2020 如何幫自己設計一套時間管理系統？無關工具的方法論

新的一年，如何幫自己準備一套時間管理的工具、設計一個屬於自己的管理系統呢？

在 2019 年，我分享了自己用 Evernote 分享打造的時間管理系統，無論是在書籍、實體課、線上課，都獲得很多支持與迴響。

我知道大家不一定都用 Evernote ，但因為這套系統我用了十多年，不斷打磨，所以結合具體工具來解說，最能呈現我真實管理的各種細節。

但如果你不一定在用、不一定想用 Evernote ，有什麼這套系統的邏輯可以獨立出來討論，分享給大家，並套用在不同工具上，也能幫助讀者打造自己的系統呢？

在講了一整年的 Evernote 時間管理系統後，今天這篇文章，我來試試看討論其中不涉及工具特定功能的「時間管理邏輯」。




時間管理的目的，不只是提升效率，也不只是安排時間，還有比這些更重要的：那就是是完成有價值的事情。

即使我們做得再快、再多、技巧再好，但做的不是提升我們價值的事情，那就不能說是好的時間管理。

我們通常也會因此有所感受，覺得自己忙碌卻不快樂，沉浸在自己工作或生活的時間很少等等。這時候我們需要的時間管理方法，不是如何做得更多，不是如何排出什麼事情都在上面的時間表，而是如何能夠幫助自己做出有效選擇。

放心，我也不是要說時間管理一定要是高尚的自我實現。如果從方法論的角度來看，時間管理其實就是建立一個讓自己「安心做出選擇」的系統而已。




所以從我的思考角度出發，一套時間管理系統，最核心要解決下面四個關鍵問題：

• 整理問題，如何才能不再瑣碎？

瑣碎不僅拖慢效率，也讓我們做不出有效的選擇。

瑣碎導致無法聚焦有價值的事情，但重要的是，在一團混亂中，無論我們做出什麼選擇，自己都不會安心，於是只好：「放棄選擇，什麼都做。」

• 選擇問題，如何為目標建立唯一通道？

要從鳥瞰的視野，管理我們的生活與工作「地圖」。要能看到目標的路徑，才會知道每一件事情應該擺在哪一個脈絡上。

當路徑清晰，我們就容易排出優先順序，做選擇時也會更加篤定。

當路徑不清晰，遇到叉路口，我們只好矇著頭走。雖然矇著頭也有走對的時候，就算看著地圖也可能走錯，但起碼當看著地圖時，就算繞遠路，大方向也是確定的。

• 提醒問題，如何管理未來的時間？

有價值的事情需要花費未來的時間完成，這是時間管理不變的真理，他是在「管理還未發生的時間」。

但我們的問題在於，往往想要「更快、更少」的時間，想像一瞬間完成。但這個問題其實問錯了，時間管理的提問應該是：「我如何為有價值的事情留下多少時間？」「我決定在什麼時刻投注到什麼事情上？」

