Notion Timeline 時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

作者：


當我們規劃一個專案的過程中，除了拆解出要執行的大大小小任務外，也想要在「一個時間軸」上，排出這些「任務需要的時間資源」，以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候，可能除了單純的待辦清單，還會動用簡單或複雜的甘特圖工具來繪製進度圖表。

而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具，也推出了屬於他的甘特圖功能。當然， Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本，主要用來規劃時間進度，至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。

所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」，符合其目前功能的設定，主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。

今天這篇文章，就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用，可以用在什麼樣的案例上。




01. 將任務資料庫轉化為甘特圖模式


「 Timeline 」是 Notion 資料庫（ Database ）新的檢視模式。原本 Notion 資料庫已經可以用表格、行事曆、看板等模式檢視與管理，現在又加上類似簡易甘特圖的「 Timeline 」，確實如虎添翼。（推薦要使用 Notion 的朋友，都可以從後面這篇文章，一起研究資料庫的活用：從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫）

假設我現在有一個專門管理各種工作任務的「資料庫（ Database ）」，裡面包含了各種我在職場上要做的任務，也包含了我自己的大大小小講座課程。

現在我除了表格檢視外，我想要利用「 Timeline （時間軸）」，了解這些任務的進度安排，以及我的時間資源是否足夠。




於是我可以在資料庫左上方的檢視模式中，新增「 Timeline （時間軸）」的檢視（ View ）模式。




這時候，「 Timeline （時間軸）」模式會抓取資料庫中跟「時間（ Date ）」相關的屬性。

於是，我就可以在一個時間軸中，看到每一個任務什麼時候應該開始？需要多少時間？該段時間是否太過忙碌？等等問題。




例如，我其中一個「高效能職場筆記法」的線上課程，進入最後上架前的準備階段，我在任務頁面的「 Reminder 」屬性中，設定了一個 2020/11/3 到 2020/11/16 的開始與結束時間




這時候，回到「 Timeline （時間軸）」檢視，就可以看到在時間軸中，這個任務的進度條，出現在簡易的甘特圖畫面。

這是 Notion 「 Timeline （時間軸）」最簡單的功能應用，下面我繼續拆解還有哪些管理的技巧。





02. 專案頁面內，插入甘特圖，直接拆解任務進度


有時候一個專案中，要執行的任務很多，並且時間安排很重要，這時候與其用待辦清單模式來拆解，不如試試看直接用 Notion 的「 Timeline （時間軸）」來拆解。

例如，我正在製作一個高效能職場筆記法專案，有一個 Notion 上的專案頁面，接下來我要安排任務，但不要用待辦清單。

這時可以直接在這個頁面中，新增一個「 Timeline （時間軸）」的「 Database （資料庫）」，直接利用這個甘特圖模式來新增我需要的任務，並直接看到每個任務的進度時間軸。

這樣一來，專案頁面中有專案的資料、規劃，同時頁面中可以插入時間軸，了解任務的執行進度。





03. 快速新增任務，並安排好進度


在「 Timeline （時間軸）」模式中，滑鼠游標移動到時間軸的空白處，會出現一個「 New Page 」的按鈕，左右移動可以調整要擺放的時間，按下確認，就可在時間軸上，直接新增一個任務頁面。

也就是一開始，就可以從時間安排的角度來新增需要的任務。




如果原本資料庫中，有些任務頁面還沒有安排時間，也不用擔心。

進入「 Timeline （時間軸）」模式後，左方有一個「頁面清單」可以展開或縮合，展開頁面清單，還沒加上時間進度的頁面也會顯示在清單中，這時候就可以快速在右方的時間軸中，為這些任務安排時間。





