工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵

工作愈忙，愈要勤作筆記。任務愈多，愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯，而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了，還要記錄工作的過程，這樣會不會反而多花時間呢？接到一個任務，不如趕快排上待辦清單，趕快在一片忙碌中做完，然後從待辦清單上刪掉他？完成一件事情是一件！

但，這是最好的方法嗎？

我們不斷陷入工作忙碌的循環，就在於每一個任務都想趕快做完，但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。




於是，我們常常不能面對任務的中斷、切碎。之前做到哪裡？之前完成哪些重點？那時候還想到要做哪些重點？每次回到任務，如果沒有日誌，都要重新釐清一遍，導致時間花費更多，出錯的機會更大。

所以我們完成的任務無法成為有效的經驗。時間不用太久，大多細節就已經遺忘、搞不清楚順序。於是下一次類似任務出現時，我們必須要花同樣、甚至更多時間，重頭忙起。

在忙碌的工作中，如果我們不能讓事情愈做愈順暢，那麼在工作愈忙的環境下，惡性循環就永遠都不會停止。

而寫下任務日誌，做好記錄與回顧，則可以幫助我們脫離這樣的循環。

記錄，和計畫不同：

筆記有很多用途，但核心是「記錄」。如果把「記錄」做好，就能方便我們「回顧」。記錄與回顧，則是改進的基礎，也是提升工作效率的關鍵。

我這邊說的，不是更困難的任務拆解，也不是執行任務前所做的計畫，而是最簡單的一個步驟：「我做了什麼，要記錄下來」。

例如我要練習一道食譜，我去研究了一些食譜資料，排出了一些料理步驟。這個是「計畫的筆記」。

但是當我實際做這道食譜時，每一步做了什麼？這一步和計畫有什麼不一樣？我的份量調味有什麼改變？我跳過哪個步驟沒做？這些則是「記錄的筆記」。

我們往往會做一點計畫的筆記，但一旦開始做，卻很容易忘記去做「記錄」的筆記。

規劃的筆記固然重要，但「記錄的筆記」卻是把事情做得更好的關鍵。

隨時記錄：

即使我們還不擅於規劃，但是起碼「記錄的筆記」，是我們每一個人都可以做的。

我的方法很簡單，不一定要有什麼嚴肅的筆記規則或格式，但如果能夠記得快，但又保持清晰、有層次，可以讓任務的日誌更有參考價值。

通常我的記錄步驟如下：

• 開一則任務筆記，同個任務的記錄應該都在同一則筆記中。
• 一邊做，一邊記錄做了什麼步驟。
• 一邊做，一邊調整步驟順序、分類。
• 一邊做，一邊記錄還想到什麼步驟要做。
• 不是刻意作任務規劃，只要把想到的，寫上任務筆記就好。
• 還沒做的保留核取方塊
• 步驟中，註記執行過程中產生的想法。
• 例如這個步驟好像發現什麼問題？某個步驟為什麼決定這樣做？

你可以像我一樣用最簡單的「大綱層級筆記」，製作清晰易懂的記錄。

保持回顧：

即使有時候真的一下子忙著去「執行」，但我也會趕快抽空，回顧一下剛剛做了什麼，補充到任務筆記上。

更進一步的，在整個任務完成後，其實筆記還是一個「未完成」的狀態，這時候更需要去「回顧」一次自己的記錄。

我會在前面記錄的基礎上，做幾個步驟：

• 補上我有做，但之前記錄時可能漏掉的步驟
• 做完後發現不必要的、錯誤的步驟，劃一條刪除線
• （不能刪掉，刪掉下次就忘了，而是要畫一條刪除線）
• 想想下一次可以加上去的步驟
• 重新調整步驟順序

這些記錄與回顧，雖然對這次已經完成的任務沒用了。但下一次要做類似任務時，這份任務日誌，其實就是一個「已經做好規劃的新任務筆記」！

好的記錄與回顧，就是好的規畫的基礎！

結論：

即使工作再忙，開始一個任務時，每做一步，都要好好寫下記錄的筆記，是我的核心原則。

這可能有點違反直覺。我已經很忙，接到任務趕快做完就好，還要多花時間寫筆記嗎？這樣不是會更忙？是的，剛剛開始時可能會覺得時間更緊繃，但這個習慣建立，卻是為了不久之後的效率提升，打下堅實的基礎。

更何況，當下做好記錄，其實就對這一次的工作有幫助：

• 隨時可以接上之前被中斷的任務，即使任務有時被耽擱很久，也可以再次快速接上。
• 因為筆記記錄裡，保留了我之前做了哪些步驟，做到哪個順序，我不用重新回想或確認。
• 幫助我把這個任務做好，減少出錯、確保成果是想要的成果。
• 因為筆記記錄中，註記了實際執行的步驟，於是要做調整、修正時，也才有具體的依據。
• 也因為筆記記錄中，註記了現在想到，但以後需要注意的細節，用筆記來確認，而不是用腦袋，就能更加確保任務後續執行時不漏東漏西。
• 還能在未來執行類似任務時，幫助我規劃更有效率的方式完成任務。
• 因為在任務日誌中，我可以參考之前的行動步驟，注意事項，甚至新的任務只要照著做，微調即可，不用重新再來一遍。

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