「我如何為有價值的事情留下多少時間？」關乎於我們怎麼保護自己未來的時間。

「我決定在什麼時刻投注到什麼事情上？」關乎我們怎麼設計有效的未來提醒，讓自己能掌握那些飄忽不定的空檔。

• 回顧問題，如何幫助自己愈做愈快？

但時間管理想要「更快、更少」的時間，也沒錯。只是這件事情快不得。

真正的加快是很難的，但我們可以從另外一種角度來提速：不要做重複的事、減少重複學習、避免重複犯錯、不做不需要做的步驟。

這樣的提升效率方法，是相對簡單的，是做得到的，而且同樣效果顯著（甚至往往更顯著）。

前面三個問題，都是時間管理中對「未來」的管理。但第四個問題，則是時間管理中對「過去」的管理。我是否能充分運用自己過去的經驗，就是提升未來效率的關鍵中的關鍵。

一，整理系統：以任務為核心

當我為自己的時間管理，設定好前面四個要解決的關鍵問題後，我就會為自己建立四種系統，來解決這些問題。這樣一套對自己有效的時間管理流程就誕生了。

第一個系統，就是「任務的整理系統」，讓瑣碎的事情不再瑣碎。無論用什麼工具，我希望這個系統包含下面的功能：

• 能夠收集碎片資料
• 無論工作或生活中的任務，執行過程會有郵件、紙張、文件、網頁等各種檔案形式，以及會有各種討論、會議、想法的內容。
• 這些碎片，分散在很多不同工作管道，這是一個容易降低效率、增加壓力、製造錯誤的工作流程。
• 為自己找到一個方法，可以幫你有效的收集上述的資料，最好能統整這些資料到統一的資料庫。
• 能夠把碎片統整成一個任務
• 接著更進一步做整理，以一個一個要具體完成、有具體成果的「任務」為單位，可以把上述各種碎片統整在他們所歸屬的「任務」中。而不是分散在硬碟資料夾，或是任何不同地方。
• 建立一種工作流程，執行某個任務時，只要打開前面建立的這個任務系統，就能鎖定真正要完成的任務，並且立刻看到這個任務相關的所有碎片，而不用同時打開很多個工作管道。
• 能夠拆解任務的行動清單
• 這個任務收集系統，最好能同時具備待辦清單的功能，讓我們可以在任務中，具體列出任務的行動清單，並做確認。

有了這樣的任務整理系統，那麼無論工作中出現什麼樣的碎片、瑣事，現在我們知道如何整理他了。

並且當各種碎片放入任務整理系統後，我們就不用擔心會漏掉、會找不到。

而這樣的整理系統，也傳達了我們時間管理的衷旨之一，真正要管理的是幫助自己「去完成那些有成果的任務」，這個系統應該幫助我們可以聚焦在這樣的任務上，並且更容易的去執行他們。

二，選擇系統：可以鳥瞰的目標地圖

第二個系統，就是「目標的選擇系統」，前面整理好的任務，依然數量龐大，並且還沒有擺在真正的地圖中，什麼是擺在地圖中？就是這些任務，在我人生地圖的哪一區域？哪一條路徑上？

無論用什麼工具來建立這個鳥瞰地圖，我都希望目標的選擇系統可以包含下面的功能：

• 要跟前面的任務整理系統連結，最好能直接從目標的角度，重新排序任務的工作流程
• 最好的整理不是分門別類，而是排出執行順序的流程。
• 我要能從目標角度，看到任務的執行順序。從任務的角度則看到所有相關碎片資料。
• 可以快速切換到少數目標的鳥瞰視野
• 要做的事情通常很多，但要完成的目標通常很少。
• 要建立一個方法，讓自己可以「切換」到只看到少數目標的視野。
• 從一大堆要做的事情做選擇，沒有人會做出有效的選擇。
• 從少數目標來做選擇，目標中有任務排序，任務中有碎片整理。我們站在制高點選擇，才有有效的選擇。
• 為每一個獨立目標，建立唯一的大門通道
• 所以這個系統必須要像一個真正的地圖，我的出發點要只有一個，我的目的地很少，但我的路徑可以很多。這時候，地圖中我只要從一個唯一的出發點出發，就能走不同路徑，達到我需要的目的地。
• 避免讓自己的系統變成：出發點很多，目的地更多，這樣路徑就會變得混亂，會錯失很多最值得、一定要經過的地點。
• 時間管理需要彈性，但這樣的彈性，應該建立在前一種地圖系統，而非後面一種地圖系統。

