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Google 雲端硬碟 （ Google Drive ）上備份同步的檔案愈來愈多 ，只是照著原本資料夾分類的邏輯，還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案，可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂，要找到需要的檔案，要花掉很多時間。 尤其是「共用」的時候，如何管理會是一個麻煩。 當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾，每個人有不同的檔案分類邏輯，我們不好去改動別人的資料夾分類，最後很容易變成檔案都丟上去，但資料夾卻很混亂。 這也是我到很多 企業教學 時，最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。 這時候，關鍵的解決方法，不再是嚴謹的資料夾分類，因為再怎麼分類，還是會遇到下面問題： 分類愈複雜，愈難管理。 分類愈多，打開資料愈花時間。 分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。 協同合作的時候，分類很難達成共識。 所以一個更輕鬆，但有可能更有效的整理法， 是運用「專案推動」的邏輯，建立自己的「工作流程整理法」。 並且這個整理法不只對個人有用，在團隊協同合作時，也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

新的一年，我們會覺得應該開始設計新的年度目標嗎？但更應該擔心的，是那些多出來消耗我們精力的新目標。 我自己通常很少去做年度目標的規劃。 我不是說年度目標不重要。但年度目標有可能陷入一個這樣的迷思：「這是一個全新的開始，所以我可以透過全新的目標，帶給自己全新的人生。」 但是，現實中沒有什麼「全新」的開始，12/31和1/1本質上並沒有什麼不同。新的一年不會是全新的一年，明天也不會是全新的一天。 如果目標是新年新希望，很容易變成像購物買新東西，滿足的往往只是當下的新鮮感，新買的東西卻可能造成更大的浪費。 這些「新買的」年度目標不僅實現的機會不大，甚至可能變成我們`「明年的挫折與壓力」。想想看，要做的事情都做不完了，還要透過新目標來逼自己做更多，而做不到時又更挫折嗎？

「 Glossika 」是一個很特別的線上語言學習服務 ，不僅上面包含了超過 60 種的語言，還針對各地方言母語也提供了練習工具，並且特別強調語言的聽、說能力。 這個服務在 2017 年上線，研發團隊位於台灣，創辦人 Michael Campbell 則是一位熱衷於學習各國語言，並且保留各地方言母語的語言學習專家。 他從自身的經驗出發，認為語言的學習應該著重聽、說，不是從單字，而是從能夠說出一句一句真實有用的句子開始建立語感。 所以「 Glossika 」這個服務和一般會讓你從練習單字、文法的語言學習工具，有個比較關鍵的不同點：他的 60 多種語言都包含了數千到上萬個日常會用到的句子，這些語句都邀請母語使用者實際錄製整句錄音，讓你可以「聽」道地的語句音調，並且「模仿」跟著「說」出來。 而在這 60 多種語言裡，除了常見的英文、韓文、日文、中文等語言外，也包含了像是台語（台灣）、客家話（區分四縣腔、海陸腔）的語言學習，後者還是完全免費開放的。

我之前在電腦玩物介紹過兩款 Gmail 搭配 Google 試算表的「客製化郵件」工具： Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件！ Google 合併列印郵件教學 免費每天100封！ Gmail 合併列印郵件專用 Google 試算表下載 到目前為止，當要寄送大量客製化郵件時，我也依然會使用。應用情境像是： 要寄出替換名稱、需求關鍵字的課程行銷郵件。 要寄送大量問候郵件、回報郵件給不同客戶。 要寄出不同姓名與相關資料的報名確認郵件。 等等 這個功能叫做「合併列印郵件」，在 Office 中是內建功能，而在 Google 系統中，則需要安裝外掛來使用。

之前在電腦玩物分享：「 如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧 」一文後，有很多讀者來信跟我討論整理相簿時遇到的進階問題。其中一個常常出現的進階問題，就是如何掌控好 Google 相簿的人臉辨識。 透過 Google 相簿進行自動人臉辨識，這個功能預設開啟（基礎操作請見： Google 相簿人臉辨識搜尋支援台灣！ ），所以基本操作很簡單。但是有可能在進一步使用時，會遇到幾個問題： 小孩長大過程臉型變化， 如何讓 Google 學會這是同一個孩子？ 有個朋友換了造型，開始辨識成另一個新人物怎麼辦？ 有時候合照中，就是有一個人沒辨識正確，怎麼辦？ 我自己常常利用 Google 相簿的人臉辨識找照片，例如： 查看孩子成長過程的照片。 找某個親朋好友某次一起去旅行的照片。 找出幫某個客戶辦活動後的花絮照片。 這時候人臉辨識都能派上用場，直接搜尋，快速找到。而上述遇到的人臉辨識問題，都是可以透過訓練 Google 相簿來解決的。

「轉寄」郵件功能行之有年，一封重要的郵件任務，需要交給另外一個人處理，又希望他能參考原始郵件內容。我們就會「轉寄」原始郵件給對方。 那如果有「好幾封」資料、任務交代郵件，都需要交給另外一個人查看，這時候要如何轉寄呢？ 當然，可以一封一封轉寄，只是這樣就讓郵件顯得混亂，事情也無法一次交代清楚。 所以這個 Gmail 的新功能，簡單但是值得嘗試，可以把「郵件當作附加檔案」傳送，一次可以打包多封郵件，轉寄成一封郵件寄出。

