[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好？不是把時間表排好排滿

最近幾次採訪，都被採訪者詢問到一個類似的問題：「我要怎麼知道自己時間管理得夠好？是不是要計算我利用了多少時間？」

確實，在電腦玩物的前幾年，我有陣子很喜歡介紹「計算時間利用」的工具。例如「時間塊」、「 Toggl 」等。

這些工具，我原本預期他們可以帶來兩個效果：

• 第一個效果，就是讓我具體知道執行某個特定任務，通常需要花掉多少時間。尤其像是 Toogl 這樣的工具，可以實際計算出平均寫一篇文章、做一份簡報大概需要的時間。而這樣可以幫助我「對時間長度更敏感」，知道應該為不同任務預留多少充足的執行時間。
• 第二個效果，我以為當可以看到自己每周、每月時間利用統計圖後，能夠激勵自己，保持或促進更多時間的充分利用。也能提醒自己，是不是花費太多時間在額外事情上。

這兩個預期效果，第一個效果是確實可以做得到的，尤其在我們對一些新任務還沒有明確時間概念時，更應該利用工具，實際計算看看，而不要憑空亂想。（我曾把這樣的方法，稱為時間數據化：新年拯救沒時間的第一個推薦練習：時間數據化）

但第二個預期效果，雖非完全無效，然而現階段的我，卻會對其持保留的態度。

就像是生活工作的平衡，絕非是比例平衡：

回到前面的提問：「我要怎麼知道自己時間管理得夠好？是不是要計算我利用了多少時間？」

現階段的我，通常會這樣回答：「不是要計算自己利用了多少時間，也不是看自己時間表排得多滿。想知道自己有生產力、評估自己時間管理成效，其實只有一種方法：那就是看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

舉個也常常有朋友問的例子。

想要生活、工作平衡，不是去看生活時間花了多少？不是去看工作時間排了多少？「不是」去計算生活、工作時間的「比例平衡」。「不會」是一個白天排滿上班、晚上與周末排滿生活休閒的時間表，就是平衡。

生活、工作平衡其實只有一個判斷標準：工作上，我產出的成果是不是為我帶來了充分的成就感，幫助我職涯的成長。而生活中，我也在解決家庭問題時創造了自我價值，或是發展出了我個人的興趣專業、新成就。（關於有價值的目標設定，可參考我的這篇最新文章：不一定要計畫新年度目標，用這五步驟為「現在」找到目標）

更簡單來說，工作上能創造價值、生活中也有創造成就，那就有工作與生活的平衡。

評估標準出錯，時間管理更有壓力：

時間管理的評估標準如果出錯，把「利用多少時間」、「安排多滿時間」當作評估標準，就會像我們搞錯目標一樣，容易走上歧路，反而會讓自己的時間管理更有壓力，更挫折。

因為我確實遇過很多這樣的案例。

很多朋友其實非常認真，對自己也很有自制力，但是他們依然覺得自己的時間管理有問題，感覺到自己的投入沒有獲得回報，甚至開始產生倦怠。

而往往這時候，當我幫助他們檢驗自己的時間表，就會發現時間表「排得非常滿」！這些朋友工作上無庸置疑非常積極，甚至常常為了沒辦法再把更多被交辦的事情排入時間表而懊惱。生活上也設定了很多目標，休閒、運動、娛樂、學習、家庭、各式各樣興趣，都想盡辦法要塞入剩下的時間表中。

但「排好排滿的時間表」往往做到了一個瓶頸時，更容易出現幾個問題：

• 工作、生活中再也無法應付任何意外（因為時間表已經排好排滿），而偏偏又很多意外。
• 自制力的大量需求，對人的心智其實是很大的耗損，所以執行這份時間表是超人行為，而很容易因為各種挫折而開始洩氣、厭倦。
• 雖然忙碌，雖然時間統計圖都可以很漂亮，但不快樂。
• 更常常因為這份時間表沒辦法100%執行而自我否定。

