Outlook 職場必備郵件整理圖解教學，網頁版 11 個排程管理技巧

因為我所任職的公司是使用 Outlook 郵件系統，所以我當然也想把自己在 Gmail 上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用 Outlook 電腦端軟體（當年是用 Outlook 2010 ），實際測試過一套工作流程：「Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學」。

不過現在新版的 Outlook ，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟 Gmail 一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的 Outlook 最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的 Outlook ：

• 個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/
• 公司帳號登入：https://outlook.office365.com/

01. 指定時間稍後處理郵件：

首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。例如：

• 下週會議才要使用的郵件。
• 兩週後才要開始處理的任務。
• 次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail 的對應功能為：「改變 Gmail 預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02. 封存處理完成、不需要處理的郵件：

有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。有些郵件是已經處理完成了。這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook 中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail 中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：

有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。這時候，可以利用 Outlook 中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以釘選郵件。

第一個地方，是在郵件清單上，游標移動郵件項目右上方，會浮現幾個常用動作，其中預設會有一個［圖釘］按鈕，可以釘選郵件。

第二個地方，在上方工具列最右方的［...］，選單裡也有釘選郵件的選項。

04. 把郵件變成待辦清單工作、行事曆事件：

如果這個郵件想要變成行事曆上的行程，或是變成待辦清單上的工作， Outlook 中也有相應的功能可以使用。

以 Outlook 網頁端為例，打開右上方的［我的一天］按鈕，會在信箱右方打開行事曆、 To Do 的側邊欄。這時候，把左方的某一封郵件，直接按住拖曳到右方側邊欄，就可以新增行程（事件）或待辦事項（ To Do ）。

當郵件拖曳到 To Do ，新增的待辦事項，也就是同步到「微軟 To Do 」服務中。

你可以利用這個側邊欄，在處理郵件時，同時安排行程，或是添加待辦清單。

Gmail 中也有相應的側邊欄，可參考：［全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學］、［4 個小技巧活用 Gmail、 Google 文件中直接編輯行事曆功能］的使用方法。

05. 自動分類郵件：開啟焦點收件匣

在 Outlook 中也會自動幫我們分類郵件，主要分成「焦點郵件」和「其他郵件」，其實在工作上也很夠用。

焦點郵件，就是工作上單獨寄給你的、來自重要聯絡人的郵件。可以幫助我們先處理相對重要的郵件。

其他郵件，就是比較偏向資訊類、通知類的郵件。

如果你預設沒有開啟，可以在網頁版 Outlook 右上方的［齒輪］設定選單中，開啟［焦點收件匣］。

Gmail 的類似功能則可以分類一些促銷、通知、帳單型的郵件：［Gmail 收件匣自動分類活用，不需手動懶人整理郵件方法］。

06. 建立「自動整理」規則：

Outlook 有一個快速建立自動化規則的［整理］按鈕。

針對某位寄件人寄來的郵件，按下［整理］，可以快速建立一條規則：

• 以後這個人寄來的郵件，都自動移到某一個分類中。
• 以後這個人寄來的郵件，只保留最新一封，其他都自動封存。
• 以後這個人寄來的郵件，只保留最近 10 天，其他都刪除。

上述條件都可調整、替換。

利用［整理］，快速建立一條自動化規則，以後這個人寄來的郵件，都會自動套用這個整理方式。

Gmail 的類似功能則為：「Gmail 如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？」。

07. 收回剛剛按下傳送的郵件：

有時候寄出郵件當下，才發現漏寫一段話，或是還沒寫完不小心按下傳送。這時候，設定好反悔功能，就可以把郵件收回。

在 Outlook 網頁版中，進入右上方的［齒輪設定］，再進入［檢視所有 Outlook 設定］。

接著在［郵件］設定中的［撰寫及回覆］，可以開啟［取消傳送］功能，最多 10 秒鐘。

開啟後，按下傳送，會有 10 秒鐘的時間，在郵件清單下方會出現［復原］按鈕，可以收回剛剛按下傳送的郵件。

08. 自訂常用郵件動作：

前面有提到，在郵件清單的項目右上方，會有一些預設的快速動作按鈕。這裡是可以自訂的。

進入檢視所有 Outlook 設定的畫面，在［郵件］的［自訂動作］頁面，可以決定哪些常用按鈕要出現在郵件右上方。

不要貪多，最好只勾選必要的，以免誤點，也才能真正發會快速處理的效果。

09. 透過增益集安裝外掛： Evernote 郵件擷取

Outlook 中可以透過［增益集］來添加外掛功能，例如擷取郵件到 Evernote 的［ Evernote for outlook ］工具。

安裝後，在 Outlook 網頁版的郵件畫面中，打開［...］選單，可以看到 Evernote 的外掛按鈕，點擊後就可以擷取郵件。

你可以結合 08 的技巧，把常用的增益集外掛，擺放在郵件功能按鈕選單上，方便快速點選。

Gmail 也可以安裝外掛，來讓郵件中包含像是簽名等功能，可參考：［Google 推出 Gmail 內建外掛程式：整合其他服務建立專案流程］。

10. 連結其他雲端儲存空間

Outlook 預設當然是以 OneDrive 當作雲端硬碟來使用，但也允許使用者連結自己專用的其他雲端硬碟服務。

在［檢視所有 Outlook 設定］中，從［郵件］的［附件］頁面，可以新增像是 Google 雲端硬碟、 Dropbox 的授權。

授權成功後，之後撰寫郵件，可以在附加檔案時，選擇從這些雲端服務直接插入檔案到郵件中。 

11. 稍後傳送郵件

稍後傳送，其實是一個好用的功能。

例如我下班前寫完一封工作郵件，但如果現在就傳送，怕會干擾到對方，也怕對方明天收信時反而這封信被擠到下方，所以我設定一個更精準的時間，讓對方在明天上班後才收到信。

在 Outlook 網頁版中，撰寫郵件的［傳送］按鈕有一個選單，可以選擇［稍後傳送］，設定一個更準確的傳送時間。

Gmail 的相應功能可以參考：［Gmail 排定傳送時間教學！郵件跨時區、假期後最佳時間送達］。

結論：

利用上述的功能， Outlook 網頁版或最新版，也可以做出很輕鬆但有效的工作排程管理。要完成每天清空收件匣的習慣，也會更加容易。

整理幾個關鍵功能，分享給大家，有興趣的朋友還可參考：

• 如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享
• Gmail 16 個秘密功能教學：學會最高效率的郵件管理

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