Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧
很多朋友會利用 Google 試算表在工作上一起收集資料、一起收集統計報表。但是當多人在複雜的試算表中操作時,人多「手雜」,如何避免:
- 有人不小心填錯儲存格?
- 有人沒看清楚規則,填入錯誤資料?
- 這個儲存格之前的資料是什麼?是誰修改了資料?
- 真的填錯了如何還原正確資料?
- 如何讓大家更容易正確的在試算表上統整資料?
最近幾封讀者來信,都提到類似問題。
我想便寫一篇文章,統整幾個相關的方法,如果有朋友想到其他方法,也歡迎補充。
1. 如何避免不小心填錯格?保護儲存格的編輯
Excel 中有保護儲存格功能:「學會 Word 限制編輯與 Excel 保護工作表,給人填寫表單不出錯」。
Google 試算表中也有保護儲存格、保護工作表的功能:「如何 Google 試算表多人共用不出錯?保護儲存格工作表範圍技巧」。
當一份 Google 試算表多人協同合作時,管理者可以設定哪些儲存格要對哪些人「保護起來」,這樣就可以避免 A 單位的人不小心改了 B 單位的資料,但 B 單位的人可以修改自己 B 單位的欄位。
2. 如何檢查填錯的資料?利用「驗證資料」功能
另外一種錯誤,可能是人在填寫的時候沒有搞清楚規則,導致填寫了錯誤類型的資料,例如應該填寫數字方便統計,結果居然填寫了中文數字。
這時候,可以在特別重要、不能填錯的儲存格上點擊右鍵,選擇[驗證資料],可以設定幾種驗證:
- 直接設定幾個選項,讓對方用選的,答案才會統一。
- 設定一定要填寫數值,甚至一定要填寫介於多少?大小於多少?等數值。
- 一定要填寫某類型文字,利用一定要填寫電子郵件。
- 一定要填寫日期,甚至檢查是否在特定日期後的日期。
設定驗證後,如果對方填錯,可以發出提醒,或是禁止輸入。
3. 如何發現是誰修改或填錯?顯示某一格的編輯紀錄
如果某一格被修改了,可以在 Google 試算表的那一格上點擊右鍵,選擇[顯示編輯紀錄]。
這時候可以看到這一格完整的編輯過程:
- 原始資料是什麼?
- 曾經被誰修改了什麼內容?
這樣無論是要及時修改回來,或是找到填錯資料的人,或是單純對照新舊資料,也都更加容易。
4. 如何快速還原正確資料?版本記錄對照與還原
利用 Google 試算表的「版本紀錄」功能,可以在版本紀錄中,查看某一個時間點,「誰」做了「哪些修改」。
只要點擊那個時間點的版本,就會看到每一個使用者用顏色標明其修改過的儲存格。
一方面可以當作檢查,另一方面也可以快速還原到某個時間點的版本狀態。
詳細操作技巧可以參考:[強大檔案版本控管還原! Google 雲端硬碟必知的版本管理教學]。
5. 如何更容易正確的收集資料?利用 Google 表單
有時候複雜的統計表格,還是要讓大家在 Google 試算表中協同合作。
但有時候,如果需要只是讓大家一起收集資料,例如要調查收集大家的通訊錄?或是要收集大家的活動支出?還是要收集某些條列時的資料報告?
這時候,讓大家可以快速填寫、正確填寫,並且最後資料統整在一起的方法,或許是利用「 Google 表單」。
利用 Google 表單設計出要收集的資料格式「問卷」,讓大家不是在試算表上亂填,而是透過問卷更快速的填寫,但最後資料一樣可以全部彙整到 Google 試算表做統計。
我也常常嘗試這樣的方法:[出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載]、[我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得]。
以上,是我目前在 Google 試算表中多人編輯資料時,避免填錯、檢查錯誤、還原錯誤的幾種可能運用的技巧,提供大家參考。
有興趣的朋友,還可參考:[Google 試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學]、[Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡]、[Google 試算表「錄製巨集」自動完成重複操作 [影片+圖文教學]]。
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哈哈 Esor老師上完課還能發文章 太神啦
回覆刪除我的電子表格里“顯示編輯紀錄”不能使用,找不到這個菜單項,不知道是什麼原因
回覆刪除個人測試目前只有 G Suite 的帳號有這功能,一般用戶不知道會不會有
刪除我參加了某個抽獎活動的東西
回覆刪除我表單裡面電子郵件填錯怎麼辦