如何讓郵件、即時通不再雜亂干擾？我的三個工作習慣

最近課程中，無論是針對青年的職涯訓練，或是時間管理方法，都被詢問到一個類似問題：「整理郵件、即時通等碎片的工具學會了，但我們也想知道 Esor 實際上怎麼管理郵件、即時通的完整工作流程。」這是一個很棒的問題，工具的功能是一回事，但運轉這樣的工具背後，有沒有什麼關鍵的使用習慣呢？

有可能正是這樣的工作習慣，才能真正確保郵件、即時通成為工作助力，而非讓工作更加雜亂、干擾。

郵件、即時通的管理功能，基本上在電腦玩物中都已經分享過：

• 既然用 LINE 討論要事，起碼還可以學會這 11 個訊息管理技巧
• Outlook 職場必備郵件整理圖解教學，網頁版 11 個排程管理技巧
• 我如何活用 Gmail 功能，完成每天清空收件匣？建立更有效率、不遺漏的郵件工作習慣

今天這篇文章，分享在職場工作時，對我來說，最關鍵的三個處理郵件、即時通習慣。

一，快速、完整、一次性的處理流程

雖然職場上的雜事真的很多，有時候充滿不可控因素（別人丟給我的凌亂雜事），但起碼，我會想要去避免自己把雜事搞得更加雜亂與干擾。（可參考：突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流）

而面對往往是各種雜事源頭，總是把任務切割得破碎的源頭：郵件、即時通與類似工具，我自己有一個多年來的關鍵習慣，最簡單容易做到，但幫助也最大。

這個處理郵件、即時通的習慣是 3 個小原則組成：

• 快速
• 完整
• 一次性

先說結論，這個習慣的流程是：

我每天會固定早上、下午各打開郵件、即時通一次，一旦打開就會完整檢視當下還沒檢視過的內容，並且針對每一條內容做出快速的判斷或決定。

「快速」，快速判斷或決定的意思，就是利用郵件、即時通的功能（可參考本文前段所附的教學文章），「快速決定」這封郵件是要跳過不處理？延後到某個時間處理？放入專案系統等到正確流程再處理？還是當下就能快速處理？我不要花很多時間「處理每一封郵件」，這樣反而會耽誤到許多更重要的工作，所以當我打開郵件、即時通，我不是真的要在上面花很多時間，而是要「快速做決定」，判斷有沒有真的緊急重要的事情，其他的事情就放入之後的工作流程。

「完整」，完整檢視當下還沒檢視過的內容，意思是只要打開郵件、即時通，我就會把當下還沒判斷過的內容，全部判斷一次，不會只看一半、不會只看一點點（請注意，我這邊強調的是判斷，而不是我會去回每一條訊息）。以即時通為例，不是說我會認真讀每一則訊息，而是大多討論串我可能就是打開來瞄一眼，發現跟我無關或不重要就跳過，但也讓未讀提示清空。這樣做，就「不會有一直想打開郵件、即時通的衝動」，也「不會漏掉關鍵訊息沒處理到」。

「一次性」，不一定是幾次，但也不是沒事就打開來確認，我根據自己的工作節奏與需要，設定成早上、下午各一次，結合上述的快速、完整的習慣，通常每一次大約花費我 30 分鐘（郵件加上即時通）。但這樣一來，郵件、即時通有集中處理的時間，不會漏掉要事，但也不構成工作的干擾。

雖然郵件、即時通中，對方什麼時候傳東西給我是不可控的，但我自己的處理時間則是可控的。

如果說我每一封郵件、每一則訊息都要花時間去處理，那麼工作就會被這些別人傳來的訊息拖著跑，所以我要先「快速判斷」、「決定什麼該處理」。但是如果我東處理一則、西處理一則，每次就處理我想處理的，反而會漏掉重要訊息，所以我要「完整判斷未讀訊息」。每一次打開郵件、即時通的動作本身都要花時間，都會轉移我們的工作注意力，所以我「設定好一次性處理的時間」。

二，任務化管理，而非雜事管理

因為我自己對郵件、即時通的工作習慣，是快速、完整、一次性，所以通常不會即時去看。既然如此，當我要傳送郵件、即時通給其他人，要交代任務時，我也預期他不需要馬上去看。

