Google 文件比較文獻教學，輕鬆校對與合併新舊版論文、合約

這是一個在 Office Word 行之有年的功能，也有許多單機軟體可以做到，幫你比較兩份不同版本的文件檔案，找出其他的差異，方便你做進一步的校對、修改、合併。而在 2019 年的 6 月之後， Google 文件中也陸續加入了「比較文獻」的功能。

• 例如老師、學生要比較新舊版本論文報告中，做了哪些修改？
• 或是編輯、作者要確認原稿與改稿之間，有了哪些調整？
• 還是辦公室裡的合約新舊版、行政公文新舊版，要確認有沒有出現修改之處？

當然，如果一開始就使用 Google 文件多人協同合作，加上「建議編輯」的權限設定，那麼或許就可以省下這樣的版本比較、重新校對整合的時間。（可參考：Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備）

不過工作流程上，難免會有各種不同情況。

所以現在 Google 文件也可以透過「比較文獻」，來比較兩份雲端不同版本 Google 文件之間，有哪些異同，並且協助你快速進行修改、合併、校稿。

甚至，如果你覺得 Google 文件原本的「版本紀錄、還原功能」不夠有彈性，每次都要直接還原一整份文件版本，你希望可以：

• 單獨比對其中細節，單獨還原其中某些特殊部分。
• 甚至把兩個版本都有新增的不同內容整合在一起。

那麼現在可以利用看看這個「比較文獻」的功能來實現。




目前這個「比較文獻」功能，只能在 Google 文件上使用，試算表與簡報不具備同樣功能。

例如，我自己同一系列課程，每次會有不同的講義分享給不同的學員，所以這些講義文件只好作成各自獨立的文件檔案。這時候，如果我想比對、合併其中兩個日期的講義，就可以利用 Google 文件的「比較文獻」。

先打開一份我們姑且稱其為「原始文件」的 Google 文件，可能是論文、報告、講義、合約、規章的目前版本。

但這時候，我們拿到另外一份「對照文件」，裡面有些內容和原始文件不一樣，我想比較看看有哪些地方修改了？並且做一次校對、合併，把最終的內容整合到一份最新文件中。

那麼，這時候在「原始文件」中，打開上方的［工具］－［比較文獻］。

在比較文件的對話框，於［選取比較文件］欄位，挑選剛剛說的另外那份「對照文件」。例如另一個合約版本、另一個日期的講義、另一次調整的論文報告等。

接著還有兩個比較次要的設定。

在［建議提供者］欄位，可以填入一個自訂名稱，等等兩份文件有差異、要修改處，都會用這個名稱插入［建議操作］（追蹤修訂）的註解，讓你一一確定、一個一個修改。

還可以勾選［加入所選文件中的註解］，可以把兩份 Google 文件原本已經有的額外註解，也整合在一起。

按下［比較］，很快地就會產生一份「全新的文件」，這份全新文件裡整合了「原始文件」和「對照文件」的所有內容。

整合的方式，如下圖所示，會以「原始文件」為基礎，用插入建議註解的方式，插入「對照文件」中不同的內容（包含增加的、刪減的）。

比較的原則，和兩份文件誰的修改時間新，誰的修改時間舊，沒有關係。

而是你從哪份文件開啟「比較文獻」功能，這份文件就被設定為「原始文件」。然後你選擇作為比較的那份文件就被設定為「對照文件」。「對照文件」中增加或刪減的部分，就會以註解方式插入「原始文件」中。

• 例如原始文件中有一段 A 內容，在對照文件中沒有，這時候就會插入「刪除 A 內容」的註解。
• 例如原始文件有沒有 B 段落，但對照文件中有，這時候就會插入「新增 B 段落」的註解。 

不過不用擔心，因為兩份文件的所有內容都可以在這份整合的新文件裡看到，你只要利用在註解卡片上「允許」或「不允許」修改，就能針對一個一個不同的修改處，把兩份文件重新合併成一份最新、最完整的文件了。

前面有提到，這個「比較文獻」功能，還可以用來補足單一 Google 文件做版本還原時，有時候缺乏彈性的問題。

這時候，我可以到一份論文 Google 文件中，透過「版本還原」，找到一個過去時間點的版本，但不要直接還原，而是在右方那個時間點的「選單」中，選擇［建立副本］。

這樣我就獲得一份過去時間點的論文版本，可以拿來到目前的論文版本進行「比較文獻」。

• 有可能舊版本論文本來有一個段落，目前版本被刪除，這時候可以單獨還原這個段落。
• 但目前版本論文，當然已經改動很多地方，這時候都可以繼續保留這些最新修改。

仔細研究一下這個 Google 文件的「比較文獻」功能，可以發現除了用來做兩份論文、新舊報告、兩版合約等等的「兩個文件檔案」的比較、合併外。

也可以用來解決 Google 文件原本的「版本還原」功能裡的缺乏彈性問題。

總之，就是可以讓兩個新舊版本文件，不是單純的覆蓋，而是把各自不同的修改，重新一一校對，把兩份文件各自的專屬內容，更有效率的合併在同一份更完整的新文件中。

或許你也會有用得上這個功能的時候！

想要了解更多 Google 文書技巧的朋友，則可以繼續參考：［Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯，不需安裝外掛］、［提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧］、［10 個免費語音轉文字工具，支援中文提升多種文書工作效率］等文章。


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