電腦玩物

上週整理了最近在 企業內訓課程 中分享的：「 Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 」，有讀者來信問了一個她的需求： 「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務， 想要用一個簡單、易看的方式，在儲存格中，畫出每一個任務目前的完成度進度條，可以做到嗎？ 」 這個需求，在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。

最近因為企業內訓的需求，上了幾堂 「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程 ，主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能，建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。 其實， Google 試算表大多數的關鍵功能，和 Excel 並沒有太大不同，像是樞紐分析、巨集、大多數函式，熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用，只是操作方式或功能名稱稍有不同。 但是雲端協作的特性，也可以增加串聯不同資料時的方便性。 既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用， 就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學，整理成一篇簡單目錄，也分享給各位讀者。

這麼多年來，如果我要快速錄製操作教學影片，最常使用的工具依然是：「 Screencastify 」，這是一款 Chrome 套件，付費後可開啟完整功能，包含了像是繪製註解、結合教學者前鏡頭影像等等，是我之前覺得最好用的教學影片錄製工具選擇。 不過最近推出了一款全新的教學影片錄製工具：「 Screenity 」，也是一款 Chrome 套件，引起了我的注意。 因為這款工具的開發者，製作出一份以 Chrome 套件為基礎的螢幕錄影、教學影片工具比較表「 Comparison of Chrome Screen Recorders 」，比較每款套件的功能，證明自己開發的「 Screenity 」是目前功能、特色最多的選擇。

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務，可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用： 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀？ 剪貼網頁收集了一堆從沒使用？ 筆記日誌整理了卻還是難以找到？ 我自己早期使用這類工具，也會有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現在，可以建立起一個「大量收集但用得到，簡單整理但找得到」的使用邏輯。 這個方法如果跳脫特定數位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時，一定會做的三大關鍵步驟。

對於遠距教學、遠距會議來說，很難但又很需要實現的一個現場功能，就是「分組討論」 ，因為原本在大多數遠距視訊軟體中，內建這項「分組討論」功能的工具並不多。不過，需求也會造就功能的誕生，原本很陽春的 Google Meet ，也在今年趨勢下，推出許多新功能，而最新開放的功能就是 「分組討論室（breakout rooms）」 。

你曾經被交辦任務，在筆記寫下任務名稱後，接下來完全不知道如何拆解嗎？ 你曾經寫了一大堆待辦清單，工作還是一團混亂，常常被說搞不清楚優先次序嗎？ 你曾經辛苦完成一個任務，交付給老闆客戶後，反而被說任務做得一蹋糊塗嗎？ 你曾經面對許多困難任務，壓力很大卻又完全不知道如何開始嗎？ 你曾經在會議中，來不及記筆記？記了一堆混亂筆記？最後感覺任務還是模糊不清嗎？ 你曾經要寫企劃筆記，看著空白筆記頁，卻一個字都寫不出來嗎？ 你曾經覺得筆記本上東記一點、西記一點，最後不知道如何整理筆記本嗎？ 你曾經覺得自己記了一大堆筆記內容，最後真正用到的卻很少？還常常找不到或遺漏嗎？ 上述問題，就是我最新的這堂「高效能職場筆記法」線上課程，要解決的問題。 在這個 2021 年即將開始的時機，有最優惠的價格，以及最特別的回餽贈禮，透過這堂「 高效能職場筆記法 」（點擊連結，查看課程頁面） ，希望我們能一起來精研一套提升效率、解決問題的職場筆記系統。

Business photo created by cookie_studio - www.freepik.com 工作上被交付的任務、目標如果拖延了，雖然會有些焦慮，但這些拖延看得見，我們很明顯知道自己在拖延： 可能是事情有困難，我們害怕失敗、沒信心、不確定自己是否做得好，所以開始拖延， 也可能這件事情不喜歡、沒動力，所以開始拖延。 也有些事情覺得可以拖延，當然能拖就拖，因為不知道不能再拖延。 這些是看得見的拖延，知道自己在拖延什麼事情，起碼還有壓力，問題還好解決。要解決這類拖延，可以參考：「 克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧 」。

當我們規劃一個專案的過程中，除了拆解出要執行的大大小小任務外，也想要在「一個時間軸」上，排出這些「任務需要的時間資源」，以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候，可能除了單純的待辦清單，還會動用簡單或複雜的 甘特圖工具 來繪製進度圖表。 而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具，也推出了屬於他的甘特圖功能。 當然， Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本，主要用來規劃時間進度，至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。 所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」，符合其目前功能的設定，主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。 今天這篇文章，就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用，可以用在什麼樣的案例上。