我想評估自己是不是更有生產力？我想知道自己時間利用得好不好？結果卻反而讓自己更不會時間管理。

「管理」「時間」，其實是非必要手段：

因為，安排時間表，本來就不是時間管理的「目標」，只是其中一種「手段」，而且，還是非必要手段！

舉個最簡單的例子，我喜歡寫作，我如何知道自己的寫作時間安排得很好？

• 是看我可不可以早起寫作嗎？
• 是統計我每天的寫作時間嗎？
• 是看我有沒有強制自己坐到桌前寫作嗎？
• 都不是！

其實只有一個檢驗標準：那就是我有沒有持續地寫出自己滿意的一篇一篇文章！

這裡面當然也可以有些時間的因素，例如我可不可以每天（或平均每兩天，或平均每個禮拜）產出好文章。但關鍵都是真的寫出自己喜歡的好文章，那時間管理才算數。

時間管理的唯一評量標準，就是「看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

但是，也不要誤會，我並非說只看成果！這樣就變成另一種錯誤，以為只有功成名就、家財萬貫、家庭和樂的人才會時間管理了。這樣也是倒果為因。

我這邊想說的，是一個思考邏輯的順序，這個順序如下：

1. 時間管理的評量標準，是看我確實完成了什麼有價值的目標。
2. 我要先鎖定自己的目標，而非直接安排手段。
3. 我要先設計出目標的價值，我應該定義自己想要創造的具體價值是什麼。
4. 我要去分析能確實完成目標價值的手段。
5. 關鍵是要完成目標，而不是手段什麼時候做、不是手段做了多少時間。
6. 因為要確實完成，不是有做過就好，所以我必須排除一些目標。讓剩下的目標可以充分完成。

透過這樣的思考過程，或許最後你還是「會有」一個時間表，或是你會發現「不需要」一個時間表，但我們知道這都只是為了達成目標的手段之一。

真正的時間管理要評量的，還是我的有價值目標是否完成。

讓我們更具體地舉例來說明看看。

如果我想要生活、工作平衡，那麼不在於我怎麼安排生活、工作時間，不是時間表上看起來平衡。

想要讓時間表上看起來平衡，往往反而讓自己更累！

我只需要關注工作上的目標、生活上的目標：

• 甚至只要各一個關鍵目標就好。
• 然後看是不是為他們設計出價值。
• 是不是有明確執行他們的手段。
• 最後真正確實地完成目標（或是有創造出成果的推進目標）。

可參考這篇文章：「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法。

當我推進了工作上的目標（完成了一個新產品），也在生活中創造了有價值的目標（引導小孩可以自己收玩具了、做了孩子的生日蛋糕）。

那麼我自然感受到工作與生活的平衡，也感受到時間管理的成效了，根本不需要什麼精密的評估。

那時間如何管理？如何充分利用？

或許你會進一步追問，只要目標完成就好嗎？可是我怎麼知道自己有沒有浪費時間？時間利用得好不好？時間管理難道不是要斤斤計較每個時間的利用嗎？

這樣講，似乎也沒錯。有時候從結果來看，好像也是這樣。

但別忘了，當我們能夠為自己設計出有價值的目標，當我們想要確實把這樣目標完成時，難道不就會投入所有時間嗎？

• 如果這個目標簡單就能完成，那表示我們沒有設計好，價值還不夠。
• 如果為了有價值的目標要完成，我們勢必要拆解出很多手段，然後不斷去嘗試、挑戰，以及累積小成果。
• 如果同時有幾個有價值的目標要完成，那就要在各種可利用時間裡，充分去執行上述手段。
• 這時候，我們還怕自己的時間利用不夠好嗎？

而目標確實地完成，價值確實的創造，就是我們時間利用得好的最佳證明。除此之外，也沒有更好的證明了。

反而是在時間表都排滿、感覺時間都有花在各種事情上，但真正有價值的目標都沒完成時，這才是時間管理有問題的時刻：

• 是否我們的目標設計還需要修正？
• 是否我們的手段還可以調整？還有其他可能性？
• 是否我還沒有為可利用時間，設計出可執行目標的手段？

第三點比較困難，那些零碎空檔、工作切換之間，這些時間往往不能利用的原因，在於我們的手段設計得不夠簡單精準，導致有時間卻無法可用。（具體作法，可參考：如何利用零碎時間？讓空檔成為完成目標的四種關鍵時間）

結論：

或許很多朋友看我分享時間管理，或是看其他時間管理書籍「呈現」出的結果，會被時間表誤導，以為時間管理是在評量排出多厲害的時間表。

但其實並非如此，我相信其他時間管理理論也不是如此。

「我要怎麼知道自己時間管理得夠好？是不是要計算我利用了多少時間？」

「不是要計算自己利用了多少時間，也不是看自己時間表排得多滿。知道自己有生產力、評估自己時間管理成效，其實只有一種方法，那就是看自己確實完成了什麼有價值的目標。」

從這個簡單的回答出發，背後其實是一套規劃事情的思考邏輯的翻轉。

這篇文章，比較輕鬆，希望提出一個想法，提供參考，讓大家翻轉時間管理的某些想法。

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