如何進一步突破效率瓶頸？5個時間管理的不浪費法則
覺得自己做事情已經很熟練，也認為自己的專業技能足夠，並且沒有什麼拖延的問題，大多數事情都會努力認真去做。但是，即使如此，卻還是覺得自己忙不過來、時間不夠，效率與生產力就停滯在那邊，無法繼續提升上去。
這時候，突破效率瓶頸的方法，或許在於建立一個「不浪費」的時間管理流程。
事實上，如果能反過來做更好，更有效的時間管理方法，先從「不浪費原則」開始，你會發現，這些原則的調整，往往能夠帶來最大的時間節省，與產能提升。
在查詢相關方法的過程中，我找到自己七年前寫過的一篇相關文章：「最省時間的時間管理方法：如何讓時間管理不浪費時間的技巧」，那時候我還比較聚焦在工具上，而七年後的這篇文章，有了一些不同的想法，可以互相對比。
第一個效率瓶頸：目標的浪費
什麼是目標的浪費呢？ 就是把時間花在次要的目標上，或是分散在過多目標上。導致最重要、有價值的目標，變得沒有充裕的時間去徹底完成。
但是我們都知道，半調子完成的目標，最後沒辦法成為一個真正有價值的目標。
而如果所有目標都變成只是在時間不充裕下，勉強去做，最後草草完成，看似用了許多時間，但這才是最大的時間浪費。
最可怕的是，這種時候我們還會誤以為自己很忙，以為自己很認真。但卻沒有注意到自己在目標上的浪費。（可延伸閱讀：如何評估時間管理夠好？不是把時間表排好排滿）
要如何避免這樣的目標浪費呢？我自己常常會跑下面這樣的選擇流程：
- 列出所有目標
- 拆解目標的初步成果計畫（這是幫助我們知道哪些目標可以整合，以及哪些目標不重要或做不到）
- 整合可以整合的目標
- 挑出整合後最重要的目標
- 暫緩無法整合或次要目標
- 把時間盡可能花在最重要的目標上
第二個效率瓶頸：思考的浪費
時間管理的關鍵在於要花時間思考，不是說每個人都要成為思考高手，而是都能「主動思考，做出選擇」。不要看到事情就做，不要什麼事情都想排上待辦清單，因為這樣最後就會回到前面所說的目標浪費上。
思考，就是要做一件事情之前，想想這幾個問題：
- 想想願景的設定
- 分析一下面對的問題
- 設定可以做到的階段性成果
- 拆解出下一步怎麼做的子彈行動清單
不是說要列出完美計畫，而是要思考這幾個問題，想想自己的答案與做法，並且明確地寫出來。
你可會想，我花時間在做這些目標拆解的思考，會不會反而浪費時間呢？ 但這是對效率的另外一個誤解，誤以為趕快去做是最有效率的做法，但其實不是。
如果我們不做這些目標拆解的思考，我們反而未來會浪費更多的時間。因為這樣一來，我們每一次做事情都會花時間在混亂的思考上。
這是什麼意思呢？ 例如我要舉辦一場活動，我可以假裝自己不花時間去思考，然後出現什麼事情都兵來將擋、水來土淹。但真的有可能是這樣嗎？其實我們在做每一件臨時出現的雜事時，還是在不斷的思考：怎麼做比較好？ 怎麼解決當下的問題？只是這些思考沒有事先拆解，也沒有記錄下來，更沒有進入一個目標規劃的流程。
這樣一來，思考就變得混亂，就變得要靠運氣和感覺，而下一次又要被交付一個舉辦活動任務，你會發現自己需要重新再思考一次，花掉跟之前同樣的思考時間。
我們以為自己不想花時間在目標拆解的思考上，其實會變成，隱形花費的思考時間，每一次做類似任務的思考時間，都要重複的浪費掉。
但是反過來，如果當我接到一個目標跟任務，第一次就先好好的拆解清楚，自己會更安心、更知道怎麼處理：
- 執行的過程可以減少很多再次思考決策的時間。
- 更重要的是，下一次又有同樣的任務，我就叫出上次的拆解清單，直接去做！
