過濾工作生活焦點的個人待辦清單系統，Trello 開發者的時間管理模板解析

Trello 的創始開發者之一賈斯汀·加拉格爾（Justin Gallagher），也是一個時間管理、生產力的專家，他曾經分享過自己每天都使用的時間管理模板，目的是提高他自己的個人生產力。

當然，這個模板是建立在 Trello 上的（使用 Trello 的朋友可以套用這個模板：Mise-En-Place Personal Productivity Template），不過其實我們可以把他的系統套用在其他數位工具、待辦清單、筆記工具上，一樣通用。

今天這篇文章，讓我們來看看廣受歡迎的生產力工具開發者，會如何管理自己的時間，相信可以給我們一些啟發。

下面我根據這篇文章，一方面介紹 Justin Gallagher 的時間管理步驟（原文可參考：Find Work-Life Focus: A Trello Insider's Guide To Personal Productivity），另一方面分享我的解析與延伸思考。

• 今日清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 每天早上決定今天要排上處理流程的任務，放入今日清單的列表，他說只要利用通勤的20分鐘即可。
• 因為關鍵是從後面的列表（明日清單），將必要任務往前移即可。
• 先排好會議任務卡片，通常有設定截止時間（就是開會時間），依照時間先後排序。
• 這樣就能在今日列表看到還剩多少可掌控時間，這時候要決定，剩下的時間可以安排多少與哪些任務卡片。
• Esor解析
• 起碼每天早上前（但一週前更好），確認今天的「必要」任務清單，知道已經被佔用的時間，確認今天一定要優先推進的任務，將這些時間保護下來。這樣才不會讓時間被亂流牽著走。
• 明確知道自己每天還剩下多少時間可以掌控（意思是那些事先預訂會議後剩下的時間），安排「足量」適合的任務，而非過多任務的理想化清單。
• 很多朋友會覺得，每天的清單總是被突發會議、臨時任務佔滿與打亂。但其實這是倒果為因。很多時候真正原因是因為我們沒有先保護時間、確認自己的重要任務，所以才會被臨時事件牽著走，而無法做出更好的選擇。
• 我自己的方法也類似這樣的步驟，可參考：我如何安排每日行動清單的步驟拆解？2020 版 7 個關鍵 Tips

• 明日清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 需要趕快執行，但還不用排上今日清單的任務，就先放入明日清單。
• 主要是從本週清單往前移動的任務，代表即將要處理他，或是重要性、緊急性增強了。
• 利用 Trello 強化功能，把 Google 行事曆上即將到期的會議自動匯入。
• Esor解析
• 選擇是一個不斷遞進的過程，把所有任務都丟上今日清單，不是好辦法，反而會讓待辦清單雜亂而沒有優先權重。
• 一層一層確認與過濾，才能明確自己今日當下的選擇是有效的。
• 時間管理不是拚命做完所有的事情，而如何選擇做最有價值的事情，並暫緩其他事情。

• 本週清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 決定排上本週即將要完成的任務，通常從後面一個等待清單而來。
• 這週最重要的任務，當一週要結束時，這個清單裡的卡片應該愈少愈好
• Esor解析
• 有時候可以給時間管理一些彈性，不一定是今天幾點幾分要做什麼，除了會議，大多數任務執行的時間可以有彈性。我們要確認的只是：今天要推進的任務是哪幾個？這週要完成的進度有哪幾項？
• 掌握優先選擇的任務與進度，也就掌握時間管理的大方向了。

• 等待清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 尚未排程（尚未放入本週清單），但確認要處理的任務。
• 已經排程，但不是本週進度的任務。
• Esor解析
• 不是什麼事情都應該立刻排上待辦清單與行事曆，如果只是覺得需要做，但也要考慮是不是真的有時間，是不是值得佔用這個當下的時間。
• 可以有個等待清單，當作緩衝，加上時間提醒，就可以放心的稍後再做。
• 我們本來就不可能完成所有的事情，所以應該要有一個「系統」，可以讓大多數事情放心的「等待」，但該做時不會忘記。
• Justin Gallagher 的方法，其實整體上來說就是一個「過濾選擇」系統，一步步過濾，延後大多數事情，然後讓真正重要的事情排入今日完成。

• 收集箱
• Justin Gallagher 的步驟
• 所以新出現的任務，一開始擺放的地方。新任務不會直接今日清單，而是先放入收集箱，這裡的任務表示未經判斷、拆解。
• 一旦確認要做，就先放入等待清單。
• 等待清單中的任務，確認本週要做，才放入本週清單。
• 本週清單中的任務，確認即將要做，就放入明日清單。
• 明日清單中的任務，明決定今日要做，才移動到今日清單。
• 最好可以利用自動化功能，把郵件等其他任務管道，自動統整到這個收集箱清單。
• Esor解析
• 我們確實需要把想做、要做、該做的所有事情記下來，因為存在大腦中，只會讓大腦更混亂、更有壓力，第一步是清空大腦。
• 但清空大腦時，不是把事情都放入待辦清單，也不是全部都要做，只是先放入收集箱，然後慢慢下決定。

• 完成清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 所有從今日清單完成的任務卡片，就移動到完成清單。
• 完成清單會累積得很長，累積到幾百則任務卡片都沒關係，因為這樣反而很有成就感。
• 累積到 1000 則卡片後，一次封存這份清單即可。
• Esor解析
• 看到自己做完什麼，推進什麼有價值任務，是時間管理最好的激勵。當時間管理很挫折時，與其排要做什麼的待辦清單，不如先「記錄」自己完成了什麼的完成清單，提升自己的自信與動力。
• 可參考：用「做了什麼清單」翻轉待辦清單，克服拖延症
• 而且最近完成的任務，往往還需要隨時回顧，查詢做了什麼步驟，查詢相關的資料檔案，這時候先放在完成清單，方便自己回頭查找。

• 參考清單
• Justin Gallagher 的步驟
• 一些自己隨時要記住的事情，例如長期目標。
• 一些可以激勵自己的事情，例如最近學到的觀念、知識、技能。
• Esor解析
• 有些想法、習慣、工作流程，需要好幾次的練習來內化。這時候需要反覆看到，提醒自己練習。

小結：

以上就是 Trello 創始開發者 Justin Gallagher 的時間管理邏輯，以及他用 Trello 建立的個人待辦清單系統。

這個概念有點像是我最近介紹到的「燃盡清單」方法（燃盡清單法 Burner List，規劃待辦清單的極簡專注格式），有些事情是我們目前應該優先燃盡的，但同時也顧及到後面排成的次要事情。只要能隨時關注到當下，隨時推進相對有價值的事情，那麼就算難免有遺漏，還是好的時間管理。

反而是如果時間管理的系統中，缺乏等待、延後、選擇，什麼都要排上清單去做，更有可能變得忙碌卻失焦，做不完的壓力排山倒海而來。

提供大家參考，也歡迎大家回饋、分享你的意見。

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