遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享
最近「遠距工作（ Remote Work ）」再次成為話題，而且這一次不是因為新鮮潮流，是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化，開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。
其實，遠距工作真正的難處，可能不是工具的問題，而是方法與文化的問題。
想在家工作，搭配相應工具就可以。但如何把家（或是任何你當作辦公室的私人地方），當成一個真正的辦公室？如何清楚劃分工作與私人的界線？這其實包含了個人的工作習慣，也包含公司如何規劃與管理。
遠距工作有可能有助提高生產力，但也可能更要求每個人的時間管理方法，團隊的專案管理方法。
這篇文章，我想聊聊自己的遠距工作經驗，從工具出發，但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時，幾個關鍵的問題：
- 如何無縫銜接辦公室工作？
- 如何進行溝通？
- 如何不需面對面完成更精準的合作？
- 如何建立與掌握工作流程？
1. 如何無縫銜接辦公室工具？遠端桌面
如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作，首先面臨的問題，是如何離開辦公室後，還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統？或是讀取到公司電腦裡的檔案？
一個比較簡單的作法，是利用「遠端桌面」的軟體，從自己的筆電、手機，連到公司辦公桌的電腦，直接操作公司電腦中的軟體或系統。
遠端桌面軟體的選擇，常見的有三種：
不過使用遠端桌面軟體，也要注意安全性的問題，有些公司企業不一定有開放安裝。
另外使用遠端桌面軟體，從自己的電腦連到公司電腦操作，速度、效率上一定會慢半拍，而且往往還可能會慢上許多。
如果公司有開放 VPN ，那麼要連上公司內部的網路時，例如操作公司內的 ERP 系統，可以使用公司的 VPN 。從外部進行連線，這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。
2. 如何無縫銜接辦公室資料？同步工作檔案
但是如果公司允許雲端工具（無論是公司內的私有雲，或是像各種雲端硬碟服務），比起操作起來會比較慢的遠端桌面，直接使用雲端同步工具，是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。
例如在「 Google 雲端硬碟」、「 Dropbox 」中同步檔案：
- 辦公室電腦、自己的筆電，同步一致的檔案狀態。
- 團隊共用雲端硬碟，大家同步分享需要的各種檔案。
- 遠距工作、在家工作，都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作，或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。
這樣一來，就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體，那麼也可以同步辦公室的檔案。
你可以試試看用「Google 備份與同步處理軟體使用兩個月心得」，安裝電腦上的同步軟體，將辦公室電腦的檔案，同步到自己的筆電。
或者，像我自己這幾年的習慣是，連電腦上的同步軟體也不安裝了，因為直接就在純雲端的線上 Google 雲端硬碟網頁端，完成各種編輯檔案的工作（可參考：新版 Google 雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的 11 個功能）。
這樣一來，遠距工作就變得更簡單，可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。
3. 如何無縫銜接團隊資料？共用的專案資料庫
如果要比前面的檔案雲端同步，再更進階一點點。我的經驗是，遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」：
- 可以節省那些去找同事要資料的時間。
- 也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。
因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案，但是檔案還是處在比較零散的狀態，沒辦法根據專案流程排序。
而且除了檔案，專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理，這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作，也能隨時讀取共用的專案資料庫，每個人都能快速找到需要的資料。
建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個，他們的邏輯是一致的：「利用專案目錄，建立共用記事本中所有資料的索引，並排出專案資料的順序。」
- Evernote：Evernote 整理，應該優先採用目錄清單分類法
- Notion：用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學
4. 如何溝通？文件協同合作的溝通
遠距工作，非常需要溝通。最好的溝通，則是減少無謂的溝通，讓必要的溝通簡單而精準。
我這邊講的，是利用 Google 文件、 Office 線上版，多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步，還要再更進一步。
即使是在辦公室環境裡面，「協同合作」文件，都可以節省很多郵件往來時間，並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。
而在遠距工作時，因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒，利用協同合作，反而可以：
- 每個人即時獲知最新文件狀態。
- 比起每個人同時上線溝通，更重要的是每個人可以非同步工作。
- 在自己有空時更新文件，但其他人都可以獲得更新。
- 在文件上留下精準的合作註解。
- 彼此追蹤文件的處理進度。
工具的教學可以參考：「提高 Google Drive 文書報告生產力：我常用的 G Suite 工作技巧」。
舉一個我實際經驗過的例子，我曾經跟10個不同作者，一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章，是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作，其實就像我們 11 個人在半年的時間，組成一個團隊一樣，只是我們各自在不同的地方，不可能在同一個辦公室工作。
- 在那一年中，我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過，而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
- 其中最關鍵的，就是利用 Google 文件上的協同合作。
- 每個人都能看到其他人今天最新的文件進度，並且可以提供註解建議。
- 而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
