Google 日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具

對我來說統整所有資料的管理中心是 Evernote。在 Evernote 中把所有專案、任務資料整理在一起，是最有效率的做法。

不過最近有位同學問我，他平常就是習慣用 Google 日曆安排所有任務，那可以把任務資料統整到 Google 日曆上：

把 Google 日曆當作任務資料的統整中心嗎？

或者我也常常會做下面這樣的利用：我們一般會在日曆上安排會議行程，如果會議中有各種需要的資料，像是產品簡報、問題郵件、Evernote 構思筆記，可以都統整到 Google 日曆的會議行程中，從行事曆也可以方便開啟。

要做到上述需求，功能並不難，而且效果很不錯。讓我們來想想看，是不是可以把 Google 日曆變成統整資料的好工具。

一，在 Google 日曆整理會議資料

例如，當我們在 Google 日曆安排一個會議、活動、課程時，這個行程會有哪些「執行時」需要用到的資料呢？

• 開會時要拿出來討論的產品簡報？
• 開會時要拿出來討論的產品設計圖？
• 開會前提出問題的郵件？
• 開會時需要用到的筆記資料？

像是簡報、設計圖，只要上傳到「 Google 雲端硬碟」，就可以把檔案直接插入 Google 日曆的行程中。

如果是會議郵件，像是 Gmail ，每一封郵件其實都有一個「專屬網址」，只要複製網址列的專屬網址，貼上 Google 日曆的會議行程，到時候就能快速開啟。

如果是會議筆記，像是 Evernote 、 Notion ，每一則筆記也有專屬的「連結位址」，利用「複製記事連結」的方式，就能把這些雲端筆記的單獨一則筆記位址，插入 Google 日曆的行程，到時候一樣可以快速開啟。

這樣一來， Google 日曆一方面會有會議、活動的行程安排，另外一方面，也可以當作統整某次會議零散資料的好工具，還很方便跟其他人共享。

當然，像是 Evernote 或 Notion ，可能都有一些和 Google 日曆自動同步的技巧（例如：Zapier 教學：讓 Evernote 筆記與 Google 日曆自動連動好方法），但通常這樣手動整理，更加精準，而且不容易凌亂。

二，在 Google 日曆整理專案資料

如果你跟我一樣，會在 Google 日曆上安排專案進度，那麼這時候同樣的邏輯，專案進度需要的文件檔案、專案筆記，是不是也可以直接插入 Google 日曆的專案進度，方便到時候快速開啟呢？

或者，之前我介紹過 Trello 和 Google 日曆同步的方式：「Google 日曆與 Trello 即時雙向同步： Cronofy 強化功能教學」。但除了自動同步，其實也可以在 Trello 管理專案拆解，在 Google 日曆安排專案時程，然後在 Google 日曆中插入 Trello 看板或任務卡片的網址，也是一個簡單的解決辦法。

三，在 Google 日曆整理旅行資料

我之前分享過：「一個 Google 日曆規劃好出國自助旅行教學：時區行程資料搞定」，用 Google 日曆安排旅行行程，那麼每一個行程需要的資料，當然也可以用 Google 日曆來統整：

• 訂旅館的郵件，複製 Gmail 該封郵件網址，插入旅館的行程中。
• 要去某個景點整理好的 Evernote 筆記，複製記事連結，插入該景點的行程中。

這樣一來，旅行過程看著 Google 日曆，也能快速找到各種零散資料了。

當然，你一定想到了，不是只有 Google 日曆可以這樣做，其實所有的行事曆工具都可以這樣利用。

如果說，我們平常有很多會議、活動、行程、任務，而且已經習慣全部安排在行事曆上，這時候，不妨就把行事曆當作你的工作資料統整中心，把某個會議、行程需要的所有資料，插入那個行程中，那時候在行事曆就能快速開啟。

或者，你像我一樣，用 Evernote 當作專案統整中心，那麼也不妨把那些專案、任務筆記的「記事連結」，插入 Google 日曆，這樣查看行程時，也能快速開啟 Evernote 相關筆記了。

有興趣的朋友，還可延伸參考：

• 10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統
• Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學
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