我如何安排每日行動清單的步驟拆解？2020 版 7 個關鍵 Tips
「要用什麼待辦清單工具？」「每日的行動清單該用什麼格式？」這些雖然也是好問題，但其實真正有效的每日行動清單，關鍵不在用什麼工具與格式，而是在我們如何「拆解」出行動清單。
其實讀者、學員問我上述問題，他們真正想問的也不是該用什麼待辦清單工具或格式，這些問題的背後，真正要解決的痛點是：
- 如何讓每日行動清單可以真正幫我完成重要工作？
- 如何讓每日行動清單可以做得到、有效推進？
- 如何讓每日行動清單可以管理好雜七雜八的事情？
- 如何讓每日行動清單相對沒有壓力、減少挫折、增加成就感？
以下是我實際安排每週、每日行動清單的步驟，先拆解出流程跟大家分享，其實實際上只有「五個步驟」，所以我常常在時間管理課堂上說，自己每周日晚上只要 30 分鐘，就可以排好下一週七天的行動清單。
但是這樣拆解出來的行動清單，卻可以幫我「顧好多個專案」、「重要任務有效完成」、「個人目標保持推進」，是一份真正做得到，讓自己滿足與快樂的行動清單。
因為這五個步驟雖然簡單，但是在實際執行時，其實有很多操作的「訣竅」，今天這篇文章，主要就是深入討論裡面的 7 個關鍵技巧：
- 先寫上一定要做且有價值的事情：
- 第一步：先寫上會議、活動時間，知道自己哪些時間已經被佔用
- 第二步：寫上這週的進度完成日、任務交付日
- 關鍵技巧1：周日安排好下週需要保護的時間
- 拆解進度與可用時間：
- 第三步：拆解進度完成日前，每日的前一步行動
- 關鍵技巧2：三小時任務拆解成每日40分鐘
- 第四步：充分考量可用時間，不排滿，保持彈性
- 關鍵技巧3：先不排瑣事
- 關鍵技巧4：不是必要的不要多排
- 關鍵技巧5：一定要考量時間
- 設定個人目標：
- 第五步：每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動
- 關鍵技巧6：建立目標筆記，知道自己可運用時間可做的重要事情
- 關鍵技巧7：不是安排生活瑣事或打發時間
下面我就針對其中的 7 + 1 個關鍵技巧作分析。
關鍵技巧1：周日安排好下週需要保護的時間
行動清單的目的，不是要想辦法完成更多事情，而是如何「有效保護」未來的時間，充分去推進有價值的專案、任務。
所以第一個關鍵技巧，就是最晚我會在禮拜日晚上做預排，把下週七天的行動清單安排好。
我會先把下週安排好的會議、活動時間寫上行動清單，這是讓自己知道「已經有多少時間被佔用了」，然後才知道「剩下多少未來時間可以充分利用」。
而行動清單上「最關鍵的安排」，是下一週「剩下的時間」中，有多少必須「保護下來」，留給「最重要的專案、任務」。
一週前就先安排好需要保護的時間，這時候工作週有臨時的會議、有臨時的任務要插入，才知道哪些應該要延後與拒絕，以免干擾自己需要保護的時間。
如果是每天開始前才安排，很有可能已經不知不覺插入一些多出來的會議與任務，最後就無法留下足夠的保護時間了。（這個習慣我從 2016 年左右正式開始實踐，可參考：只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週）
關鍵技巧2：三小時任務拆解成每日40分鐘步驟
行動清單如何處理那些重要的專案、任務呢？我覺得行動清單之所以叫做「行動」清單，就是要把重要專案、任務，拆解成「簡單可行」、「分段推進」的行動步驟。
所以第二個關鍵技巧，除了保護好需要的時間，更要把必需完成的進度，拆解成出每一天如何ˋ逐步推進的行動。一個具體的思考邏輯就是，如果這個任務需要 3 個小時完成，有沒有辦法拆解成每個 40 分鐘的步驟，分成五天，每天推進一個行動步驟就好？
為什麼呢？因為職場工作很難有完整 3 個小時的工作時間，如果這個任務就是安排在某一天要一口氣完成，往往最後因為空不出那麼多時間，要不就是放棄沒做，要不就是完成不了。這就造成待辦清單做不到、充滿挫折、都是壓力的原因。
而這個關鍵技巧，就是我盡量不去安排那種決定哪一天一次做完的任務，而是把任務分解成「簡單可行」、「分段推進」的行動步驟，然後每天推進一步就好，禮拜五就能輕鬆地交付成任務成果。
有了這個技巧，就算今天意外的特別忙碌，有很多臨時又要做的事項，但我也可以只推進那個重要專案任務的一個步驟就好，讓每天的時間多出許多彈性與餘裕。
關鍵技巧3：先不排瑣事
在預排每週行動清單時，安排好一定要做的會議、活動，為重要專案任務拆解出逐步推進的每日一步行動，接下來，還有一個關鍵技巧，那就是「先不安排瑣事」。
什麼是瑣事？我的定義是一些不屬於專案、重要任務的事，可以先不要安排在行動清單中。因為行動清單是「保護時間」的概念，我只要優先看到一定要推進的行動就可以。
至於其他不是「一定要推進」的行動，我現在的做法是先不排在行動清單上，每天再根據「最後最後剩下的時間」（也就是會議佔用的時間、重要專案任務推進行動的時間後，剩下的時間），隨機的分配即可。
所以我也有一份瑣事清單，但是不會在安排真正重要的每日行動清單時，把這些瑣事安排上去。
關鍵技巧4：不是必要的不要多排
