規劃行事曆很頭痛？試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效！

「進攻行事曆」是我平常規劃重要目標時間的方法，已經實踐了許多年，一直都是幫助我掌控時間大方向的必備系統。

而今天要分享的這個方法，不是做時間的規劃，而是反過來做「時間記錄」。在每一天執行任務的時候，就在行事曆上記錄這段時間做了什麼。

方法本身非常的簡單，而且不像是時間規劃時需要絞盡腦汁，也不用害怕計畫趕不上變化。因為只是做記錄，無論怎麼變化，就是記錄下來即可。

但是實踐這樣「單純記錄」一段時間後，我們將會發現這樣的記錄也可以對時間管理帶來很「積極」的幫助。（就像如果不會拆解任務，那麼先從記錄開始，也是有效的方法：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵）

甚至這時候不需要用什麼複雜或精巧的時間記錄工具，我覺得最有效的其實就是你平常慣用的「行事曆」，但最好是能展開到每天每個小時為單位的行事曆。然後就是打開行事曆，隨時把現在我做了什麼，把這段時間的真實利用，寫上行事曆即可。

這樣的記錄，可以幫我看出時間管理的幾個問題，並帶來積極的影響。

對這個方法有興趣的朋友，歡迎一起參考我深入實踐後的影片解說版：

一，清楚看出原來自己有多少時間可以掌控

比如說每天有24個小時，睡眠8個小時之後，剩下的16小時，我是如何利用的呢？ 雖然免不了會有像是開車、吃飯這樣也無法做其他利用的時間，但也不乏可以利用的時間而我們沒有好好掌控。

這時候，只是規劃時間，反而沒辦法解決這樣的問題，更會陷入怎麼規劃好的時間，最後都做不到的困擾。

反過來試試看，如果不是規劃時間，而是在行事曆上把每天執行任務的時間利用記錄下來：

• 這段時間開會
• 這段時間處理某個行政手續
• 這段時間寫企劃書
• 這段時間專心寫稿
• 這段時間陪孩子玩
• 這段時間專心閱讀小說
• 這段時間和家人一起專心看完一部電影

無論是工作、生活或休閒玩樂，只要投注到一個任務上就記錄下來。「不要記錄」（也沒辦法記錄）的是那些不知道做了什麼，沒有完成具體任務的時間。

工作上有明確要完成的一個一個任務，家庭與生活中，那些專注在陪伴孩子，或是玩一個自己想玩的遊戲的時間，都可以算是執行任務的時間。

這樣一來，或許我們就能看到行事曆上出現許多「空白」，有空白也很正常，但除了那些開車、吃飯的時間外，會不會還有很多空白是可掌控，而尚未好好利用呢？

透過簡單紀錄，就可以發現哪些時間我們確實用來推進任務，哪些時間卻不知不覺流逝了。

這時候或許可以為自己訂一個目標。

扣掉睡眠、開車、吃飯的時間之後，每天自己是不是能夠充分把時間利用到14個小時，不是說全部都要用來工作，而是有沒有拿去做一些有價值的任務利用。 如果14個小時太高，那麼有沒有超過10個小時的任務時間利用，我覺得是一個可挑戰的目標。

二，警覺到接下來有空檔時間可以利用

實際的紀錄步驟是：

• 我會一直開啟行事曆。
• 一旦開始做某件事，就在「開始時」於行事曆上添加紀錄。
• 先預設半個小時或一個小時的執行任務時間。
• 「結束時」再去調整成正確的時間長度即可。

如果執行任務中途被打斷（一定會發生），例如接到一個電話，或是同事來討論一個問題，或是臨時處理一件小瑣事，只要不是長時間完全打斷，我還是可以在原本任務之間切換，我都不會修改原本的設定，當作這段時間我還是專注在原本任務上。（被打斷，需要切換工作，在職場上可以有一些折衷的處理技巧：工作愈忙愈要能隨時切換全速工作，我的五個常用技巧分享）

這樣的即時、手動追蹤記錄，可以讓自己警覺接下來有一段空檔，並且立即做出「判斷」與「選擇」，為接下來的空檔「指定」要投注時間的任務。

如果遇到空檔，沒有當下判斷要投注的任務，時間不知不覺就會打發掉，等到下一個任務啟動之間，就會產生空白的行事曆區段。而這正是我們要抓出的時間管理問題所在。

不是說要讓自己完全沒有空白時間，偶爾喘口氣也是很好的，但如果每天的行事曆上，有很多這樣錯雜的空白區段，就是對自己很好的提醒，表示我沒有即時的啟動新任務，去利用空檔時間。