新的一年，如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢？ 在 2019 年，我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統，無論是在 書籍 、 實體課、線上課 ，都獲得很多支持與迴響。 我知道大家不一定都用 Evernote ，但因為這套系統我用了十多年，不斷打磨，所以結合具體工具來解說，最能呈現我真實管理的各種細節。 但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ，有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論，分享給大家，並套用在不同工具上，也能幫助讀者打造自己的系統呢？ 在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後，今天這篇文章，我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。

之前有一陣子（也已經有一年多的時間），因為興趣與需要，我在電腦玩物研究了不少古典音樂的相關資源網站、 App ，幾個目前依然很棒的選擇就有： ClassicManager 免費古典音樂名曲無限播放，提供高音質選擇 愛樂電台 App 收聽新體驗：送古典樂迷的免費隨身聽 IMSLP 古典音樂圖書館：免費下載4.6萬錄音檔與40萬古典樂譜 免費下載 mp3 與樂譜！Musopen 古典音樂到現代樂教育資源站 古典音樂現代感受！ MUZIK Air免費古典音樂台新上線 不過上述服務在提供免費欣賞古典樂的前提下，多數提供的是版權到期的古典音樂曲目。

最近接受雜誌採訪時間管理方法，最後談到了「利用零碎時間」，對方舉出我在多年前（真的很久，不知不覺已是六年前）寫的一篇文章：「 這 10 件事情，不如留到「零碎時間」再做更有效率！ 」，詢問我：「要怎麼好好利用零碎時間？行動 App 是不是可以幫助我們在零碎時間做很多事？」 經由這樣一問，我才體悟到， 自己對零碎時間的利用方式，在這幾年已經有很大的轉變。 現在的我，不再覺得零碎時間應該用各種新聞、郵件、通訊、影音 App 來做很多事。六年後的我，也不再認為零碎時間是做瑣事的次要時間。 相反的， 現在我的會覺得「零碎時間」才是決定目標完成度的「關鍵時間」，如何能善用碎片空檔，那麼空檔也能成為：

工作愈忙，愈要勤作筆記。任務愈多，愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯，而且還能幫助工作愈做愈快。 但是工作已經夠忙了，還要記錄工作的過程，這樣會不會反而多花時間呢？接到一個任務，不如趕快排上待辦清單，趕快在一片忙碌中做完，然後從待辦清單上刪掉他？完成一件事情是一件！ 但，這是最好的方法嗎？ 我們不斷陷入工作忙碌的循環，就在於每一個任務都想趕快做完，但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。

讀者推薦的最新軟體，更加厲害： 「 pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 」。 不久前在電腦玩物測試了：「 YouTube 影片、錄音檔語音自動轉 Google 文件、翻譯文字檔 」， 在該文底下，一位台灣開發者「 布丁布丁吃什麼 」留言分享自己設計的一個工具：「 Web Speech to Text 」 ，顧名思義，也是一個語音轉文字的線上工具，不過它的特色是： 支援中文語音轉文字。 可以將影片、錄音轉成有「時間軸」的「字幕檔案」。 支援轉換電腦裡的影片檔、錄音檔，而且「不需上傳」。 看起來對影片時間、檔案大小，都「沒限制」 免費！ 我實際測試了兩段影片： 10分鐘左右影片，250MB大小，順利轉換出中文字幕檔。 40多分鐘影片，超過2GB，也順利轉換出中文字幕檔。 影片、錄音轉換成字幕檔需要多久呢？他是一邊播放影片，一邊轉成文字檔，所以實際運作時間就是影片、錄音的播放時間。轉換速度很即時，我的測試中也都沒有出現卡住或中斷的情況。 簡而言之，如果你希望影片、錄音轉成文字檔內容，尤其需要製作影片字幕，「 Web Speech to Text 」是一個值得試試看的免費工具。

「 Google Nest Mini 智慧音箱 」 2019 年 11 月底正式在台灣上市，我想說可以中文語音控制了，加上本來在家裡也常常使用藍牙喇叭播放音樂，所以第一時間買了一台。使用了將近兩個禮拜，記錄了一些應用心得、經驗評價，就整理到這篇文章跟大家分享。 以結論來說，如果你問我，「 Google Nest Mini 智慧音箱 」是不是非常值得買一台？ 會不會是一個解決關鍵需求，提供無可取代功能的家庭裝置呢？ 如果單純就「功能」來看，我會說：「不是」 。 其實「一台 Googe Nest Mini 」可以做到的功能，和「一台智慧手機，加上一台藍牙音響」，可以說是差不多的，並沒有多出什麼真正特殊的應用。 但換個角度，以「使用的舒適度」，為「家庭環境設計氛圍」來看。 若想成用 Google Nest Mini 來取代一台（普通的）藍牙音響，在 Google Nest Mini 本身價位不算特別高的情況下，又多了內建 Google 智慧助理，可語音控制音樂、新聞等 App ，確實可以打造一個隨時讓住家充滿音樂，許多生活應用可以方便用語音控制的環境。

