如何分類整理 Google 雲端硬碟？不靠資料夾的五個整理技巧

Google 雲端硬碟（ Google Drive ）上備份同步的檔案愈來愈多，只是照著原本資料夾分類的邏輯，還要加上會有許多「要和別人一起協同合作」的檔案，可能雲端硬碟上的資料愈來愈混亂，要找到需要的檔案，要花掉很多時間。

尤其是「共用」的時候，如何管理會是一個麻煩。當團隊一起共用一個雲端硬碟的資料夾，每個人有不同的檔案分類邏輯，我們不好去改動別人的資料夾分類，最後很容易變成檔案都丟上去，但資料夾卻很混亂。

這也是我到很多企業教學時，最容易遇到的 Google 雲端硬碟問題之一。

這時候，關鍵的解決方法，不再是嚴謹的資料夾分類，因為再怎麼分類，還是會遇到下面問題：

• 分類愈複雜，愈難管理。
• 分類愈多，打開資料愈花時間。
• 分類無法有彈性的適應檔案不同使用需求。
• 協同合作的時候，分類很難達成共識。

所以一個更輕鬆，但有可能更有效的整理法，是運用「專案推動」的邏輯，建立自己的「工作流程整理法」。

並且這個整理法不只對個人有用，在團隊協同合作時，也可以幫團隊建立簡單清晰、快速有效的檔案整理邏輯。

一，建立自己個人的「優先處理」流程，即使在團隊合作中

我自己的經驗是，在團隊合作的過程中，「檔案資料夾」的分類真的很難有共識，也很難做出有效的規範限制。

就算只有自己用，但還是免不了檔案丟進資料夾後，無論怎麼進一步分類整理，最後還是會產生一大堆散落檔案。

這時候，不如換個角度思考，不是還要怎麼分類，而是如何「讓自己看到現在重要的、應該處理的檔案。」

如果在共用時，我沒辦法管理別人怎麼分類檔案，不如我就挑出自己需要處理的檔案，讓我自己看到，建立一個個人的優先處理流程就好。

在個人用的 Google 雲端硬碟中，我們可以透過「加上星號」來簡單做到這個需求。

在企業版的 G Suite 中，則有「優先專區」的［工作區］，雖然企業團隊共用了一大堆資料夾，但我應該挑出自己真正要處理的檔案，建立成一個一個工作區看板。（這個功能的詳細操作可以參考：Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學，用待辦清單整理檔案）

這樣一來，我就可以不用管別人怎麼分類整理檔案，也不用再糾結於資料夾分類。

因為事實上，在專案工作執行過程中，我們真正需要快速取用的，也就是「我應該處理的檔案」而已。所以善用星號，或是善用優先工作區，是我認為最簡單但也最有效的整理方法。

二，善用連結，用專案主要文件管理其他檔案

有了前面一個步驟的基礎，這時候那些要處理的重要文件，可能是文件類型、試算表報表、簡報檔案，在製作時還是有可能需要搭配其他圖文影音檔案的資料輔助，這樣不是一樣要回到資料夾去找嗎？

其實不一定。

我們可以善用 Google Drive 雲端硬碟上的特色，每個檔案其實都是一個網址，而且這個檔案網址是「不會變動的」，也就是無論那個檔案被分類、移動到哪裡，都還是同一個網址。

這樣一來，我可以在專案的重要文件中，直接「插入」其他相關文件、檔案、影音的「連結」。

我真正要處理的是這份重要文件，透過連結，則幫我處理時也能快速索引、找到其他的檔案。（這個技巧的完整教學，可以參考：一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案）

例如下圖這樣，我在規劃一個線上課程，這份「影片課綱文件」是這個專案最重要的文件，但是在 Google 雲端硬碟上我還跟團隊共用了像是「市場分析」、「課前企劃」、「試錄影片」、「簡報草稿」等等其他檔案。不過我可以用「影片課綱文件」當作主要文件，在裡面「真正需要其他資料的地方」插入上述其他相關資料的連結。

