從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫

完成前一篇文章的筆記資料轉移步驟後（從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(一)：使用習慣相對無痛匯入），基本的筆記已經匯入了 Notion ，也可以搜尋、開啟、編輯了。一個一個 Evernote 「記事本」，變成一個一個 Notion 「 Database（資料庫）」。

除了前一篇文章提到資料庫的基本設定，讓你重現 Evernote 記事清單的面貌外，接下來第二階段的教學，我要分享如何利用 Notion Database（資料庫）的特殊功能，設計出脫胎換骨的資料庫面貌：

• 根據專案時間、重要性、階段進度等需求，排程筆記。
• 快速找到當下需要、當下不能遺漏的筆記。
• 讓記事本除了清單，還能變成看板、行事曆等不同展示方式。

下圖是初步匯入、設定好的 Notion 「 Database（資料庫）」。

 同樣的 Notion 「 Database（資料庫）」，對應到下圖是原始匯入的 Evernote 記事本。

但是 Notion 的「 Database（資料庫）」，不僅僅是可以讓筆記變成清單、卡片檢視，如果學會「 Database（資料庫）」的特殊設定：

那麼我們原本記事本中的筆記，將可以展現出「滿足各種不同需求」的專案管理結構！

讓我們一步一步，展開 Notion 「 Database（資料庫）」的各種特殊設計技巧。

讓筆記根據需要排序：

首先，我們可以先練習讓 Notion 的「 Database（資料庫）」可以根據我們的需求排序。

在資料庫的右上方，選擇〔 Sort 〕，可以設定各種排序方式，而且可以組合多個排序條件，利用〔 Add a sort 〕新增規則即可。

例如，在「工作任務」這個資料庫（記事本）中，我想要看到根據提醒時間排序的重要任務。那麼我就可以加上兩條排序設定：

• 第一條：Reminder：Ascending
• 根據提醒時間排序，由最早的提醒到未來的提醒。
• 第二條：Updated：Descending
• 提醒時間一樣，或是沒有提醒的筆記，根據更新時間排序，最近更新的排在最前面。

加上這兩條排序規則後，這個「工作任務」資料庫，就可以優先看到那些過期的、快到期的重要筆記。

排序規則可以自由設定，每個資料庫（原記事本）都可以不同，有的根據提醒時間優先，有的根據更新時間或建立時間，有的說不定你想根據筆記標題。

讓筆記根據需要過濾：

有時候，一個資料庫（記事本），當下不需要看到所有的筆記。

例如我的「工作任務」資料庫（記事本）中，包含了我的執行中專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記，但也有很多零零散散的任務、資料筆記。

其實最重要的還是那些有價值的目標，那麼我可否過濾出專案筆記、課程筆記、企劃中專案筆記呢？可以的，利用「 Tag （標籤）」的功能即可。

如果你之前有根據我的「 Evernote 子彈筆記法」，為你的 Evernote 筆記設計很多進度標籤、專案標籤，那麼這時候就可以在 Notion 派上用場。

在資料庫右上方的「 Filter 」選單，建立過濾規則，選擇根據「 Tags 」過濾，還可以同時包含多條過濾規則，並決定是要全部符合，還是符合任何一條。

下圖中的過濾，就是將我在工作任務資料庫中的筆記，過濾出包含每日推進、企劃醞釀、專案目錄，或是專訪與演講中，任何一項標籤的筆記。意思就是把我的重要專案、課程、企劃的筆記過濾出來。

原本工作任務資料庫中的筆記， 用更新時間排序，會有很多錯雜的筆記。

如果我把前面兩個技巧結合起來：

• 排序：先根據提醒時間，再根據更新時間排序。
• 過濾：只顯示專案、課程、企劃筆記。

那麼我的工作任務資料庫，可以呈現出更精準的面貌。

一個資料庫，可以展現不同檢視模式：

這時候，你一定有疑惑，在一個資料庫中，有時候我想看到最近更新的所有筆記，有時候我想看到提醒到期的筆記，有時候我想看到只過濾出專案的筆記。

難道每一次都要重新去調整排序、過濾方式嗎？當然不用。因為我們可以為一個資料庫，新增多個固定的檢視方式（View），快速切換即可。

例如下圖中，我為前面提到的這個「工作任務資料庫」，建立了四種檢視方式：

• List View：根據更新時間，排序所有筆記
• 專注工作目標：根據提醒時間，只顯示包含專案、課程、企劃 Tag 的筆記。
• 工作行事曆：用行事曆方式檢視所有任務筆記。
• 到期任務檢視：根據提醒時間，排序所有筆記。

有時候，我想看最新的筆記，有時候我想看所有提醒的筆記，有時候我想專注在專案，有時候我想在行事曆上排程，都只要在資料庫的左上方切換檢視模式即可。

操作步驟很簡單，在資料庫左上方，選擇〔 View 〕選單，按下〔 Add a View 〕，為這個檢視模式「命名」，然後按下〔 Create 〕，一個新的資料庫檢視就建立了，我們再根據前述的技巧進行這個檢視模式專屬的排序與過濾即可。

用 Board 看板，把資料庫變成專案進度流程：

你可以看到檢視模式除了 List（清單）與 Gallery（卡片）外，還有一個 Board（看板）。

以我從 Evernote 匯入的這個「部落格任務」記事本為例，裡面有 400 多則筆記，都是我的寫作素材與草稿，我原本在 Evernote 中，會利用標籤來排序寫作進度：

