拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

想要避免瞎忙，想要專注，想要減少拖延，想要解決工作常被打斷等問題，關鍵之一是拆解出任務的下一步行動。為什麼呢？

• 所謂瞎忙，就是做得太多，但轉換的效益很少，甚至做錯方向。時間管理不能只是去做，做了沒價值，可能浪費更多時間。
• 我們需要知道相對有效的下一步行動是什麼？
• 所謂專注，就是能放下事情尚未完成的各種雜念，隔絕其他誘惑干擾，投入在當下可以做的行動上。
• 那麼，下一步能讓我進入專注狀態的行動是什麼？
• 所謂拖延，就是在跟其他行動競爭的時候，我們選擇去做了其他簡單行動，結果真正重要的任務遲遲無法開始。
• 重要任務需要跟上網、聊天、社群、遊戲競爭，什麼樣的下一步行動可以獲得我們的選擇青睞？
• 工作上每次被打斷，我們總覺得很難回到重要工作狀態，但是現實職場就是會被會議、來電隨時切斷。
• 與其每次想要等有完整空檔來一口氣完成任務，如果可以拆解下一步行動，讓任務在分段空檔，逐步推進呢？

但是，要從一個模糊的目標，從一個困難的任務，拆解出立即可行、對抗拖延的下一步行動清單，並非易事。

我在時間管理課程中，發現學員最容易在拆解行動清單這一步卡關。

所以我也一直在研究，如何把拆解行動清單的思考流程，轉換成更具體可行的步驟。

今天這篇文章，分享我的最新設計，一張拆解下一步行動清單的流程圖，轉換成視覺的道路地圖，輔助大家在拆解目標的過程更容易按圖索驥。

2024/2/15 更新，春節與寒假結束後的待辦清單技巧補充：5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣

或許你不一定需要我的解說，可以直接參考這張流程圖，自己演練看看。

• 線上版本（可複製）：拆解下一步行動的思考流程圖
• PDF 版本（可下載）：拆解下一步行動的思考流程圖
• 2023/11 最新 AI 版本拆解目標與行動：ChatGPT 五種助理教練提示語分享：目標規劃、寫作、學習到教學

我是用 coggle 這個心智圖工具繪製，裡面鉅細靡遺的列出很多拆解的步驟、進程與技巧，但「不是每個任務都要拆解到這麼詳細」。這張流程圖只是展現一個全面的可能性，但你很有可能每次只要作其中幾個步驟，任務就可以有效往前推進。

接下來，則讓我用文字進行解說。

（點擊圖片，可以看到大圖，或另外下載）

第一階段：拆解目標

• 確認目標價值，寫出具體成功故事
• 很多時候我們會把行動當成目標，很多時候我們的目標太模糊而沒有確認真正價值。所以第一步一定是先確認目標的具體價值到底是什麼？
• 如果是自己的目標，要確認自己真正想要獲得的成果是什麼。
• 如果是老闆、客戶交付的目標，要確認我們彼此想像的成果是否一致。
• 例如我想要晚上11點睡覺，養成早起習慣。雖然這個「疑似目標」看起來很不錯，但更關鍵的是背後的成功故事是什麼？可能是我期望生活中找到時間可以閱讀學習。這時候我們就要問，如何設計行動讓早起後閱讀學習成為可能？甚至不一定要早起也能閱讀學習？因為後者才是我們要的真正價值，而非早睡早起。
• 延伸閱讀：建立習慣的第一個關鍵迷思：誤把養成習慣本身當成目標

• 列舉要解決的問題
• 很多時候我們以為拆解是列出理想計畫、完整計畫，但其實很多事情無法這樣處理（也不可否認有些事情適合）。
• 很多時候我們以為是要把事情做完，但其實更重要的是把事情做好。
• 所以，第二步拆解是列出成功故事要成功，必須面對的問題，每一個階段要解決的風險。

• 把問題轉化成多個關鍵任務（階段性成果）
• 然後第三步，把這些問題轉換成正向任務，這些可能就是要把這個目標完成並做好，最關鍵的幾個階段性成果。
• 在幾個階段性成果中，我們還可以進一步拆解：
• 有沒有可能整合問題與解決方案（尋求統合的最佳解法）
• 有沒有可能和其他目標的階段性成果關連（做一次可以有多重效果）
• 哪個是現階段可以完成？（真的可以完成，要不然什麼都是白搭）
• 哪些是下階段推進就好？（有些可以下個階段再推進，這樣我就知道優先順序）
• 延伸閱讀：把 OKR 用在生活與家庭目標管理，學會設定要事