04. 可以在甘特圖中調整進度與所需時間


如果安插任務的時間需要調整，「 Timeline （時間軸）」也可以讓我們直接拖曳調整時間位置，或是直接拉住進度邊緣，調整開始、結束的時間。

讓調整任務時間變成很直覺簡單的動作。





05. 更改小時、日、週、月、季、年的檢視方式

如果資料庫中的任務、專案很多，「 Timeline （時間軸）」也會變得比較複雜，這時候可以放大縮小視野，從每個小時的進度，到整年的進度，進行不同角度的檢視。

在「 Timeline （時間軸）」的右上方，可以看到一個「小時、日、週、月、季、年」的切換選單。

例如選到年檢視，這時候在一個畫面範圍中會涵蓋 12 個月分的時間軸，快速看到一整年的進度規劃。





06. 快速跳轉到任務時間點


如果任務很多，時間軸拉得很長，這時候會有不少任務跑到目前畫面外。

Notion 在時間軸上設計了一個「快速跳轉箭頭」，會出現在時間軸的左方或右方，幫助我們點一下，快速跳到之前、之後某個任務的時間軸位置。





07. 簡潔或複雜的時間軸檢視


Notion 的 Timeline 可以設計要顯示多少資訊在時間軸上。

利用上方的「 Properties 」選單，可以讓時間軸上顯示完成度標籤、任務執行者等等進一步資訊。





08. 可以設定兩個不同時間屬性


如果說，你想轉換成「 Timeline （時間軸）」模式的資料庫，原本就設計了兩個不同的時間屬性，一個是開始時間，一個是結束時間，那麼，「 Timeline （時間軸）」可以開啟〔 Use separate start and end dates 〕，利用兩個屬性，拉出時間軸上的進度條。





09. 利用 sort 調整順序


使用時間軸功能時，如果想要讓進度相近的任務，自動排列得更有次序，可以使用資料庫的「 sort 」功能，根據你的日期屬性排序即可。





10. 免費付費的使用限制


要注意的是，「 Timeline （時間軸）」在 Notion 中並非免費無限制使用。

目前 Notion 方案中的限制如下：

  • 免費用戶，一個工作區最多可以使用 3 個「 Timeline （時間軸）」。
  • 個人付費版用戶（Personal Pro），一個工作區最多可以使用 3 個「 Timeline （時間軸）」。
  • 團隊版用戶，一個工作區最多可以使用 5 個「 Timeline （時間軸）」。
  • 企業版用戶，可以有無限的「 Timeline （時間軸）」。




11. 和行事曆檢視模式有何區別


在沒有「 Timeline （時間軸）」功能前，其實資料庫也可以用「行事曆（ Calendar ）」模式來規劃進度。

那麼兩者相較，「 Timeline （時間軸）」有什麼優點呢？

  • 「 Timeline （時間軸）」可以更改小時、日、週、月、季、年的檢視方式。
  • 「 Timeline （時間軸）」可以快速跳轉到不在當月的任務。
  • 「 Timeline （時間軸）」可以設定兩個時間屬性。
  • 「 Timeline （時間軸）」左方可以顯示所有任務清單（包含沒有安排時間的）。




以上，就是我對 Notion 最新功能：「 Timeline （時間軸）」的測試、研究與分析。

提供給大家參考，如果你有想到什麼活用方法，也歡迎跟我分享。

歡迎大家提出問題，讓我可以加入未來的測試研究中。你可以在部落格文章下留言，我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，也歡迎寫信跟我討論。

最後附上 Notion 系列教學文章清單：


（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：Notion Timeline 時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧）
文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. finnson2020年11月17日 下午5:15

    站长现在是彻底转到notion了嘛？

    回覆刪除
    回覆
    1. Esor Huang2020年11月18日 晚上9:36

      沒有耶，反而愈深入嘗試，愈覺得還是Evernote比較簡單直接

      刪除
  2. 匿名2022年2月15日 下午6:25

    您好~
    想請問一下 將任務資料轉為甘特圖或日曆後如何輸出成PDF呢?
    嘗試輸出後 是原始任務資料的樣子

    回覆刪除
  3. 匿名2023年3月10日 中午12:28

    Notion 的專案管理, 能否設定task 的前置任務？

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用？立可得與 ibon教學+比較表

作者：
圖片
現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如： 小朋友學校的勞作作業 想要製作家庭相框 用照片來當小禮物 把照片貼在紙本手帳上 這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？ 如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候 「便利商店」同樣也提供了印照片的服務 ，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。 之前我在電腦玩物分享過：「 不需買印表機也免隨身碟， 7-11 全家雲端列印超方便教學 」。這篇文章則從印照片出發： 同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。
........................繼續閱讀全文內容