案例應用可參考 ： 語音轉文字筆記利器，活用 Google 即時轉錄寫筆記的7個案例 2020/2/5 更新， Google 中文語音輸入法也有自動標點符號功能 ： Google 手機語音中文輸入法加入「全自動插入標點符號功能」 你用過 「 Google 即時轉錄」 這個工具嗎？這是一個內建或可安裝在 Android 中的 App ，在 2019 年年初推出，主要目的是提供聽障朋友一個快速的語音轉文字服務，一邊講話，一邊讓字幕顯示在手機螢幕上。 不過，一開始的「 Google 即時轉錄」有很多限制，例如轉錄後的文字只能顯示在螢幕，無法複製或匯出到其他地方。轉錄的時候雖然支援中文，但不會自動加上標點符號。 但「 Google 即時轉錄」在不斷更新的過程中，在 2019 年 6 月的更新後， 可以「複製」轉錄出來的文字內容了！ 更進一步的，後來還加上了 「自動添加標點符號」 、 「自動分段」 等等功能。

最近 Android 的「 Google 數位健康 」 App 開放了「專注模式」這個新功能（之前在 Beta 測試中）。 一直以來，我會在這個內建的「 Google 數位健康」中， 設定一些娛樂、社群、遊戲 App 每天使用不能超過特定時間（通常我都設定在 20 或 15 分鐘內） 。這除了可以幫助我避免超時使用這類 App ，更可以幫助我在使用這些 App 時更有效率，真正去吸收我要的資訊。（ iOS 上也有同樣功能： 如何利用 iOS 12「螢幕保護時間」改變生活習慣？四步驟建議 ） 另外我也會排程開啟「 Google 數位健康」中的「放鬆模式」， 設定在睡覺前一段時間就讓手機自動進入零干擾（不會收到通知）、螢幕灰階、夜燈的模式。 （可參考： 適當安靜與專注的手機整理術，回歸 Android 後的設定經驗談 ） 那麼「 Google 數位健康」最新開放的「專注模式」有何不同呢？

詹姆斯•克利爾的《 原子習慣 》這本書，是台灣今年（2019）最熱銷的書籍之一。 在其翻譯成中文版的一年前，我就常常在國外文章中看到不同人在分享讀完「 Atomic Habits 」這本書的延伸想法。 這本書出來後，我用 電子書閱讀 的方式，趁著空閒時間閱讀。雖然也做了一些筆記，但今天這篇文章，不是要分享書摘，而是想要分享我利用書中的系統，改掉自己一個壞習慣：「常常忍不住吃消夜」的實戰心得。 我在電腦玩物上其實已經寫過一系列「 養成習慣 」相關的文章，其中有很多方法自然和《原子習慣》有所呼應。不過閱讀習慣專家的分析後，我嘗試結合自己的方法，做出一些調整，讓閱讀不只是閱讀，而是有真正實踐的成果。 從而，讓這本書中的知識，變成真正屬於我們自己的方法。這是我覺得最好的讀書方式。

在 2018 年推出的新版 Gmail 中，有一個「延後郵件功能（ Snooze Times ）」，不知道你是否利用過？（參考： 如何立即開啟 Gmail 新版介面，以及八個改版新功能實測簡介 ）。這個「延後郵件」可不是偷懶功能，而是一個很有用的任務排程功能： 把次要瑣事的郵件先隱藏，集中到下班前再一起出現並處理。 當下已經有更重要的事情要忙碌，先把干擾的次要郵件，延後到明天或幾天後的上班時間處理。 把某個時間點才需要處理的郵件，延後到那個時間點提醒。 「延後郵件」不只是設定一個延後時間，而是可以讓郵件先從收件匣「消失」，但等到處理時間一到，反而會「重新出現」在收件匣的「最上方」。 於是，同時滿足了「排除干擾」、「不忘記處理」兩個需求。

「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。 在 專案管理工具 中他有很多先行的設計，最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中，每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區，甚至也能開出獨立的問題討論串， 把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合 。 「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ，該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外，最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是  Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森，也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍：《ReWork 工作大解放》，這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起：「不要當工作狂，真正的英雄已經回到家裡，因為他們找到更快把事情完成的方法。」 正是這樣的工作理念，誕生了這款看起來精簡，但強調整合、彈性、快速的專案管理工具：「 Basecamp 」。

「 甘特圖 」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體，用來計算專案的人力、時間資源，並且可以進行動態排程。 但是轉換一下需求， 當我們在簡報、企畫案，因為「報告時的視覺需要」，想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時，要怎麼做最能滿足需求呢？ 雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現，但這樣也可能太複雜，在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫，也無法一時之間快速完成，或是畫得不好看，因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。 這時候， 或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場，這是一個免費的線上繪製甘特圖工具，幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。