工作愈忙愈要避免零碎溝通，用即時通工作的3個節省時間技巧
而面對一些重要的事情，或是自己很忙時，這樣的即時通討論，反而讓工作的效率降低。
這些時候，我們總覺得是：
- 對方沒誠意討論？
- 對方不專心？
- 對方是不是對我有什麼意見？
這些類似「為什麼已讀不回？」的心理猜測，其實在工作討論中沒有必要，也可以由我們來主動避免。
因為當我們主動發起了「零碎的溝通」，如何讓最後的討論，不陷入低效率、進度慢的困境呢？
所以在遇到上面同學的提問時，我都用了同樣一套方法來回答，核心精神是：「我自己不要發動零碎的討論，別人就無法零散溝通」，而在即時通討論工作上，則落實為三個技巧。
這篇文章，也跟大家分享。
技巧一，結果導向
如果不希望即時通的討論，最後變成聊天，或是變得發散而低成效，那麼可以用「結果導向」的方式進行溝通。
傳送訊息時，我會思考「自己想要的結果是什麼」，然後寫出來的訊息會以「確認我要的結果」為主。
例如，要討論一些行銷方案，我不會傳訊息問對方說：「你是怎麼想的？」或「你想怎麼樣？」這樣的問句，很容易就會導向聊天模式，而非工作討論。
我會把訊息直接寫成：「如果是圈圈圈這樣的結果可以嗎？」「我目前想到A、B、C選項，你有沒有認為哪一個比較好？」
這樣一來，或許可以直接獲得一個 A 選項比較好，然後深入就 A 選項的調整具體討論。或者，也可能獲得一個可以、不可以的答案。
但就算是「不可以」的答案，其實也是一個明確的結果，幫助我們結束這一段討論，開啟另一段具體的討論。
我這裡的意思，並非要對方一定要接受我的選項，而是先有明確選項，對方也更容易延伸出具體想法，討論也才有明確的方向，知道什麼地方要停止。我最怕遇到的即時通、開會討論，就是沒有設定想要的明確結果，大家天馬行空漫談，最後花 了很多時間，但有可能什麼成效都沒有。
因此我的第一個使用即時通討論工作的技巧，就是「結果導向」，以確認結果為優先。就算答案是全部不要，那也可以節省討論時間，趕快推進到回去各自繼續規劃，不要把時間浪費在沒結果的討論。
技巧二，一次說完整
我最怕遇到的即時通開場方式，就是：「我有一個問題想問你，可以嗎？」當然，有禮貌是好事，但這樣的討論開場，很有可能在有一句、沒一句的來回問答中，雙方都沒辦法一次搞清楚問題的全貌，導致討論整個偏離方向，也浪費了多餘的討論時間。
如果能夠一次把問題都具體說完，這樣我（或對方）反而可以在有空檔時，一次想清楚，一次答覆完成。
所以我自己會這樣做，如果這個工作討論真的比較適合即時通，那麼我也會先在自己的「筆記」中，先把我想問的問題擬好，要如何描述問題？要如何列舉重點？要如何導引到最後要詢問確認的結果？
我甚至會先在筆記中，把草稿反覆看過兩次，做一些修辭的修改，盡量讓語氣、意義都是正確無誤的。
最後，我才把筆記中的草稿，一次貼到即時通的訊息中，讓對方慢慢消化再回應我。
我發現，當我這樣做的時候，我們的即時通討論可以節省很多時間：
- 省下你一句、我一句之間互相等待的時間。
- 減少講到一半岔題、誤解時，所浪費的時間。
- 一次講清楚，也讓對方想清楚再回答，減少不必要的等待時間。
當我這樣做，我認為「對方已讀不回」對我反而是好事。因為我就是希望對方想清楚後，也能夠一次回答我。這才是我們雙方彼此都能節省時間的方法。
這時候我大可以繼續去完成其他工作，不用浪費時間在即時通上不必要的討論。
而如果這樣的討論沒有非要用即時通不可的理由，我更喜歡「一次完整的把問題、重點、結果」，透過電子郵件講清楚，然後讓對方也回應給我一封完整的確認郵件。
技巧三，高密度時間
討論變零碎，對方已讀不回，還有一個可能原因，就是我們在對方不適合的時間跟對方討論。對方這時候，不回我們也不是，但回應我們後，又並非真的有時間討論。
我對即時通的看法，這並非是可以隨時討論的工具，而是「可以快速獲取結果」的工具。
這兩者有何不同呢？
- 把即時通當作可以隨時討論的工具：就是讓工作變成隨時在討論，但討論很破碎，最後影響真正處理重要工作的時間。
- 把即時通當作可以快速獲取結果的工具：那就是在工作的關鍵點，可以透過即時通確認成果，於是更準確推進下一步動作。
所以我自己會這麼做，在我傳訊息給對方描述問題後，我會主動詢問對方：「現在有時間討論嗎？或許什麼時候方便空出 10 分鐘做確認與討論？」如果對方當下沒時間，那就約一個時間，確認要討論的時間長度，然後到了那個時間，用「高密度的即時通討論」一次把問題解決。
即時通上的高密度討論，就是明確約定一個雙方都真的有空的時間，確定討論的時間長度，然後密集的傳訊把問題解決。
與其隨時傳訊，就想要對方回訊，這樣反而會大幅度拉長討論的時間，而且討論會非常缺乏密度，最後就是很破碎、很零散、有一搭沒一搭，而很容易中斷。
不如約定一個大家都有空的即時通討論時間，然後密集的把問題解決。
小結：
其實就跟沒有效率的會議一樣，如果開會時沒有明確議程、明確想要獲得的結果，最後開會就變得跟聊天一樣，冗長又沒有實際成效。
即時通在工作上並非用來聊天，我們一定不希望即時通反而拖累了工作時間。而就算對方沒有這樣的意識，但如果我們自己能夠主動的：
- 傳訊息時以結果確認為導向。
- 習慣一次說完整。
- 約定高密度時間做溝通。
那麼在即時通討論工作，也可以大幅度避免反而拖累工作時間的情況。
對這個主題有興趣的朋友，還可以參考：［我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率］、［開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議］、［如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記］等文章。
有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：
- 工作愈忙愈要降低決策疲勞， 6 個方法避免選擇癱瘓
- 工作愈忙愈要會記重點，快速筆記任務的 4 個關鍵字法則
- 工作愈忙愈要認真玩，兩步驟練習放下工作後更有效率工作
- 工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟
- 工作愈忙愈要能快速專注，方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間
- 工作愈忙愈要懂得深戲，高強度休閒幫助恢復高強度工作動力
- 工作愈忙愈要練習跟壓力借力，不能只紓壓的與壓力共處之道
- 工作愈忙愈要處理自我懷疑，我做不到的反面並非我一定做到
- 工作愈忙愈需要培養興趣，但練習興趣不只為人生平衡與斜槓
- 工作愈忙愈要練習放下很急的事，世界越快心則慢的核心方法
- 工作愈忙愈要練習適可而止，如何幫工作、玩樂設計停止點？
- 工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動
- 工作愈忙愈要花時間做好知識管理，幫自己擺脫忙碌循環
- 工作愈忙愈要先理清順序，但不是排重要性，是避免時間浪費
- 工作愈忙愈要克服倦怠感，如何做重複的事依然保持動力
- 工作愈忙愈要學會計算時間，我的 4 個更容易準時完成技巧
- 工作愈忙愈要避免零碎溝通，用即時通工作的3個節省時間技巧
- 工作愈忙愈要記錄與回顧，寫任務日誌是提升效率關鍵
留言
張貼留言
為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。