三，提醒系統：對執行的時間做算計

第三個系統，則是「執行時的提醒系統」，我們需要提醒，要不然做好了計畫、整理，如果再也不會回去看，那這樣不會是一個有效的系統。

而提醒系統應該要是明確的、有意義的、有趣的、有彈性的，無論用什麼工具來設計提醒，我覺得都不能只有時間提醒（幾點幾分做什麼），而應該提醒下面這幾個重點：

• 何時開始做？
• 這個何時，不是幾點幾分的何時，不是任務的何時。真正要算計的，是那些大目標何時開始。
• 這通常會是一次算計好幾個月、好幾個禮拜的時間。
• 但要明確，意思是我要先畫出目標的鳥瞰地圖，排出任務次序，於是開始回推要為每一個重要任務，保留多少時間。往往每一個任務，有的需要保留三天、有的五天、有的兩個禮拜的時間。
• 於是我可以回推出每一個任務應該出發的明確時間。
• 我的系統應該要能明確的算計這件事情，也讓我明確的看到這些大目標需要保護、保留的時間。
• 當我能明確看到自己應該保護的時間，這樣就可以很大程度避免自己過度安排，最後陷入萬劫不復的卡關困境。
• 當下優先做？
• 我們應該建立一個關於進度的提醒系統，可以清楚的看到自己哪些事情還在計畫中？哪些目標在執行中？哪些目標又在最關鍵的完成中階段？
• 時間管理的意義，在於把有價值的事情充分的完成，「完成」是一個重要的概念。不是做了什麼，而是我完成了什麼。
• 所以應該有一種提醒，可以提醒我去「完成」，知道每件事情、目標的進度。
• 現在適合做？
• 時間管理不能硬排時間，但如果沒有前面的何時開始的鳥瞰算計，最後我們就只能在每一天硬排時間。
• 而當有了鳥瞰的月、週算計後，到了每一天的時間安排，則可以有彈性。
• 很多事情是不需要限制幾點幾分做的，所以我們應該設計一種提醒，是關於情境的提醒。
• 例如現在是思考的情境，現在是我想放鬆的情境，現在是我可以做點複雜工作的情境，現在是我可以學習的情境。那麼有沒有辦法設計一種提醒，當這些情境出現時，會提醒我可以做什麼？
• 而且這些情境提醒，應該提供多元的選擇，而非唯一的選擇。當然這些多元的選擇，應該都是我達到目標的路徑。不過當選擇多元一點，我們就可以更沒有壓力，挑一件做，無論哪一件，都是在推進最後的目標。

四，回顧系統：讓過去的時間有價值

第四個系統，則是「提取過去的回顧系統」。時間管理所面對的時間，其實並無法增加，我的意思是，每一天就是 24 小時的時間籌碼，不會多，但也不會少。

於是時間管理的另一個關鍵就在於，對於花掉的籌碼，如何發揮更多的價值。

假如我們的時間管理就是快速把事情做完，但對於下一次要做類似的事情時，不會產生任何提速、提升品質的效果，那這樣也是一種過去時間的浪費。

所以無論用什麼工具來建立這個回顧系統，我希望他們都具備下面功能：

• 能「保留」過去目標、任務執行的所有細節
• 時間管理系統不能是完成任務就刪掉的系統，不能是找不回過去目標完整工作流程的系統。
• 所以這呼應前面的任務、目標整理系統，應該要能統合在一個唯一的管道上，因為只有這樣，未來才能有效查詢到過去。
• 能隨時在目標、任務上隨時做「記錄」
• 時間管理不能只是做計劃，還應該做記錄。
• 記錄我真正做了什麼（可能和計畫不一樣）、為什麼這樣做（想法的記錄）？以及過程中發生的大大小小細節。
• 這份記錄，當然不應該是另外一個分散的工作管道，應該就要能夠直接寫在任務上、寫在目標排程中。
• 可以快速、準確地進行「回顧」
• 最後當這個保留的目標、任務系統愈來愈龐大時，能不能有一個快速搜尋到過去的流程。
• 最好能夠在我忘記自己做過什麼事情的情況下，也能利用最直覺的「搜尋」，也能直接找到我遺忘的東西。
• 因為，我們一定會遺忘。

結論：很多時間管理問題，是系統問題

沒有高鐵時，南來北往出差是一個問題。但有了高鐵，南來北往出差可以成為一日來回的工作流程安排。

我的意思是，很多時間管理遇到的問題，其實是在我們沒有建立一個高鐵系統，如果系統建立好，這些問題就不再是大問題。

例如我最近被問到「工作上常常被插入很多雜事，干擾到重要工作怎麼辦？」這是一個問題，但如果有一個系統可以讓工作碎片有效的整理起來，讓雜事做起來很快呢？有一個回顧系統可以把常常出現的雜事快速準確完成呢？那麼這個干擾就有可能不再是大問題。

我也常被問到「工作、生活如何平衡？」這是一個問題，但如果有一個鳥瞰系統可以讓我看到自己工作有何目標？生活有何目標？又有一個提醒系統，也能提醒我利用空擋去推進生活目標呢？這時候我們會發現，安排生活時間往往不是那個真正的問題所在。

以上，是我總結自己在 2019 年教了非常多次的「 Evernote 子彈筆記時間管理系統」課程後，收斂自己這套方法論的重點，並假設如果離開 Evernote 這個工具，我還會希望保留的工作流程。

提供大家參考。有興趣的朋友，也誠摯推薦我的書籍與課程：《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》書籍，以及「子彈時間管理術：用Evernote重拾人生掌控權」線上課。

或是參考我的幾篇過去的相關文章：［關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思］、［如何跟家人一起做好家庭時間管理？］、［覺察時間管理習慣中的定型心態，開啟「成長心態」的轉變］。


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