Notion 實踐 GTD 時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學

在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章後，相信電腦玩物的讀者們，也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。

今天這篇文章，讓我來做一個方法論的總結，如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統，那麼：

• 如何實踐經典的 GTD 時間管理方法？
• 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單？

我在電腦玩物上常介紹的幾個生產力工具，我都為他們研擬過 GTD 方法論的系統實踐：

• Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版
• 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享
• 全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學
• Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學

而現在，讓我把 GTD 經典的五個時間管理流程，用 Notion 來示範如何實踐：

• 「1. 捕捉」：
• 我們必須清空大腦，盡可能把引起注意的事情捕捉下來，放在收集箱，並且盡可能 100% 的收集。
• 「2. 理清」：
• 對每一件收集的事情進行思考判斷，如何採取行動？何時採取行動？下一步行動是什麼？
• 「3. 整理」：
• 把分散的行動、任務，組織成專案，確立有價值的目標與成果，並開始聚焦目標。
• 「4. 檢視」：
• 回頭檢視整理好的系統，安排好未來一周的行動。
• 「5. 執行」：
• 如此一來會建立一個值得信賴的系統，依靠這個系統安心地去執行設定好的任務，更專注在重要任務上。

這篇文章，不會再仔細說明 Notion 的操作功能，想先了解操作細節的朋友，可以參考我的幾篇文章：

• 基礎入門認識
• Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具
• Notion 筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入 Evernote
• Notion 全新個人免費版，開放無限數量的 block 筆記內容頁面
• 熟練這 13 個 Notion 快捷鍵，編輯 Block 、跳轉頁面更直覺快速
• 關鍵功能教學：
• Notion 節省時間的「按鈕」神器：解鎖高效工作流程 6 個實戰案例
• Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案
• Notion Synced blocks 三大活用案例教學，超省時間的跨頁面同步內容
• Notion 推出自動反向連結功能，如何利用在專案管理、知識研究？
• 如何活用 Notion 反向連結，快速建立聚焦目標的每日行動清單
• Notion 自訂範本 2 大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOP
• Notion Timeline 時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧
• Notion 推出簡單表格功能教學，複製貼上表格不用再變成資料庫
• Notion 資料庫授權他人協作內容，但禁止改動 Database 設定教學
• 活用 Notion Status 設計輕鬆追蹤進度、勾選確認的專案待辦清單
• 用 Notion Recurring Templates 設計週期自動循環提醒的任務筆記
• Notion AI 筆記實測：自動用中文寫報告大綱、任務規劃、行銷文案
• 完整整理邏輯
• 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學
• 用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格
• Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析
• 進階應用案例
• 從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記
• Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法
• Notion 實踐 GTD 時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學
• Notion 實踐子彈筆記術的模板教學，不是從子彈行動清單開始
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 系列
• Evernote 筆記轉移到 Notion（一）：使用習慣相對無痛匯入教學
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三)：上手筆記編輯 15 個超能力
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四)：必用 7 大搜尋技巧

第一步：捕捉，建立收集箱

GTD 方法的第一步，是清空大腦，把所有事情「先」放入「收集箱」，然後再進一步的統一拆解與整理。

在 Notion 中，每一個專案頁面中，都可以插入［ Database （資料庫）］，這個功能很適合用來當作收集箱。

例如我在「烘焙料理專案」中，常常看到很多食譜想要試試看，我就設定一個［食譜收集箱］，找到有趣的食譜，如果有時間，就收集到這個收集箱中，然後在下一步進行拆解與整理。