- 設定好權限，本來感覺是要很多會議的合作，就在大家默默推進文件進度，默默彼此提供建議，加上我在協同合作時進行統籌，順利的完成了。
無論辦公室工作，還是遠距工作，「協同合作文件」都能顯著提升效率。
而當遠距工作時，「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。
5. 如何溝通？團隊工作流程管理的溝通
遠距工作需要溝通，除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外，前面也提到了，其實文件協作的溝通流程更能提升效率。
另外還有一種溝通，也是遠距工作必要的，那就是專案、任務進度的溝通。
因為是遠距工作，沒辦法親眼看到每個人的工作狀態，那麼要如何管理好工作進度呢？
當然，不是利用視訊會議之類的通訊工具，因為會議中說的進度其實不明確，也沒辦法即時追蹤和更新。
最好的方法，就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具，其核心的目的，就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。
我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇：
- Trello：簡潔具體的視覺化看板管理，適合排出專案進度、規劃任務、分配任務，並且追蹤每個工作者的任務完成進度。
- Todoist：可以團隊共用的待辦清單工具，適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動。
- Google 日曆：也可以用來做專案排程，適合讓團隊了解每週專案進度，關鍵的里程碑日期。
其實，就算只是在辦公室工作，這些專案管理工具，也可以幫助我們提升效率。
但是尤其在遠距工作時，如何分配、管理每個合作者的任務與進度呢？這時候一個共用的、協作的專案管理工具，就能讓事半功倍。
6. 如何溝通？遠距視訊會議的溝通
但也有時候，確實需要直接進行語音交談，或是直接「面對面」，不只是要迅速的討論解決一些重要問題，也可以增進團隊的情感。
工具上，這個問題其實很好解決。
不過真正的問題是，兩個人的視訊會議很簡單，但三個人以上的視訊會議，如何讓每個人保持在討論狀態，就是一個難題了！因為不是在真正的同一個會議室，雖然在鏡頭前，但其實每個人所處的環境可能都有很多干擾，或是更容易在不是輪到他討論時分心。
我之前那個跟10個作者一起寫一本書的過程中，就有遇到視訊會議時，一開始沒有這樣的經驗，每個人慢慢討論，結果其他人很快地就不在狀態，甚至離開鏡頭。
這時候，視訊會議應該要：
- 更精準的設定好議程
- 盡量每個議題都是簡短具體
- 目的只是尋求答案
- 讓大家真的都可參與
這樣的視訊會議才有意義。其實，開任何會議，這都是必要的邏輯。但遠距視訊會議時，又更為重要。（可參考：高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已）
那麼，視訊會議有什麼工具呢？因為選擇真的很多，就列舉如下：
- （比較總表）Webex, Teams, Meet, Jitsi 8款視訊會議軟體需求測試比較表格
- Zoom 免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學
- Microsoft Teams 圖解教學：免費視訊會議、遠距工作提升效率
- LINE 視訊會議圖解教學，直播、分享螢幕畫面、200人群組視訊
- Google Meet 視訊錄影、白板簡報、遠距教學的11個必學功能
- Jitsi Meet 視訊會議教學：免費無限時間、共享桌面、會議錄影
- Skype Meet Now 免費、免帳號、免軟體的視訊會議＋即時通
- Cisco Webex 免費視訊會議教學：圖解主持人權限、共用畫面
- BigBlueButton 為遠距教學設計的視訊軟體，分組討論圖解教學
7. 如何溝通？團隊即時通溝通工具
除了要面對面的音訊、視訊會議外，還是需要有一個隨時可以討論些小問題，同事之間需要的問答，甚至閒聊的「即時通」系統。這樣的系統其實也很多選擇。
特別適合辦公室即時通的專業選擇，可以讓團隊打造多條溝通頻道，滿足不同溝通需求，並且溝通資料長期保存，還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具。這樣的選擇有：
- Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道
- JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶
- 更新：Microsoft Teams 圖解教學：免費視訊會議、遠距工作提升效率
但是如果想從目前大家已經在使用的即時通，建立團隊遠距工作時的溝通管道，其實也是可以的，只要理解一些管理的技巧即可：
結論：
以上分享我自己和不同團隊、不同合作者，執行過遠距工作（合作）的過程中，自己嘗試過的工具，以及相關的經驗心得分享。
遠距工作如何更有效率？
先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題，這是基本需求。
然後視訊會議、團隊即時通，這是辦公室會議的折衷轉換。
但要進一步提升遠距工作的效率，我的經驗是，關鍵則是在於：
提供大家參考。有興趣的朋友，或許還可參考我多年前寫過的這篇：「取代郵件即時通溝通，6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。
（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享）
遠距工作如何更有效率？
先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題，這是基本需求。
然後視訊會議、團隊即時通，這是辦公室會議的折衷轉換。
但要進一步提升遠距工作的效率，我的經驗是，關鍵則是在於：
- 有效的協同合作方式
- 不在辦公室，也能知道對方的問題，並且能提供協助
- 有效的進度追蹤
- 專案進度的管理
提供大家參考。有興趣的朋友，或許還可參考我多年前寫過的這篇：「取代郵件即時通溝通，6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。
（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：遠距工作如何更有效率？ 7 種遠距協作工具經驗與方法分享）
今天Notion也發表了一份關於遠距工作的樣版
回覆刪除https://www.notion.so/Remote-work-wiki-1b21ef5501714fffa9f5c5c25677371f
感谢您将它们组合在一起，因为它非常有用。 这显然是一篇很棒的文章。 url
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回覆刪除很有用的資源~ 現階段防疫情間，都得在家裡工作，真的很需要！
回覆刪除很棒的文章學到很多，尤其是現在很多資安問題，好的VPN很重要。
回覆刪除好的翻墙VPN不仅能提高工作效率，还能让人心情更好，哈哈哈。以前采用过免费的，但是有些免费的确实不敢恭维呀。
回覆刪除在Mac、Linux、Windows電腦上翻墻的方法類似，一種是使用瀏覽器代理插件翻墙软件，這種方式不需要安裝任何客戶端
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