工作愈忙愈要減輕雜事負擔：把雜事專案化、自動化、模式化
我們或許會這樣想：「雜事，最好就是把他們交辦出去？」但其實並非如此：
- 一來，往往那是我被交辦要做的事情，通常沒有下一個人可以交辦。
- 二來，當我們是主管時，如果只能不斷交辦雜事出去，正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。
每一次我在講授時間管理或 Evernote 筆記課時，總會有許多朋友問我，工作上一直被交辦雜事，導致重要的工作都被延誤，應該怎麼辦才好？這個問題，並不一定只能是無奈的現實。
我們可以利用主動積極的處理技巧，減輕雜事負擔。
這並非那種「再也沒有雜事」的一勞永逸但不現實方法。只是如果可以做好下面三個管理，或許會大大減輕我們面對雜事的負擔：
- 專案化
- 雜事可能是我們搞錯處理順序產生的。
- 自動化
- 雜事可能是我們執行了不必要的步驟。
- 模式化
- 雜事可以用重複範本的方式快速完成。
我自己會利用上面三個管理技巧，幫助自己把雜事減到最少，處理雜事的效率提升到最高。一來一往，就可以有效的減輕雜事負擔與干擾。
舉個具體的例子，當我在管理 Google 雲端硬碟上的大量檔案資料時，裡面有許多不同專案的不同零散文件，這就跟要處理許多看似混亂的雜事一樣。
而這時候，我有三個讓處理 Google 雲端硬碟文件更有效率、更沒有管理負擔的流程。
而這時候，我有三個讓處理 Google 雲端硬碟文件更有效率、更沒有管理負擔的流程。
第一個就是用「專案排程的方式做整理」，不是用資料夾來分類雜事，而是建立一份「專案文件」來「排程」每個檔案的處理流程，這樣一來，我就可以從「專案視野」知道雜事的處理順序：
- 下一個要處理的文件是什麼？
- 不會被一堆雜亂文件，搞亂處理進度，專注在下一件事即可。
- 要掌握的資料在哪個流程？
- 快速找到、不會遺漏重要資料。
- 這份檔案可以在哪個階段處理？
- 可以明確知道雜事該什麼時候處理，而不用一著急全部擠在一起處理。
第二個則是盡量用「協同合作來自動簡化流程」，如果要一起做企劃？有文件需要確認？要一起收集資料製作表單？需要共同完成一份簡報？我一定優先促使團隊採用協同合作文件的方式，因為這樣就可以減少許多雜事的步驟：
- 省下郵件傳遞的步驟。
- 省下溝通整合的時間。
- 還擁有自動的版本控管。。
第三個則是建立許多「模式化的範本文件」，意識到雜事會不斷重複出現，還常常臨時出現，所以不如為這些雜事建立範本文件，雖然第一次建立範本需要多花一點點時間，但可以為未來的每次雜事，省下大量的時間，因為到時候只要複製使用即可：
- 常用的企劃文件範本
- 常用的報告範本
- 或是利用「合併列印郵件」寄送郵件範本，等等。
這就是我所利用的專案化、自動化與模式化的技巧，而他們確實幫助我減輕雜事負擔。
一，專案化：
專案化的管理，是我認為減輕雜事負擔最直接有效的方法，雖然他執行起來也最難。
雜事的出現，並且會造成我的負擔，其中有三個關鍵的問題是：
- 沒有長期的目標計畫，就無法預期雜事的出現，於是大多任務都會看起來像是突然出現的雜事。
- 缺乏專案排程，雜事出現了不知道應該放在哪個階段處理。
- 我們往往自己把雜事全部擠在一個處理，於是更沒有容納意外雜事的彈性。
這時候如果能夠先做好自己的目標專案管理（無論是工作上或生活上），那麼就可以有效解決上述三個雜事的問題。
- 先建立一份目標的專案筆記。
- 在專案筆記中，逐步拆解每個階段進度的流程。
- 從這樣的專案流程中，我可以為未來的任務，在前面階段先準備。
- 於是就減少了這些事情在未來變成臨時雜事出現。
- 當出現新的相關任務時，我會有一個明確流程依據，知道可以把新任務擺入、插入哪一個位置。
- 於是我可以專心處理眼前最要緊的下一步行動，而不用擔心擺到後面流程的雜事。
其實這是一個很簡單的管理步驟，但我也發現，往往我們會陷入遇到什麼做什麼的「想要快一點完成」的迷思。但這樣一來，反而更容易陷入雜事纏身的困境。
所謂的「預先準備」，就是如果我知道這個專案之後會有許多報表要填寫，是否可以一開始收集資料就用報表需要的格式處理？如果我知道這個專案之後會有結案報告，是否可以一開始做企劃時就符合結案報告的需求項目？那麼到了之後的階段，我就可以直接複製之前的內容，完成一件雜事。
