更了這份文件的共用權限。

尤其第一點、第四點，對於老師、主管來說，就是很有用的檢查功能。

之前的 Google 雲端硬碟，會通知、記錄誰編輯、註解了這份文件，但如果對方只是單純「打開來瀏覽」，則沒有特別的記錄。（可參考：聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態）

而這個內建 G Suite 的功能，就可以讓你知道某個明確的使用者（檢視者），最近一次是多久前查看了這份文件。

在「文件檢視趨勢」，則可以知道這份文件、簡報、試算表每一天有多少人打開來查看。

在「註解趨勢」則可以看到文件每天註解、答覆的數量。

而在「共用記錄」，則可以快速檢查這份文件的權限修改狀態。（可參考：Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案）

最主要的，查看誰看過、誰最近沒看過這份文件的功能，還提供了一個快速通知的選項。

可以直接［選取所有未含檢視時間的列］，也就是選取所有沒有看過記錄的使用者，可以立刻用郵件通知他們查看。

當然，這樣的管理是雙向的，使用者這邊，也可以［隱藏］自己檢視文件的記錄。

但是預設是「開啟」的。

無論是不是 G Suite 的使用者，都可以到文件的［工具］－［活動資訊主頁］，在「隱私權設定」中，可以：

• 取消自己全部文件的檢視記錄，也就是其他人查看時，你的記錄都是沒看過。
• 取消自己單獨針對這份文件的檢視記錄。

但是你可以隨時回到隱私設定這裡，再次［開啟］，那麼之前的檢視記錄就會出現。

最後，說明一下，這個 G Suite 的功能，除了上述效果，也有一些限制：

• 如果是文件共用網址，匿名檢視者不會顯示。
• 無法知道誰看了多久。
• 無法知道誰看了幾次。只會顯示前一次看過的大概時間。
• G Suite 使用者發起的文件才有這個功能，其他共用來的文件沒有這個紀錄。

有需要的朋友，可以好好利用。

大家還可以繼續參考：［強大檔案版本控管還原！ Google 雲端硬碟必知的版本管理教學］、［Google 雲端硬碟空間滿了？清理出新容量七步驟教學］、［新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能］等教學。


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