這樣一來，無論我自己，或是團隊其他成員，只要以這份影片課綱的工作規劃為主，不就也可以在需要時，索引到需要的檔案，而不用管那些檔案被分類到哪裡了嗎？

無論是自己做管理，或是團隊做整理，善用連結，在主要文件上建立其他雲端硬碟檔案的索引，這是一個最有效的整理方法。

因為檔案真正需要整理的，不是檔案應該怎麼分類，而是「人」在處理工作時，什麼時候需要什麼檔案。

建立檔案的連結，在文件關鍵處，插入關鍵檔案連結，就是在告訴每一個人，這個時候需要使用那個檔案。

三，避免遺漏重要檔案的基本技巧

真正應該花時間去做的整理，是前面兩個步驟地整理。

而有了前面兩個步驟後，已經能快速找到、相對不會漏掉需要的檔案。其實我就不是那麼在意資料夾是不是要分類得很嚴謹或很複雜了，也不用一直在重新分類檔案。

而這時候，如果真的還怕有遺漏，就利用 Google 雲端硬碟的「活動通知」來追蹤即可。

在 Google Drive 的「活動通知列」，可以看到整個雲端硬碟中被修改、新增的檔案，往往這也是我們正在工作中所需要的檔案，利用這個資訊來追蹤，就不怕遺漏重要檔案。（功能教學可參考：聰明的文件管理方法！ Google Drive 即時文件編輯活動動態）

四，剩下的就用搜尋

那麼，如果前面三個步驟後，偶爾我還是一下子沒看到自己需要的檔案，這時候怎麼辦呢？也不要打開資料夾去翻找，而是利用「搜尋」。

最簡單的，就是輸入關鍵字直接搜尋。

進階一點，打開 Google 雲端硬碟網頁端上方搜尋列，進入進階搜尋，這裡可以限制日期、擁有者、檔案類型、只搜尋檔案標題等等，利用這個方式快速找到需要的檔案即可。

如果在一整個雲端硬碟搜尋，會找到太多不相關檔案，也可以：「Google 雲端硬碟終於開始支援「搜尋指定資料夾內」的檔案！」。

五，用真正的專案管理工具整理檔案

其實，我最建議的雲端硬碟檔案整理方法，是要跳脫傳統整理檔案的邏輯，用「專案管理」的邏輯來排程自己的檔案，因為這才是真正快速取用檔案的整理方式。

而要用專案工作的排程來排序檔案，更進階的做法，就是「有一個真正的專案管理工具」，在專案管理工具中排出自己或團隊的工作流程，然後把檔案「連結到」工具上。

例如我自己用 Evernote 做專案管理，所以我會在 Evernote 的專案筆記中排出工作流程，然後把 Google 雲端硬碟的檔案，根據工作流程步驟的需要，插入筆記的步驟排程中（如下圖）。

或者你的團隊可能使用 Trello 來進行專案管理，這時候最好的 Google 雲端硬碟整理方式，其實是在 Trello 任務卡片中，連結需要的雲端硬碟檔案。

這樣一來，團隊就以 Trello 為核心，進行專案排程工作，然後自然去取用連結的相關檔案即可。

結論：

檔案當然還是需要有一個基本的資料夾分類，這是為了保存的方便（我的基本資料夾分類技巧可看：一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則）。

但是如果把檔案的整理，侷限在傳統的資料夾分類上，其實會缺少很多彈性。

而在工作中，無論個人或團隊，最有效的整理不是資料夾分類，而是「工作流程的排序」。

讓檔案文件照著我的工作流程排序，就是我上面五個技巧所聚焦的重點。

而以 Google 雲端硬碟來看，要達到上述的整理功能，我們還需要跳脫「在電腦硬碟上整理」的思維，因為上述技巧在電腦檔案總管中上沒辦法實現，而是要用 Google Drive 的網頁端來整理，詳細教學可見：「新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能」。

以上是對我來說，非常有效，執行起來也很簡單的整理方法，提供給大家參考。

有興趣的朋友，還可延伸閱讀：［從近藤麻理惠的整理魔法，思考 5 個時間管理的關鍵啟示］、［三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件］、［如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13個整理技巧］等相關文章。


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