第二階段：拆解立即可做的下一步行動

• 限時行動
• 如果階段性成果也不容易達成，就先設定一個限時行動。設計出眼前更明確、更可以立刻衝刺的行動。
• 例如設定一個禮拜之後可以做到什麼、三天後可以先完成什麼？然後衝刺這個行動，完成之後再分析如何進一步修正接下來的行動。
• 「限時」的意思是，不是評估這個任務要做多少時間，而是先設定一個時間，然後評估這個時間內我可以完成什麼結果。以這個短期結果來衝刺。
• 延伸閱讀：固定時間邊界：不是問工作需多久時間，先問我想花多少時間

• 承諾行動
• 如果限時行動可以加上承諾更好。而立下承諾的約定，通常是立即可行，最有效的下一步行動。
• 例如「這個當下立刻打電話」跟合作者約定一個禮拜後會提交初步大綱，或是三天後開會討論目前找到的競品分析。
• 例如我打算養成運動習慣時，「這個當下立刻」跟家人、朋友約定週末一起到運動場跑步。
• 這裡的下一步行動，不是把事情完成（因為不可能），而是立即採取立下承諾的行動，立即可行，並有推進我們動力的效果。

• 切割準備行動
• 我們還是需要仔細回推這個任務要完成的流程、需要準備的東西，開始切割步驟。
• 一方面確認這個任務需要做的行動，以免遺漏。如果行動清單沒有列清楚，往往會漏掉一兩個步驟，但可能就會造成意外、風險，或是更多彌補的時間。
• 一方面當行動清單列清楚，我們會有更清晰的視野，知道下一步可以做什麼，知道如何分段做，知道現在做完什麼、還沒做完什麼。
• 延伸閱讀：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好

第三階段：面對卡關時的行動？

• 我有行動
• 如果任務進行順利，那麼前面三種行動拆解就夠了。但如果任務有點卡關了，我們可以把一些行動再簡單化。
• 可以設計一種行動，先把我有的、我當下可以做到的先做出來。
• 例如我還設計不出一個海報最佳的文案，但我可以把行動設計成：「先寫出目前我腦袋可以想到的海報基本文案」，然後從這個基礎再修改。
• 延伸閱讀：養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？

• 詢問行動
• 如果任務還是卡關，很有可能是我們必須尋求支援。可以設計一些立即尋求支援的行動。
• 例如詢問有經驗的同事A，這個問題可以如何解決。
• 很多時候找可能有經驗的人討論一下，往往就能找到推進任務的可能方法。

• 測試行動
• 如果任務依然卡關，我們就必須進行一些測試行動。測試看看有沒有可能改變作法，然後事情會變得更能往前推進。
• 例如寫文章、報告卡關了，測試一下用語音轉文字工具念出草稿，會不會更容易生出一些基本內容？
• 延伸閱讀：理清 4 種下一步行動，替換不會行動的拖延清單

第四階段：持之以恆的行動

• 替代行動
• 如果我們現在進行的不是一項任務，而是一個長期的，必須持之以恆的習慣。那麼我們會需要設計一些替代行動。
• 例如正在養成閱讀習慣，除了設計閱讀時間外，也可以有替代行動是用朗讀功能聽電子書，或是聽 podcast 說書。
• 因為在習慣持續的過程中，不一定每一天、每一階段都可以有足夠時間好好讀書，設計一些替代行動，幫助自己在不同情境下，都能推進這個習慣。

• 漸進挑戰行動
• 習慣要能長期堅持，並非只是簡單重複，因為重複太久，也會覺得疲憊、缺乏新鮮感。所以這時候，可以設計一些漸進挑戰的行動。
• 例如要養成跑步行動，先從最簡單的每天慢跑10分鐘開始，下一步增加一點時間，再下一步調整不同跑速，再下一步練習呼吸。
• 讓自己每個階段有不同的挑戰行動，一開始很簡單，但隨時都有新鮮有趣的新行動，習慣更能持之以恆。
• 延伸閱讀：微挑戰：比獎勵、目標更能夠持之以恆的激勵方法

• 結合我喜歡的行動
• 有時候一個習慣要能持續，難免遇到比較低潮的時刻，如果不是很想去做了，可以結合一些自己喜歡的行動。
• 例如想要繼續跑步習慣，但又有點累了，就結合自己喜歡聽的電子書，一邊跑步一邊聽，這樣或許更有動力去做。

以上就是我平常在拆解目標、任務的下一步行動時，腦袋中會運作的思考流程圖。（你可以參考近期這篇文章，互補搭配：找回時間掌控權的 15 個小習慣，我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年）

而目的就是幫助我找到有效、立即可行、願意去做的下一步行動，讓件事情這個當下就可以往前開始推進。

提供大家參考，也歡迎大家回饋、分享你的意見。

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