每一個 Notion 專案頁面，都可以有一個收集箱功能的專案資料庫，用來快速收集這個專案的各種任務。

但是，在所有專案頁面之外，我們還可以另外設定一個專門叫做「收集箱」的頁面資料庫。

用來幹嘛呢？用來先收集那些：

• 暫時不屬於任何專案，但可能要做的事情。
• 當下沒時間整理到專案，先有一個快速收集的地方。

例如下圖這樣的專屬收集箱頁面。

專屬的收集箱，因為只是要收集暫存的任務，所以盡量簡單即可，最好不要設定什麼 Property （屬性）。

這裡的任務，到時候是要歸類到真正所屬的專案。而「收集箱」的目的，是讓自己先清空大腦，統一記住，然後下一步才容易理清。

第二步：理清：設計標籤進度、時間提醒、待辦清單

那麼，當收集箱裡收集了一些尚未整理的項目，下一步當然就是要「理清」他們。

首先，打開專屬的暫存收集箱，把確認要做的任務，［移動］到所屬的專案頁面或專案資料庫。

例如，我先在專屬收集箱收集了一個蛋糕食譜，決定真的要練習這個食譜，我就利用［Move to ］的功能，開始移動這個項目。

我已經有一個烘焙料理的專案，在專案頁面有一個［烘焙食譜］的資料庫，移動時，搜尋關鍵字，找到要移動過去的頁面或資料庫，然後移動到所屬專案。

這個步驟的關鍵是，收集時可能時間不多，就先收集在統一的收集箱，讓收集箱成為一個緩衝。但是等到有空檔時，就要把任務移動到專屬的專案中。

而只有移動到專案中的任務，才是真正要開始做的任務。

但接下來的步驟更為關鍵，放入專案的任務，可以利用 Notion 進行三種理清：

• 標籤
• 加上進度標籤，為任務排序
• 時間
• 時間提醒，為了記得去做
• 列出待辦清單
• 確認完成與否

我們可以打開一個移動到專案資料庫中的任務項目，利用［ Tags （標籤）］功能，來設定進入，確認哪些任務應該是優先執行的？哪些在準備中？哪些已經可以驗收？

用標籤設計進度排程的方法，可參考：［Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法］。

如果需要特定的時間提醒，記住去作其中某個行動，這時候只要在筆記後面加上［＠要提醒的時間］，就能設定好一個提醒。

當然，既然是要執行的任務，就要開始規畫如何去做的下一步行動清單。這可以利用 Notion 的待辦清單功能實現。

關於拆解下一步行動清單的技巧，可以參考：［理清 4 種下一步行動，替換不會行動的拖延清單］。

第三步：整理：歸納出一頁式的專案頁面

在上一步中，我們針對一個一個收集後決定要做的任務，開始納入專案，開始規劃每一個任務的進度、時間、行動清單。

但是，一個有效的時間管理系統，只在任務層級整理是不夠的，更重要的是：

要把專案目標的視野設計好，設計得聚焦、簡單、清晰。

這時候，我們可以利用 Notion 把各種資料庫、待辦清單、子頁面，整合在一頁中的方法，建立［一頁式的專案管理頁面］。

每個大專案都只有一頁，再延伸出下一層的目標、任務、子專案、行事曆、資料庫等等內容。

你可以參考下面這段教學影片，看看如何把千絲萬縷的各種專案內容，統整到「一頁專案」中，建立清晰流暢的專案視野（[影片] 快速上手 Notion 進階活用教學：學生如何整理上課筆記、規劃課表、準備考試，範例教學與下載）。

第四步：檢視：設計出每週子彈行動清單

專案系統整理好了，但真正的執行還是在每一天的行動。

為了讓每一天的行動更明確，做出更好的選擇，最好的辦法就是：事先選擇。

也就是進行每週檢視，每個禮拜檢視一遍前面建立好的一頁一頁專案，從裡面挑出真正要執行的行動與任務，納入接下來一週的行動清單。

那麼，如何在 Notion 設計「每週的子彈行動清單」呢？

可以這麼做，在 Notion 中新增一頁 Page （頁面），取名做每週子彈行動清單，把這個頁面的格式直接設定成［ Calendar - database］。

進入這個每週子彈行動清單的行事曆頁面，在每個禮拜一的地方，新增一個項目（ Add an item ）。

把這個項目叫做［某一週的行動清單］，在 Date 屬性上，設定開始時間為禮拜一，結束時間為這一週的禮拜日。

這樣一來，這個項目就會顯示為一個禮拜的進度條。

接著這一週的行動清單，我會全部規劃在這一週的項目頁面中。

設計方式如下，用 Heading1 格式設定好禮拜一到禮拜日的標題。然後在每一天下面列出當日待辦清單。

可以利用 Notion 的排版功能，排出九宮格式的版面，這樣更好檢視一整個禮拜的行動，並且要拖曳移動行動到不同日期時，也很方便。

當然，這時候每一天的行動，應該都是跟我們前面建立好的專案、任務有關，所以利用［＠專案、任務名稱］，插入相關項目的記事連結。

就這樣，在這個專屬的每週子彈行動清單頁面，用行事曆的方式，管理每一個禮拜為單位的行動清單項目。之後也可以在這個行事曆中，回顧之前做過的每週行動。

因為每個禮拜都會建立新的當週行動清單，為了節省時間，我們可以設定［範本］，直接直接複製即可。

然後，當週的行動清單項目，我會加入［ Favorites ］，這樣就可以隨時呼叫出這個禮拜的行動清單，也能由此快速連結到相關專案、任務頁面。

每一週只要替換放入［ Favorites ］的當週行動清單即可。

第五步：執行：這是一個不會遺漏的安心系統

透過前面四個步驟，逐步建立好的系統，就是一個不會遺漏，可以安心執行的系統。

在執行時，打開 Notion 系統，無論頁面再多，我優先打開［ Favorites ］中的當週行動清單，在這裡我可以看到預先選擇的行動，並且快速連結到需要的專案、任務頁面。

除了當週行動清單外，我可以透過［ All updates ］，查看提醒到期的項目，這樣之前設計好的時間提醒，就能輔助我更不會遺漏。

把當週行動清單、時間提醒顧好，如果都完成了，可以打開其他專案主頁面，從一頁專案出發，就能快速掌握整個專案的進度、時程、資料庫。

最後，有時確認一下［收集箱］，看看最近收集的項目，有沒有確認要做的，需要排入專案的，然後移動到專案，開始整個 GTD 的時間管理流程。

結論：

以上，就是我自己研擬的 Notion GTD 時間管理實踐流程，提供大家參考。

這邊也提供我測試的每週行動清單範本，給有需要的朋友參考。

如果你想了解更多時間管理的方法與工具，則可以進一步參考：［2020 如何幫自己設計一套時間管理系統？無關工具的方法論］、［關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思］、［20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器］。

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