• 思考動腦：還需要構思大綱與論點的草稿。
• 測試研究：還需要實際操作工具測試的草稿。
• 撰寫完成：即將寫完的草稿。
• 每日推進：重要的主題寫作計畫。
• 等等

這些都可以匯入 Notion ，然後我就可以利用 Notion 的資料庫特殊功能，作出更厲害的筆記排序結構。

我選擇在部落格任務的資料庫，新增一個 View ，採用 Board 模式，用「 Tags 」來區分看板的列表，也就是每一個標籤一條列表：

• 手動排序列表，把我最重要的寫作進度，像是思考、測試、完成、每日推進等，排序在最前面。
• 每一條列表根據筆記更新時間排序。

這樣一來，這個部落格任務的資料庫，就可以用看板進度的方式，根據標籤，排序我的寫作任務筆記了。這樣一目了然的方式，可以更有效率的挑選出需要處理的筆記。

如果標籤設得很多，看板模式的列表也會變得很多，但是不用擔心，我們可以用「 Filter 」在這個檢視模式中單獨過濾出需要的標籤。

或者，把不需要的標籤列表隱藏（ Hide ）起來都可以，就看哪種方式比較方便。

用 Calendar 行事曆，讓資料庫在日曆上管理：

回到前面介紹到的同一個工作任務資料庫，前面我已經展示了這個資料庫的多個檢視模式，接下來，我需要管理這些工作專案、任務的時間排程，於是我又新增了一個 View ，採用 Calendar 模式。

在這個模式中，預設會把有提醒時間的筆記，安排到行事曆上，於是可以很清楚的在行事曆上看到到期任務。

如果想要更改提醒時間，可以在這個行事曆上直接拖曳，移動到新的日期，任務筆記的提醒時間就會修改。

在行事曆的檢視模式，也不一定只能顯示提醒（ Reminder ），我還可以在上方的「 By 」選單切換：

• 根據建立時間，把筆記顯示在行事曆上。
• 根據更新時間，把筆記顯示在行事曆上。

如果你想看到最近新增的筆記，以免漏掉哪些新任務，現在你知道怎麼作了嗎？

萬用的表格模式，還可作統計計算：

在 Notion 的資料庫檢視中，還有一種基本但萬用的表格模式（ Table View ）。

在表格模式中，可以快速展開所有筆記的屬性，方便快速作過濾或排序，也可以圈選某一範圍的大量筆記，進行批次修改。

而在表格模式中，還有基本的「統計功能」。

注意看下圖的「最下方」，表格的尾端有一個「 Calculate 」計算選項，可以設定不同的計算方式，例如你可以看到的是：

• 總共有 449 則筆記。
• 最近更新是兩天前。
• 最早的筆記到現在，已經寫了快四年的時間。

設定每個資料庫專屬的範本筆記：

每個「 Database（資料庫）」（記事本），相信對你來說就是不同的人生領域、不同的專案，這時候，不同的需求是不是會有不同的範本筆記呢？

在資料庫的右上方，〔 New 〕的按鈕可以在資料庫中新增筆記。

而〔 New 〕右方的選單，可以讓我們為這個資料庫添加範本筆記（ New template ）。

這樣一來，在我的廚房計畫資料庫，我就可以設計一則食譜筆記範本。

當我要新增一則食譜筆記時，就不需要從空白筆記開始，而可以直接新增一則食譜模板的筆記了。

 

小結：

在系列文章前一篇，先分享如何有效的匯入 Evernote 記事本後，在這一篇文章，則是分享如何把匯入的筆記資料庫，利用 Notion 的專屬功能，設計得更加好用。

Notion 的資料庫，對比 Evernote 的記事本。不過 Notion 的資料庫多了很多過濾排序的規則，以及「由你設計的不同檢視模式」，好好利用，才能發揮 Notion 的精髓。

我打算撰寫一系列的文章，跟大家一步一步分享我的實驗心得。

也歡迎你提出問題，讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言，我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，也歡迎寫信跟我討論。

最後，我想做一份簡單的問卷調查，了解大家目前使用的核心筆記資料庫工具的取向，歡迎大家協助我填寫，提供我參考：「[調查]您接下來會選擇的筆記、第二大腦工具」。

有興趣的朋友，就請繼續追蹤電腦玩物，我會繼續推出這個系列的新文章！

最後附上 Notion 系列教學文章清單：

• 基礎入門認識
• Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具
• Notion 筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入 Evernote
• Notion 全新個人免費版，開放無限數量的 block 筆記內容頁面
• 關鍵功能教學：
• Notion 資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案
• Notion Synced blocks 三大活用案例教學，超省時間的跨頁面同步內容
• Notion 推出自動反向連結功能，如何利用在專案管理、知識研究？
• 如何活用 Notion 反向連結，快速建立聚焦目標的每日行動清單
• Notion 自訂範本 2 大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOP
• Notion Timeline 時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧
• Notion 推出簡單表格功能教學，複製貼上表格不用再變成資料庫
• Notion 資料庫授權他人協作內容，但禁止改動 Database 設定教學
• 完整整理邏輯
• 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學
• 用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格
• Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析
• 進階應用案例
• 從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記
• Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法
• Notion 實踐 GTD 時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學
• Notion 實踐子彈筆記術的模板教學，不是從子彈行動清單開始
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 系列
• Evernote 筆記轉移到 Notion（一）：使用習慣相對無痛匯入教學
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(三)：上手筆記編輯 15 個超能力
• 從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(四)：必用 7 大搜尋技巧

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