三，讓自己更有意識去保護當下的時間

我在進攻行事曆的方法上，從幾個月的跨度。 將專案進度時間保護下來。 這個方法很有效，但執行起來確實需要一些練習。

而最好的保護時間練習，或許就是從「記錄這個當下我決定要做什麼」開始。

例如，現在是早上的10點，我「眼前」有一段空檔必須決定要做些什麼，於是我記錄了將要開始一小時的企劃案撰寫，就是這個簡單的動作，會幫助我在接下來一個小時，變得更專注在眼前這個任務上。因為當下我「為自己建立了」一個很明確的意識，意識到自己已經在行事曆上，把這一個小時的時間保護下來了。

做長期的時間規劃或保護，可能會有很多意外是做計劃的時候無法掌控的。

但是保護當下、眼前、現在的這段時間，相對比較容易掌控，因為接下來半個小時、一個小時已經出現在我的眼前，是很明確的空檔。我們只是需要有意識地去保護當下的時間。

所以，透過簡單實際的追蹤記錄，我反而更容易去保護當下的時間，讓更多當下的時間做出選擇，投注到一件有價值的事情上。

四，控制自己在不同目標上的時間投注

一開始的記錄，是中性而沒有評斷的。我的意思是，偷懶看了小說（起碼不是沒有目的的打發時間，不是讓空檔流逝），也還是忠實的記錄下來。

這樣追蹤一兩個禮拜之後，就可以看到自己不同類型的目標，投注了多少時間在上面。而我們可以去思考接下來在做時間選擇時，如何做出更有意識的調配。

只要「有意識」即可，並非是說要去精算工作時間、生活時間各佔50%，還是說工作時間要提升到多少時數，那並非是重點。

因為只要工作的目標有達成，生活的目標有推進，那就是好的時間調配。時間怎麼分配，沒有標準答案，而是看我們自己的選擇，每個人分配方法都不一樣。

但是有一個追蹤記錄的結果，就可以讓自己有意識的去做出選擇：

• 現在我有一個工作目標遲遲無法推進，但我的工作時間真的已經全部做出有效選擇了嗎？還是還有很多空檔時間尚未好好利用？
• 現在我有一個人生目標想要推進，我的生活時間利用如何重新調配，那些時刻可以替換選擇，拿來投注人生目標呢？
• 我需要多一點放空時間、休閒時間（絕對沒有問題），那麼我是否充分利用自己的空檔放空了呢？哪些時刻其實可以選擇休閒呢？（參考：如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」？）

如果使用 Google 日曆來畫時間盒，可以搭配 Calendarist 這款工具，作統計分析：「Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數」。

結論：

即使上面這些提醒、警覺的效果，第一時間尚未發生作用，但是單純的「記錄時間」，也會產生一個立即效果：就是當一天忙碌過後，起碼我可以非常清楚明確的「看到」自己做了什麼。減少那種其實完成不少事情，但因為忙碌過頭，反而在一天結束後覺得空虛的感覺。

這些都「不是時間的規劃預排」，而是在最簡單的「我當下選擇什麼任務」的「記錄」下，在最簡單的行事曆工具上，就可以幫我們帶來的正向時間管理效果。

比起規劃幾點幾分將要做什麼，「記錄幾點幾分做了什麼」，一樣有時間管理效果，而且更簡單可行。

這是我對自己時間管理系統的一個小小的「延伸技巧」嘗試，我也只是大概實踐了一個月，還不算是非常長期的執行，但覺得效果不錯，也很簡單，所以分享出來，給大家參考。

而如果想要深入了解時間管理的方法論、建立系統的朋友，跟大家推薦 2020 年我即將在這週上市的新書《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？幫你克服拖延、養成習慣、達成目標！》，書中將會更有系統論述我已經實踐多年的時間管理系統，並梳理各種時間管理難題與方法的實際可運用解答。

也歡迎你參考我的「時間管理、 Evernote 子彈筆記相關課程」。

回這篇文章，對這樣的時間記錄方法、工具有興趣的朋友，還可延伸閱讀：

• ［畫出一生的週行事曆，規劃人生的4680個空格：免費範本下載］
• ［做計畫反而更拖延？練習「未計畫時間表」，自製範本範例下載］
• ［自己做 2020 年筆記本， 11 種行事曆、筆記範本下載列印網站］

等文章。



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