3 個教學 Gmail 郵件插入新增行事曆邀請，可加入到任何日曆

2023/9 新增教學：Gmail 預約會議時間新功能教學，讓客戶一鍵挑選安排會議行事曆

這是一個來自讀者的詢問：

「近日因為個人需要定期舉辦活動，希望能在Gmail 嵌入行事曆邀約，想達到2個目的：

1. 可以於信件上，透過建立好的行事曆時間、地點及內容，建立能直接加入iCalendar 或Google Calandar的連結。

2. 可以於信件上直接回覆是否參加。

讀者說他的想像是：有點類似於Facebook 上的「加入行事曆」和「參加與否、有興趣」的選項，在許多社交軟體上蠻常見的功能，因為信件仍是我主要聯繫受眾的方式，如果能自行嵌入在Gmail 中，將對於項活動主辦而言非常方便且具有高自由度。」

讀者想要達到的效果，看起來簡單，但其實沒有想像容易。

今天這篇文章，研究幾個方法，如本文開頭如片所示。讓接收郵件的人，不管是在 outlook 或 Gmail 或其他信箱，都能在郵件中直接出現一個「把活動新增到自己的行事曆」的快速按鈕。

其實，在早期的 Gmail 中，有內建插入行事曆邀請的功能，但後來這個功能被移除了。（舊版功能：Gmail 內建約會邀請功能，還可整合Google Calendar揪團喬時間）

如果現在想要達成「活動行程直接插入郵件，讓收件人可以快速新增到自己的行事曆」。不使用外掛，我的研究是可以有三種作法。

當然，我這邊的做法，主要針對寄件人「使用 Gmail 與 Google 日曆」的角度來研究。

方法一：從你的 Google 日曆發送邀請郵件

最正統的做法，也是 Google 系統希望你這樣做的做法，就是從自己的「 Google 日曆」直接發出邀請。這樣你也可以在 Google 日曆上管理目前確認要參加的人員。

• 首先在 Google 日曆上建立一個行程。
• 在行程中，除了設定時間、地點外，仔細地描述這個活動內容（這些內容會出現在寄給對方的邀請郵件中）。
• 邀請對象中，輸入對方的電子郵件，任何郵件都可以，對方可以使用其他郵件與行事曆系統。

假如收件人是使用 Gmail 和 Google 日曆系統，這時候他收到的信會像下圖這樣，郵件中直接看到可以參加、不參加活動的邀請按鈕。

另外我填寫在 Google 日曆上的活動內容描述，也會變成信件內容。

如果對方使用 Outlook 或其他信箱，也有效。

對方一樣會看到可以直接答覆的邀請按鈕，答覆後會自動加入他的 Outlook 行事曆（或他使用的行事曆），也一樣可以在郵件內容中看到我填寫的活動詳細介紹。

方法二：不想用侵入邀請的方式，只是希望對方可以把活動簡單加入他自己的行事曆

但是或許有另外一種情況，不想用上述「侵入性邀請」的方式（因為方法一，很有可能會讓對方的行事曆上直接出現行程，可能造成干擾）。

只是希望插入一個活動的「快速新增」按鈕，可以讓有興趣的人，把這個日期、地點、行程與相關內容，快速加入他自己使用的任何行事曆上。

這時候有兩種方式：

第一種方式是在郵件中插入該行程的「 ics 」檔案，通常這樣的檔案可以快速幫對方把行程加入自己的 Google 日曆、 Outlook 或 iOS 行事曆中。

方法與效果如下。

如果是使用 Google 日曆，麻煩的是很難獲得正確的「單一一個行程的 ics 檔案」。所以我們要繞一點路。

首先，在 Google 日曆上建立一個「暫時行事曆」，這個行事曆上沒有任何內容，只添加一個我想要獲得該行程 ics 檔案的行程。我可以在這個行程中添加時間、地點與詳細的活動描述。

進入這個「暫時行事曆」的設定中，選擇［匯出日曆］，這時候可以匯出整個該日曆的 ics 檔案，但是因為這個行事曆只有一個行程，所以換言之，也就是只匯出這個單一行程的 ics 檔案。

把這個 ics 行事曆檔案做一個簡單的「重新命名」，不一定需要，只是這樣檔案看起來更親切。

然後來到 Gmail 或任何電子郵件系統，撰寫一封新郵件，郵件中可以自由撰寫想要的內容，但是記得附加檔案要加上這個 ics 檔案。

最後寄出郵件。

當 outlook 郵件系統收到這封郵件後，附加檔案的 ics 行事曆檔案可以直接點擊，或是選擇［新增到行事曆］，對方就能直接在 outlook 行事曆中添加一個完整內容的行程。

如果對方也是使用 Gmail ，這時候 ics 檔案會自動轉換成郵件開頭的［新增到日曆］窗格，可以讓對方快速預覽行程內容，並把這個活動行程，單獨添加到自己的 Google 日曆中。

方法三：在郵件、網頁插入一個新增到 Google 日曆的超連結

同樣是不想侵入性的邀請，只是希望對方可以快速把行程添加到行事曆，還有第二種方法，但是只針對對方也是使用 Google 日曆時。

首先我們在 Google 日曆建立一個「公開行事曆」，之後想要讓任何人都能快速新增的行程，就放在這個公開行事曆中，所以，要進入這個專用行事曆的［設定］，勾選［公開這個日曆］。

接著，來到這個公開行事曆中，建立一個行程活動，並在行程的［...］選單，選擇［發布活動］。

可以獲得一個專門用來讓對方新增相同行程的「網址連結」。

效果像是這樣：［ Evernote 子彈筆記六小時課程 7/11 ］。

我們可以把這個活動的網址連結，插入在郵件中，發布在網頁上。

但是，對方必須要使用 Google 日曆，才能把這個行程，快速新增到自己的行事曆中。

或許，有一些外掛、第三方服務，可以更好的解決上述問題。

不過如果只使用 Gmail 和 Google 日曆，那麼上述三種方法的教學，就是可以在郵件中快速插入新增行事曆邀請的方法，並且其他前兩種方法，可以讓對方快速加入自己的任何日曆工具中。

如果你知道更好的方法，也歡迎留言讓我知道。

有興趣的朋友，還可參考：

• 快速建立大量行事曆行程技巧：把 Excel 表格匯入 Google日曆
• Google 日曆列印成紙本行事曆、匯出 Excel 月曆的三種方法
• 10 個 Google 日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間

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