如果上次的專案或任務結束後，還有覆盤的筆記更好，於是下一次的目標跟任務，再也不要花費同樣的思考時間，這才是真正減少思考浪費的方法。
第三個效率瓶頸：不確定的浪費
前面所說的，先思考目標、任務如何拆解，並列出下一步行動清單，要真的列出來，而不是等到要做時，才在大腦裡面想一想。這樣做，還可以減少很多「不確定」造成的浪費。
如果我們的任務沒有拆解出行動清單，就只能每次矇著頭讓大腦去運轉，但是大腦很容易思考決策疲勞。
當我每天推進專案、處理事情時，沒辦法立即確定下一步行動到底是什麼？無形之中會花很多時間在猶豫焦慮，花時間在確定之前的進度，花時間在確認接下來到底要做什麼。
沒有做好目標跟行動的拆解，導致執行時充滿不確定性，就會讓工作的速度變得更慢，讓大腦要花更多時間在做思考決策，這就是不確定的浪費。
第四個效率瓶頸：重複的浪費
有時候我們覺得自己工作很努力，但其實工作方法是來一件事情處理一件，盡力去做完，但沒有真正去安排長期的、專案的工作流程。這時後，這種來一件事情就列上待辦清單的作法，很容易造成重複的浪費。
如果我搞不清楚這件雜事在整個專案流程當中，應該處理的順序跟位置。於是有什麼事情出現，就趕快處理這件事情，這樣很容易造成兩種問題：
- 到了專案後面流程的時候，我要回頭修改之前自己做過的事情，因為我搞錯他的順序。
- 而且，也會干擾到自己現在原本真正要趕快執行的任務，最後所有的時間就亂成一團。
如果沒有好好的做好目標拆解，我們就很容易多做一些重複的動作。前面做好的事情後面還需要再修改，不用先做的事情先做而卡住其他該做的事，導致了很多重複時間的浪費。
第五個效率瓶頸：等待的浪費
有時候A事情卡關了，我不知道現在還可以選擇哪些有價值的目標來推進，或是有沒有現在可以做的其他有效行動，於是我就在那件現在卡關的事情上面消耗時間。
或者，有時候出現一個空檔了，我不知道當下可以選擇什麼任務讓這段時間變得有價值，於是我就去做一些打發時間的事情。（我要再次提醒，這不是不能放鬆、放空的意思，可參考：如何沒有罪惡感且現實的完成「想玩的事情」？）
這都是等待時間的浪費，時間是一種強制花費的東西，我不好好花掉就變成浪費。
所以要提升效率，更關鍵的就是把等待的浪費去除掉。要建立一套時間管理系統，這套系統有幾個功能：
- 有明確拆解成果與行動的目標。
- 所以，我才能夠快速選擇有價值的下一步行動。
- 而且，下一步行動的選擇彈性而多樣，但有共同目標。
- 不一定要強制安排時間，但要知道我現在還可以做什麼。
讓自己知道每個時間的當下，可以做出哪些有價值的選擇，讓我們不會輕易放棄時間的選擇，這比提升工作速度更有效，會節省更多的時間。
確實，我們也可以利用搭配有效的工具，來提升自己的速度（例如很多自動化的數位工具）。 不過無論如何，最關鍵的還是必須在流程上進行效率的改進，節省那些不自覺的「浪費」，因為那會是最大幅度節省時間的方法。
前面這篇文章，其實來自於我的新書《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？》中的一個章節，放在「效率改進法」中，做一個統整結尾。我將文章內容做了一些調整，讓還沒看過全書的朋友，也不至於進入不了這篇文章的狀態。
分享給大家，這也是我自己多年來提升自己的生產力，所實際累積的經驗與心得。
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