Google Maps 我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略

作者：
圖片
在之前寫完「 善用 Google 航班搜尋找出理想便宜機票的 10 個技巧 」一文後，我想繼續挖掘 Google 幫我們規劃自助旅行的潛力。 今天這篇文章，就深入的來聊聊 Google 的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具 ，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「 台灣推薦空拍地點地圖 」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！ Google 「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題： 國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。 在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。 好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。 自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。
........................繼續閱讀全文內容

Slack 完整教學與上手心得：找到正確的團隊溝通之道

作者：
圖片
你聽過或用過 Slack 嗎？過去一年， Slack 這一個團隊通訊平台服務不僅在國外爆紅，在台灣我也看過好幾個創業團隊使用 Slack 來做公司內部的訊息管理，到底 Slack 有什麼魅力？它是不是比起 LINE 或 Facebook 或 Email 更能有效率的管理團隊溝通呢？我自己今年也有機會在一個專案合作中使用了 Slack 一段時間，我覺得它吸引人之處有三點： 1. 「 很有趣 」： Slack 裡擁有跟 LINE 或 Facebook 一樣易於讓公司同事聊天打屁、傳送有趣影音圖文的功能。 2. 「 有效率 」：但是 Slack 的頻道、群組機制讓茶水間的聊天，不會干擾工作的討論，並且星號與釘選功能讓每個同事可以從聊天中記錄重點。 3. 「 有彈性 」： Slack 的架構可以讓每一個團隊設計出符合自己需求的通訊平台， Slack 的軟體則讓同事可以在任何地方和公司保持聯繫。 如果你需要中文版的同類平台，可以參考： JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學，比 Slack 更適合中文用戶 。 2017/3 新增 ： Sortd for Slack： 改造 Slack 討論串介面變成專案任務排程看板
........................繼續閱讀全文內容

Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學，老師、學生、創作者利器

作者：
圖片
Google NotebookLM 是一個以 AI 筆記本為概念的線上生成式 AI 問答工具。和 ChatGPT 、 Copilot 不同的是， Google NotebookLM 「相對」不會憑空生成內容，也不是上網找答案，而是結合文件資料庫 AI 分析功能（透過  Gemini Pro  分析我們的知識庫），幫助我們根據自己上傳的大量筆記、文件，生成有明確引用的論文摘要、報告企劃、文章大綱。 相較之下很適合自己已經有足夠資料，只是需要 AI 協助分析與輸出的人，例如老師規畫課程、學生製作報告、研究者撰寫論文、創作者撰寫草稿來使用。
........................繼續閱讀全文內容

畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖

作者：
圖片
今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。 為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。
........................繼續閱讀全文內容

Google 表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期

作者：
圖片
Google 表單，是 Google 雲端硬碟裡用來製作線上問卷調查的免費工具。 愈來愈強大、愈來愈漂亮的 Google 表單，可是設計出各式各樣擁有專業問題、滿足特殊調查需求的精美問卷，如果你還不知道怎麼活用他的基本功能，那麼一定要參考下面三篇我在電腦玩物中所寫的一系列教學，從基本功能到隱藏功能，會帶你上手這個好用的工具： 設計問卷調查快速免費，新版線上 Google form 表單教學 不再只有醜醜範本！如何幫 Google 表單美化背景外觀？ Google 表單的 10 個專業問券調查設計秘密教學  也因為寫了一系列實用的 Google 表單教學，所以很多朋友來問我： Google 表單還能不能滿足某某個需求？ 而其中被詢問度最高的就是：「 可不可以讓 Google 表單 自動關閉回覆 ？時間過期了問卷就關閉，填寫人數到達限額了就自動停止。 」如果可以做到，那麼 Google 表單甚至可以用在報名表、抽獎表之類的應用了。好消息是，這個問題有解了，今天開始 Google 表單可以做到限期、限額自動關閉回覆的功能囉！ 2017/8/31 新增 ： 自動移除額滿選項！ Google 表單報名購物限制數量最簡單教學
........................繼續閱讀全文內容