這是一個非常非常重要的習慣，也就是我預先排好自己的專案、任務流程，「提早」用郵件、即時通跟對方溝通任務重點，讓對方也有足夠時間來回應、來排入工作流程處理。

而不是說，我等到事情非得馬上現在處理時，我才傳送郵件、即時通給對方，希望對方立刻回應，然後又因為對方未讀、已讀不回而著急。

就算工作上遇到一個緊急、臨時問題，但因為這個工作我有先排好時程，問題還有足夠處理時間，所以我今天傳送了一則訊息給對方，希望他處理，但其實對方最晚在明天處理好，都還來得及。

我也會這樣對待自己接受到的各種雜事，前面所說的快速判斷，其實主要就是快速決定這件雜事應該放入專案的哪一個流程中，而非當下處理：

• 我自己先有專案系統，先劃分出任務，並排出流程、時程。
• 任何郵件、即時通訊息，都是判斷這些雜事屬於專案、任務系統中的哪一部分。
• 這樣才不會混亂，也才真正不會遺漏，並且會在最好的時間處理該處理的事情，而非全部卡在一起處理。

所以我很常出現的工作流程都是，快速回應郵件、即時通訊息給對方，跟對方說明因為這件事情是屬於專案、任務中的哪一部分，那麼是不是在哪個一流程、哪一個時間前處理完成即可。讓對方知道我接收到了，也讓對方知道我排入流程了，並且爭取對自己更好、更充裕的處理時間。

其實，很多時候過多的、切碎的郵件、即時通，都是因為專案、任務系統沒建立起來，所以只好想到什麼丟什麼，在混亂上製造混亂。起碼我會要求自己要這樣做：我自己要建立起專案、任務系統，當我要傳送郵件、即時通給對方時，就盡可能好好一次把任務交代完整、把時程說明清楚，讓對方不要混亂。（可參考：工作愈忙愈要避免零碎溝通，用即時通工作的3個節省時間技巧）

三，讓自己不需要回到郵件、即時通處理

當前面已經快速、完整、一次性的瀏覽過郵件、即時通，並且做好應該放入哪個專案、任務系統後，基本上，真正處理這些雜事的過程，就再也不需要，也最好不要回到郵件、即時通上。

因為郵件、即時通的本質就是破碎的，是接收訊息的工具，但不是好的處理任務工具。在上面處理工作，會非常花時間，而且非常容易失去專注。想想看，當我打開郵件、即時通，想要處理之前一件重要工作、找之前某些資料，這時候，那些新郵件、新訊息會不會造成分心？會不會我一回神，又處理了幾件雜事，但原本那個重要的任務還沒開始做？

所以當我在郵件、即時通接收到任務交代，我一定是排入自己的專案管理系統中，訊息裡交代的重點就直接整理到專案系統中，訊息裡傳送的檔案、資料也同樣當下整理到專案系統中。讓自己之後處理，「只會在自己的專案系統處理」，而不需要再次打開郵件、即時通處理。

我自己是用 Evernote 來建立這個整合碎片的專案流程，但是當然用什麼專案工具都可以實現同樣的工作習慣。

結論：

這就是我的三個最關鍵的郵件、即時通處理習慣：

• 快速、完整、一次性：
• 做判斷，而非處理。不遺漏要事，但只在特定時段處理。
• 任務化管理，而非雜事管理：
• 排入專案流程，非常追著雜事跑，當我要傳送訊息給他人時也會盡可能以完整任務、提早時程來安排。
• 讓自己不需要回到郵件、即時通處理：
• 接收完成，就整理到專案系統，因為打開郵件、即時通是容易分心、又花時間找資料、更容易遺漏的。

當然，不同的工作環境，你或許需要調整一下上面的習慣。但大原則我相信都是通用的。

無論職場還是生活，一定充滿了各種看似雜亂、干擾的臨時瑣事，如果不要讓自己變成追著時間跑，那麼先建立好自己的工作習慣，設定好自己的專案系統，讓自己知道如何去推動有價值的事情，那麼自然相對容易處變不驚。也歡迎參考我自己建立這套人生專案系統的新書《時間管理的 30 道難題》。

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