安排行動清單時，還有一個關鍵，就是不是要排得滿，而是要「克制自己」不要多排。
我的關鍵作法就是，只會安排工作上已經確定進度、確定要交付的重要任務，只有這些行動會先出現在每週預排的行動清單上。
排好之後，絕對要克制自己「覺得有空檔」，就努力繼續把行動清單排滿的衝動。
因為，現在覺得有空檔，但在職場中，一定還有很多臨時事項，不預留空間，只會全部卡死自己的行動。
關鍵技巧5：一定要考量時間
排完一整個禮拜的每日會議、活動，每日要推進的重要行動後，我會做一個關鍵的檢查，就是確認一下「每天是不是真有足夠時間做」，如果沒有，我會預先做調整，例如是不是禮拜二的行動應該排到比較鬆的禮拜一。
根據前面的技巧，我的每一個行動大概是 30~60分鐘完成，加上相對明確的會議時間，我就可以從每天行動清單的數量，預估自己今天 8 ~ 10 個小時的工作時間內，是否有可能完成這些行動（別忘了，還需要預留一些時間給臨時的意外）。
所以如果今天有兩小時的會議時間，我大概在預排時，最多最多只會安排其他 4 個重要行動ˊ，（大約四個小時，另外兩小時留給意外），其他多的行動就移到比較有可能執行的日期。
因為是每周一開始就預排，就可以在這個階段先挪移調整，充分考量時間，才不會到了真正要做的那一天，才發現事情全部卡住。
關鍵技巧6：建立目標筆記，知道自己可運用時間可做的重要事情
因為我是要兼顧正職公司工作，又想推進個人副業的斜槓形態，所以我前面的步驟與技巧，主要是幫助自己可以把正職公司的工作，能夠在工作時間有效的完成。
但是工作時間之外，我們其實都有一些「自己可以完全運用的時間」，無論這個時間多或少，一定都可以做些什麼，所以我也要在每週預排行動清單時，每天都要起碼安排一件跟個人目標有關的事情，在「自己可以完全運用」的時間去做。
而在安排這件個人目標有關的事情時，我也有一個關鍵技巧，就是「要把這些生活、個人目標當成工作專案」，也要像前面的重要任務一樣，拆解目標筆記、拆解進度、拆解行動清單。（可參考：「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法）
為什麼關鍵技巧是「建立目標筆記，把生活當作專案拆解」呢？如果沒有這樣做，安排對自己最重要的一件事情時，我們會不知道應該安排什麼事情才好？應該推進目標的什麼行動才好？真的是重要又有必要的嗎？做了真的有價值嗎？這樣一來，就無法真正達到「每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動」的意義。
反過來說，如果「建立目標筆記，把生活當作專案拆解」，那麼我就會更清楚知道這個階段我要推進的生活、個人進度是什麼，知道要完成的個人任務成果是什麼，並且知道如何拆解每天的行動。
關鍵技巧7：不是安排生活瑣事或打發時間
每日行動清單，在工作上不要排瑣事，在生活上也是一樣。行動清單不需要用來管理那些雜事，只要管理好工作、生活上真正跟目標有關的行動就好。
所以和工作時間的保護一樣，每日行動清單也應該幫我們「保護自己原本可以運用的生活時間」，最好的保護方法，就是只安排生活目標，不要安排生活瑣事（生活瑣事可以另外有一個地方暫存管理），生活瑣事應該是剩下的時間才做。
最後一個關鍵技巧，就是我不去安排那些打發時間的生活瑣事，而是先讓生活目標佔用行動清單，把時間保護下來。
剩下的時間，再來處理瑣事。（可參考：一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好）
以上，就是我自己在拆解每日行動清單時，在基本五個步驟背後，真正關鍵的技巧：
- 先寫上一定要做且有價值的事情：
- 第一步：先寫上會議、活動時間，知道自己哪些時間已經被佔用
- 第二步：寫上這週的進度完成日、任務交付日
- 關鍵技巧1：周日安排好下週需要保護的時間
- 拆解進度與可用時間：
- 第三步：拆解進度完成日前，每日的前一步行動
- 關鍵技巧2：三小時任務拆解成每日40分鐘
- 第四步：充分考量可用時間，不排滿，保持彈性
- 關鍵技巧3：先不排瑣事
- 關鍵技巧4：不是必要的不要多排
- 關鍵技巧5：一定要考量時間
- 設定個人目標：
- 第五步：每天起碼安排一件跟個人目標有關的行動
- 關鍵技巧6：建立目標筆記，知道自己可運用時間可做的重要事情
- 關鍵技巧7：不是安排生活瑣事或打發時間
這樣的行動清單規劃，我已經實踐非常多年，幫助我建立一個可實現、有價值、不會遺漏重要事情的行動清單。
可能有些規劃技巧你不一定認同，或是不一定適合，但或許也可以提供你不一樣的參考。
有興趣的朋友，也歡迎進一步參考我的「時間管理課程」，或是新書《時間管理的30道難題》。
也可以進一步閱讀下列文章：
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感謝分享。
回覆刪除時常看您的文章，覺得很受用。我自己現在安排每日行動清單的步驟，和您這篇文章寫的一樣，覺得自己比以前完成更多更重要的事，非常感謝您！
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