我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫？6 種整理邏輯建議

我們平常免不了會拿到大量的紙張資料，應該如何整理這些資料，提升效率呢？例如：

• 工作時大量的會議文件、筆記、單據
• 學習時的書籍、論文資料整理
• 生活中的各種收據、說明書、個人資料

當我在進行紙張資料的整理時，有三個目的，為了滿足這三個目的，所以我採用 Evernote 來建立一個「所有紙張的資料庫」：

• 如何有效歸類？
• 比起實體的資料夾分類， Evernote 的記事連結、標籤，可以讓分類更有彈性。
• 如何有效搜尋？
• 比起實體的翻找， Evernote 的關鍵字搜尋，加上紙張內文的辨識索引，可以加快速度。
• 如何重複利用？
• 比起實體的複印， Evernote 的筆記功能，讓紙張的利用更多元。

今天這篇文章，是我的真實應用案例分享，歸納為六種紙張數位化後的整理邏輯。跟大家聊一聊，我如何利用 Evernote ，來建立一個滿足上述需求的紙張資料庫。

一，目錄索引：（案例）寶寶的檢查報告

第一個整理方法，就是用 Evernote 筆記連結建立目錄索引，取代實體紙張的資料夾分類。

從老婆懷孕，到孩子誕生初期，一年多的時間裡，要做許許多多的檢查，也拿到了很多紙本的報告資料。這些資料中，有些想要留作紀念（例如產檢時的超音波照片），有些則是覺得要以備不時之需（例如小孩的各種檢查報告，或是重要的醫療紀錄）。

我自己整理這些陸陸續續出現的檢查報告資料的方法是：

• 每次拿到一份新的紙本報告，當下就用 Evernote 掃描成一則筆記，漸漸的會有許多則這樣的掃描筆記。
• 一開始就建立一則「統整所有小孩檢查報告的目錄筆記」，目錄筆記只會有一則。
• 每次掃描一則新的檢查報告筆記，就用記事連結，連到目錄筆記中。
• 在唯一一則統整小孩檢查報告的目錄筆記裡，做分類與排序。

之後這一則小孩檢查報告的目錄筆記，就可以幫助我快速的索引到之前的所有報告紙本資料了。

• 要搜尋到這一則小孩檢查報告的目錄筆記，很簡單。
• 如果想要用關鍵字去搜尋每一次不同產檢、檢查的報告，則相對有難度。

所以我只要建立好目錄筆記，能夠用關鍵字搜尋到目錄筆記，再用記事連結去索引，這是找到大量零散資料的好辦法。（功能教學，可參考：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法）

二，工作排程：（案例）汽車保險資料

第二個整理方法，用 Evernote 目錄索引建立工作排程順序，取代在實體的資料夾中排序。

生活中也會有許多複雜資料需要整理，像是我和老婆的保險資料，或是像車輛的保險資料，我也會用 Evernote 來建立一個好整理、好查詢的資料庫。

以我整理車輛保險的筆記為例，我會這樣做：

• 用 Evernote 掃描業務、保險人員名片。
• 用 Evernote 掃描處理流程的說明文件。
• 用 Evernote 掃描每年更新的保險單據。
• 如果不幸發生事故（還真的發生過，幸好人都沒有大礙），也用 Evernote 把相關的紙張資料掃描成一則筆記（例如對方名片、報案三聯單等等）。
• 建立一則「車輛保險與車禍處理流程」的統整目錄筆記，把前述的資料，連結到這則目錄筆記。
• 並且在「車輛保險與車禍處理流程」這則筆記中，排程一個最有效率的查找資料、處理問題流程。

還是一樣的邏輯，分散的資料難以快速查找，但只要紙張數位化，並且根據需求，建立一個整理目錄，以後就能根據需要快速索引。

而且這個整理目錄，還可以根據我解決問題的前後順序，更有彈性地進行排列整理。

三，剪貼簿（抓重點）：（案例）樂高說明書

第三種整理方法，用 Evernote 筆記簡化紙本說明書，取代每次都在說明書中重新翻找。

很多時候買了產品，會附上像是說明書這樣的文件，我也喜歡把這樣的說明書用 Evernote 整理起來。當然，不是掃描整本說明書，而是利用數位化的方式「獲得更方便的使用狀態」。