Google 今天（2020/11/11）宣布了新的空間政策：「 An update to storage policies across your Google Account 」，以結論來看，對一般使用者最大的影響， 就是在 2021 年 6 月後，將停止 Google 相簿、 Google 文件的「無限免費空間」服務 ，「之後上傳」的所有照片、影片或建立的 Google 文件，都將開始計算容量，納入免費帳戶 15 GB 或付費帳戶的空間中。 Google 的說法，目前每日約有 430 萬 GB 的資料上傳到 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google 相簿等服務中。為了維持更好的空間儲存服務，當然需要一定的費用，所以決定在 2021 年 6 月之後，停止上述無限免費空間的服務。 根據 Google 的相關文章，我將這個新空間政策帶來的改變，整理成 7 個重點，跟大家分享。

在上課的過程中，到了練習、討論的段落，用簡報筆按下下一個動作，就能自動播放音樂，或是自動播放練習影片，再按下又能停止並進入下一頁簡報，這樣一來，老師就不用做多餘的電腦畫面切換動作，也能讓整個課程過程更加順暢。 當然，要播放音樂、影片，切換一下電腦畫面，打開播放器播放，都不是很難的動作。只是最近讀了王永福老師的《教學的技術》一書，裡面提到職業選手應該要為自己設計沒有多餘阻礙的流程。 所以， 我也想在自己慣用的 Google 簡報上，試試看如何「不著痕跡的自動播放內嵌音樂、影片」。

筆記用久了，工作任務執行久了，實踐自己的時間管理方法久了， 我相信許多朋友慢慢的會形成某些屬於自己的「行動模式、拆解模式」 。例如： 每天的行動清單，有固定的習慣與規則。 常常出現的工作任務，有固定的SOP。 會重複出現的專案，有一套最佳的工作拆解流程。

最近想幫小孩採購一個 CD Player 音響，還有一個可以看書、畫畫的書桌，要購買之前，除了查看功能外，也會在意他的「尺寸」與「空間」。這台播放器擺在床頭桌子會不會太佔空間？這個書桌擺到房間裡會不會變得很擁擠？ 不只是量量長度、寬度，如果能感受一下擺上去的空間感更好。

「 Bubbles 」看起來像是一個螢幕錄影、螢幕截圖工具，但增加了快速線上分享、雲端協作討論的功能，並且把操作流程設計得十分簡易順暢。 目前完全免費，甚至也不需要註冊帳號。他要解決的核心問題並非螢幕錄影與截圖，而是： 和遠距、線上的同事、學生，用「 最輕鬆、簡潔、沒壓力的方式 」，討論電腦畫面中出現的文件、圖像、網站、軟體的操作問題、設計問題。 試想一個辦公室或教學現場的場景，我可以請同事、學生，來到我的電腦前，一邊看我的操作畫面，一邊講解操作步驟，或是解釋某個網頁、某份文件、某張設計圖想要修改調整的地方。 但是如果是遠距工作，這樣的討論就會變成「又要開一個視訊會議」，增加很多會議負擔。 或者在即時通，電子郵件中，想要做類似的討論，就會變成「冗長而不確定的討論串」，往往要許多的文字，許多的來往訊息，才能完成任務。

人生中感覺需要完成的責任太多，工作上的責任，家庭的責任，還有他人各式各樣的要求，於是最後「感覺」只好犧牲自己的時間，去完成這些任務。 但時間一久，反而累積了更多挫折，覺得更加迷惘。這不僅讓人覺得失去人生的平衡，事實上在這樣的狀態中，也無法把那些別人交付的期待與任務做好。 我們不太可能完全不管別人的需求，但如何在滿足責任的同時，也照顧到自己的需求呢？ 更重要的是，我們如何從「感覺犧牲」的狀態，轉換到「真誠付出」但也「滿足自我」的狀態呢？ 今天這篇文章，分享我的兩個關鍵步驟，在決定是否要交付自己的時間前，如何先拆解自己的需求，從而解決總是「感覺」犧牲自己時間的問題。

筆記、資料庫服務 Notion ，有提供官方的「 Notion 網頁擷取工具 」，功能簡單，使用方便，效果不錯，可以在電腦、手機上擷取網頁全文，並且可以插入任何資料庫（ Database ）或頁面（ Page ）。 但是如果我們想要更多的整理功能時， Notion 官方的網頁擷取工具目前就無法處理下列需求：

今天這篇文章，跟大家聊聊在《 Shape Up 》這本書中看到的一個翻轉思考流程的專案管理、時間管理概念：「 appetite 」，他們稱呼為這是設定目標的胃口，我覺得也可以意譯為「時間邊界」。 《 Shape Up 》來自於知名專案管理工具「 Basecamp 」開發團隊，他們一向被認為是最高效率的開發團隊之一（也撰寫過多本關於生產力的書籍），這本書正是他們多年來工作流程的淬鍊結晶，書中包含了很多對於傳統方法的反思、驗證與突破。 「 appetite 」這個概念，想說的是：「When shaping（書中定義為設定一個工作目標）, we focus less on estimates and more on our appetite. 」這段話的意思是： 當設定一個工作目標時，首先要關注的不是估計任務需要多少時間，而是應該更多關注在我們覺得花多少時間是值得的？我們想要花多少時間？