為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序

作者：
圖片
這幾年看到身邊許多的創業團隊、學校社團、辦公室裡的部門，或是個人在需要專案管理、生活管理時，選擇了一個叫做「 Trello 」的雲端服務，這到底是一個什麼樣的管理工具，讓這麼多人都愛用 Trello ？在電腦玩物上，我也從旁敲側擊的角度，寫過幾篇「 Trello 概念」的管理教學文章： 把 Evernote 當作 Trello！ Kanbanote 筆記看板管理法 Google Drive 變身 Trello ！幫雲端硬碟建立專案看板 但是，我自己也一直使用著 Trello ，卻還沒有在電腦玩物上寫過一篇完整的介紹！雖然錯過了幾年前第一時間推薦 Trello 的時機，但在這段時間的使用經驗下，剛好可以讓我整理沉澱自己的使用方法，歸納出「 為什麼值得試試看 Trello 的關鍵特色 」，然後轉化成這篇文章深入淺出的 Trello 上手教學。 2015/6/13 新增： 免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 2016 年新增 ： 如何將 Trello 切換到繁體中文版？網頁 App 全中文化 2016/7/7 新增 ： 如何活用 Trello 記帳？我的理財計畫心得與看板範本 2016/7/13 新增： 如何將網頁資料快速剪貼到 Trello？收集專案資料技巧 2016/8 新增： Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 2016/8 新增 ： Trello 卡片自訂欄位密技！最想要的強大 Trello 客製化範例教學 2016/11 新增： [時間技客-7] 重要緊急時間管理四象限在 Trello 活用與範本下載 2017/2 新增 ： Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 2017/6 新增： 如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學 2017/7 新增： 如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧 2017/8/23 新增 ： 如何用 Trello 做子彈筆記？我的 Trello GTD 方法範例看板分享
........................繼續閱讀全文內容

Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板，專案圖解實例教學

作者：
圖片
團隊一起開會討論專案規劃、產品設計， 為了把大家的想法表達得更清楚，需要將各種思考視覺化，把各種計畫圖解化。 例如用 心智圖 展開專案流程，用 系統思考法 釐清專案關鍵環節，或是畫一張 商業模式精實畫布 。 面對面開會時，我們可以在會議室的大白板上，畫出這些圖解。 但如果想要遠距工作、遠端會議，這時候，就可以利用「線上協同合作的白板工具」 。這類遠距視覺會議的工具其實也不少，我之前介紹過的簡單版工具就有： Witeboard 世界上最簡單快速的協同合作白板，開會上課利器 Awwapp 觸控靈敏線上共用白板，免註冊電腦平板手機立即可用 但說到功能強大，可以滿足各種視覺會議的圖解需求，就不能不提到： 「 Miro 」這個線上視覺圖解白板工具。
........................繼續閱讀全文內容

最簡單養成習慣方法是「解決問題」，不靠時間表、獎懲與意志力

作者：
圖片
要持之以恆並非一件容易的事，先不說長時間的堅持往往強人所難，光是要每天重複一樣的行動、相同的規律，難道不會覺得膩？這時候一旦新鮮感淡去，剛好遇到其他事物的干擾，或者自己偶爾處在懶洋洋不想動的低潮中，那麼這件事情就很容易開始拖延下去，而想要養成的習慣也往往中斷了。
........................繼續閱讀全文內容

Excalidraw 免費 AI 生成流程圖，一鍵畫出知識圖表、專案流程、寫作大綱

作者：
圖片
用一句話簡單提示主題，就能透過 AI 生成一幅流程圖。或是提供基本的想法大綱，一鍵請 AI 畫出可接續修改的流程圖草稿。於是「老師」可以快速生成教學用的 知識圖表 ，「軟體工程師」快速畫出 技術開發架構圖 、「管理者」獲得 專案流程圖 與 商業決策分析圖 、「行銷人員」製作 活動企劃流程表 、「創作者」也能立即獲得視覺化的 寫作大綱 或 故事線草稿 。上述的應用情境，在 「 Excalidraw 」 這款線上流程圖工具中已經可以實現，他加入了「Text to diagram 」AI 功能，幫助我們透過簡單文字，快速生成複雜的流程圖表，生成草圖後還可繼續手動修改。
........................繼續閱讀全文內容