例如我自己喜歡組合樂高，也幫小孩買了幾組樂高來玩，但是小孩免不了常常把組合好的樂高拆掉，這時候就要陪孩子一起把樂高重新組合回去。

而因為有些模型確實比較複雜，我也每一次都要對照一下說明書，才知道組合的正確方法。

於是當我買了一個大樓救火消防車的樂高場景組，我就這樣做：

• 建立一則該樂高模型的筆記。
• 把裡面幾個比較困難的模型「完成圖」掃描下來。
• 例如大樓完成圖、消防車完成圖、工地吊車完成圖。

這樣一來，每次這組樂高又有東西被拆掉時，我就只要快速搜尋這則筆記，參考該模型的完成圖，就能回想起組合回去的方法了。

就算原本紙本說明書被收起來（所以拿出來很麻煩），或是搞丟，也都沒關係了。

四，剪貼簿（多合一）：（案例）家電產品資料

第四個整理方法，是利用 Evernote 把多種相關資料整合在一則筆記。取代實體中分散成多份紙張資料。

例如我安裝了一個大門的電子鎖，安裝過程中，獲得了下面這些紙張資料：

• 電子鎖說明書。
• 購買收據。
• 維修安裝廠商的名片。

這些紙張資料是分散的，但透過 Evernote 掃描，就可以統整在同一則購買電子鎖的筆記中。

這樣一來，就不用整理分散的紙張資料，未來查找也會更快速，因為都整合在同一則筆記了。

五，做筆記的彈性：（案例）閱讀書籍心得

第五種整理方法，是用 Evernote 的數位打字加上紙張掃描，重新整理學習筆記。取代在原本的紙本書稿論文上做筆記。

當閱讀紙本書籍時，我的目標不是要整理書籍資料，而是要建立一個行動任務，真正重要的是我要如何在閱讀後獲得真正的改變。

所以我在整理一本書的資料時會這樣做：

• 一邊閱讀，一邊快速掃描書中最關鍵的圖表、結論、方法流程。
• 讀完書後，再讀一次自己掃描的內文。
• 重新根據自己的理解，整理自己的方法系統、行動步驟。

透過這樣一則筆記本，我可以節省很多重新翻閱書籍的時間，並且在閱讀過程就能快速做好重點記錄。

更重要的是，我可以在一則結合了自己的大綱整理、書頁掃描的 Evernote 筆記中，很輕鬆的把書籍內容，重新整理成一則自己的筆記。

更具體的細節操作，可以參考之前的這篇文章：「Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統」。

六，做筆記的整合：（案例）任務規劃

第六個整理方法，則是用 Evernote 的待辦清單、提醒功能整理會議記錄，取代紙本筆記本中分散的會議筆記。

雖然我很習慣使用各種數位工具，但開會時、採訪時、和客戶腦力激盪時，確實紙本可以更直覺地做速記。

我一定會帶著筆電開會，可以的話，我會優先選擇用 Evernote 處理任務。但也同時準備一本紙本筆記，以防需要時可以快速做筆記。（真實例子可參考：回顧我的一年份「紙筆」筆記本，那些手寫圖像記錄更好的筆記）

而這時候我會這樣做：

• 速記在紙本筆記、便利貼上。或是在紙張上畫出流程圖。
• 用 Evernote 掃描紙張上內容。
• 將紙張速記的內容，整合到數位的任務筆記中。

這樣一來，我可以很輕鬆結合：

• 數位工具的優點
• 在 Evernote 筆記中規劃待辦清單，設定提醒，或是用大綱整理任務重點
• 紙本的優點
• 把紙張上的速記或手繪流程圖，也放入同一則筆記，可以隨時參考

而我的經驗是，紙本筆記上要翻閱查找資料，並非易事，也容易遺漏。

把這些資料整合到數位的任務筆記中，會是更有效率的做法。

我的 Evernote 筆記數量大約是 13000 多則，其中大約 2900 多則包含了紙張內容的資料！

• 其實我的工作流程，也會使用紙本筆記，也需要紙張資料。
• 但我會把紙張資料，統整到數位資料庫。
• 建立上述六種整理邏輯，幫助我更有效率的分類、查詢與利用這些紙張資料。

分享我的真實案例、整理方法，提供大家參考。

有興趣的朋友，還可延伸閱讀：［自己做 2020 年筆記本， 11 種行事曆、筆記範本下載列印網站］、［紙上生產力：免費列印 12 種高效率做計畫的筆記範本］。

或是參考我的 Evernote 最完整的課程、著作：《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：我如何用 Evernote 高效率整理紙張資料庫？6 種整理邏輯建議）