Google 試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版 Airtable 範本下載

Excel、 Google 試算表這樣的工具，除了做數據的統計運算外，因為其表格的特性，也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式，每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。

像是 Airtable ，或是 Notion 中的表格功能，更把這樣的專案表格需求發揚光大，提供了在多人合作下，也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。

那麼， Google 試算表是否也可以做出類似的專案任務表格呢？

Airtable、 Notion 這兩個工具的專案表格教學，可參考：

• Airtable 最強大線上表格製作，免費資料庫重整任何事
• Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法

例如像是下圖這樣的效果。

當然， Notion 或是 Airtable ，有更多他們獨特的強大功能。

但是如果我們的需求只是「一個方便協同合作、有效率、不出錯、格式統一的專案任務管理表格」，那麼或許 Google 試算表經過簡單的設定，也能滿足這個需求。

今天這篇文章，讓我們來試試看，在 Google 試算表中，利用這兩個 Excel 中也有的功能：

• 資料驗證
• 條件格式設定

設計出一份多人協同合作時不出錯，可以：

• 回報任務進度有統一格式選單。
• 分配任務有統一格式選單。
• 截止日期自動用顏色提示緊急性。
• 已完成顯示綠色。
• 過期顯示紅色。
• 一週內即將到期顯示黃色。

滿足專案任務清單管理需求的合作表格。

你也可以直接複製、下載我的範本，進行自己的修改與研究：

• 「管理專案任務清單的 Google 試算表 by 電腦玩物 （查看範本）」
• 「管理專案任務清單的 Google 試算表 by 電腦玩物 （直接複製範本）」

用「資料驗證」製作表格選單：

首先，用一張表格，列出專案要執行的每一條任務，這個應該都沒問題。

接著要在後面的欄位，填上任務目前進度、任務執行者、任務截止日期，這時候，需要「統一的格式」，以免大家亂填。

利用 Google 試算表的「資料驗證」功能，就可以為欄位設計出「選單」，禁止使用者隨意填寫。

首先，選取自己需要製作選單的欄位，點擊右鍵，選擇「資料驗證」。

例如這裡的例子是，進度欄位，需要讓合作者在選單選擇進度，而不是自己亂寫。

在「資料驗證」設定視窗中，做以下幾個步驟：

1. 條件：選擇「項目清單」
2. 項目清單後方欄位，輸入我們想要的進度選項
3. 勾選「在儲存格中顯示下拉式清單」
4. 勾選「拒絕輸入內容」
5. 按下「儲存」

這樣一來，協作者在這份表單的進度欄位，就無法隨意填寫資料，而可以在彈出選單裡，直接選擇統一、正確的進度狀態。

同樣的，像是執行者欄位等等，凡是要大家統一填寫內容、有固定選項，都可以用上面方法設定完成。

如果要設定每個任務的截止日期，並且要統一填寫日期的格式，也可以用資料驗證。

這時候步驟變成：

1. 條件：選擇「日期」：「是有效日期」
2. 勾選「拒絕輸入內容」
3. 按下「儲存」

這樣一來，在填寫日期的欄位，點擊後會彈出月曆選單，直接選擇日期，而不能隨意自己填寫日期。

其他像是要統一填寫金額、郵件等等格式的欄位，也都可以用類似方法設計。

用「條件格式設定」設計顏色提示：

前面的方法，完成合作表格的統一格式設定，接下來，我還希望可以用不同顏色，「自動」標註某些欄位內容，做出醒目提示。

我在這裡的範例中，想要達成下述的自動格式化效果：

• 不同任務進度狀態，顯示不同顏色。
• 如果任務狀態是已完成，截止日期上也自動顯示綠色。
• 如果任務過期，且未完成，日期上顯示紅色。
• 如果任務在一週內即將到期，日期上顯示黃色。

先從比較簡單的來。

要在「進度」欄位讓不同進度顯示不同顏色，就在欄位上點擊右鍵，選擇「條件格式設定」。然後在右方規則功能表，依序完成下面設定：

1. 設定要套用的範圍
2. 格式規則選擇「文字包含」
3. 文字欄位輸入符合條件的文字，例如「已完成」
4. 樣式設定中選擇要填滿的顏色，例如綠色
5. 按下「完成」

這樣設定後，進度欄位只要文字出現「已完成」，這個欄位就會變成「綠色」。

我這邊的進度有四種，我就設定四個條件格式規則，分配給不同進度不同顏色。

這樣之後在進度欄位選擇好進度，就會自動套用顏色了。

那如果想要在「交付日期」欄位輸入任務日期後，自動追蹤進度，並加上醒目顏色提醒呢？

同樣是用「條件格式設定」，就可以設計出來。

可以在同一個欄位設定多條規則，這時候可以排列順序，第一條規則優先，如果不符合才啟動第二條規則。

第一個需求，我想要進度是已完成時，交付日期也自動顯示為綠色。

這時候，要在交付日期欄位，加上第一條自動格式規則：

1. 格式規則選擇：「自訂公式」
2. 公式輸入：=B2="已完成"
• 這裡的意思是，只要對應的進度那欄，文字顯示已完成，就符合規則。
3. 樣式設定選擇要填滿的顏色為綠色。
4. 按下完成。

第二個需求，如果想要讓過期的任務日期，自動顯示為紅色提示呢？

這時候，要在交付日期欄位，加上第二條自動格式規則：

1. 格式規則選擇：「日期早於」
2. 選擇「今天」
• 這裡的意思是，只要填入的交付日期，比今天還早（就是過期的意思），就符合規則。
3. 樣式設定選擇填滿紅色。
4. 按下「完成」

例如原本的交付日期是 9/14 ，一旦「今天」來到 9/15 ，那麼這一欄就會自動顯示為紅色。

除非，他符合前一個規則，就是進度狀態設定為已完成，那就會顯示為綠色，而非紅色。

第三個需求，一週內即將到期的任務，如果想要顯示為黃色來提醒呢？

這時候，要在交付日期欄位，加上第三條自動格式規則：

1. 格式規則選擇：「自訂公式」
2. 公式輸入：=NETWORKDAYS(Today( ),D2)<7
• 這個意思是，從今天開始，到交付日期欄位填寫的日期結束，如果之間的工作天數小於 7 天，就啟動規則。
3. 樣式設定為填滿黃色
4. 按下「完成」

例如填寫的任務交付日期是 10/13 ，如果今天是 9/13 ，那麼這個欄位不會有任何變動。但是如果今天的日期來到了 10/6 ，並且這個任務未完成，一週內要到期了，這個欄位就會自動顯示為黃色。

結論：

透過 Google 試算表的「資料驗證」、「條件格式設定」，我們就可以在多人合作報表、團隊協作專案任務清單時，設計出填寫統一、不出錯、自動替換醒目提示的表格。

而且這樣設定好後，無論是電腦端，還是手機端，也都非常方便填寫與查看。

因為剛好有讀者問，能不能用 Google 試算表更精準的管理多人任務合作，所以分享這篇教學，提供給還不確定如何操作的朋友參考。

若是你本來就常常這樣設定，並且有你更好的、獨特的設定技巧，也歡迎留言跟我分享。

你可以直接複製、下載我的範本，進行自己的修改與研究：

• 「管理專案任務清單的 Google 試算表 by 電腦玩物 （查看範本）」
• 「管理專案任務清單的 Google 試算表 by 電腦玩物 （直接複製範本）」

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