所謂的「知道雜事的位置」，就像今天即時通收到一個任務，今天開會討論了三個行動，我不是把今天出現的這些事情全部列上待辦清單（那樣就會真的變成雜事纏身），而是：
- 打開我的「專案筆記」
- 看看即時通的任務應該放入未來哪個階段的流程去處理
- 會議結論的三個行動分別又要插入哪幾個不同的處理順序中
把雜事排入真正的專案流程，而非待辦清單，讓自己的待辦清單是今天真正要推動的重要事情，這樣也是減輕雜事的干擾與負擔。（具體搭配工具的作法，可參考：突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流）
而要解決「雜事不要擠在一起處理」的問題，首先還是需要我先有一個明確的專案排程，甚至這個排程很明確的在進攻行事曆上畫出時間軸。這時候當主管、同事、客戶要丟一個臨時雜事給我時，我才能「明確的討價還價」，意思是我可以準確地說出，這一件雜事可以排入未來哪個時間點再處理，一樣來得及，甚至更符合專案流程。
很多時後，雜事出現而我們只能排入今日待辦清單，是因為連我們也不明確的知道，這件事可以排入專案未來的哪一個時程處理就好。
二，自動化：
在透過專案化管理，來讓雜事有秩序的前提下。我們還可以進一步透過自動化，來提升雜事的處理速度。這邊尤其指的是「善用工具，簡化工作步驟」。
要注意，我說的自動化，包含但主要不是指那些需要寫程式碼，或是需要很多步驟設定的「全自動化」，例如：「Trello 繁瑣操作全自動化教學， Butler 強化功能免費開放使用」。
我想表達的自動化，是：
- 用一般人也可以輕鬆上手的數位工具。
- 改變一下自己的工作方式。
- 就能讓某些原本要做的步驟不需要做。
- 或是可以自動完成就好。
光是這樣做，就能節省大量瑣事的處理時間，甚至讓瑣事不要發生。
前面提到的「協同合作」是一個例子，沒有協同合作時，我們每天要在許多郵件、即時通中重複的傳遞、修改檔案，增加很多等待、操作的時間，也增加很多確認、管理的時間。但如果善用「協同合作」，可以把這些步驟都簡化下來。
或者像是：
善用工具，搭配工作方法的調整，我們也能：「用減法工作」。
三，模式化
最後這個步驟，可能是做起來最簡單，而也能有效減輕雜事負擔的方法。那就是我在這個系列前一篇文章所講的：「工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵」。
很多雜事是重複出現的，或許我們無法預知下次什麼時候會被交辦，但我們知道未來還會再做到。
這時候，如果可以在第一次做一件任務時，一邊做，一邊起碼把兩種東西「記錄」好：
- 任務的實際執行步驟。
- 任務需要的相關資料。
這樣一來，就等於為「下一次的類似雜事」，準備好了一份範本。等到下次雜事再出現，只要照著做即可。
我在自己的工作流程中，就用 Evernote 累積了數百則這樣的工作範本，他們涵蓋了我在工作中、生活中會遇到的大大小小雜事。
雜事第一次出現，確實會花點時間，但等到第二次、第三次又再出現時，我已經準備好固定模式的範本，可以用最快速度、不出錯的處理完成了！
這是一個我維持多年的習慣，就是為各種做過的任務，都要建立模式化的清單筆記：「準備好瑣事清單，幫你不費力進入決定性工作狀態」。而他們也確實幫助我能夠更輕鬆的處理隨時出現的雜事。
小結：
所以當我們面對工作上、生活中，常常都會有許多雜事不斷干擾，甚至有時候雜事的數量造成負擔，這時候，我會嘗試從上面三種方法，來有效處理雜事：
- 專案化
- 我自己要能預知某些雜事，先做準備。
- 我要能明確知道雜事要排入哪個流程。
- 這樣我就不用擔心雜事全部擠在今天的待辦清單。
- 自動化
- 我會善用數位工具，讓某些雜事不用做。
- 或是讓某些雜事簡化步驟，做起來更快。
- 模式化
- 我會更認真面對雜事，寫下處理的步驟、經驗與資料。
- 建立每一件雜事的清單與範本。
- 下一次，就可以減輕大腦負擔，快速地完成這件事。
提供大家參考，希望有所幫助。
有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：
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感謝分享，這篇我很想分享給新進同仁，關於做事方法
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