工作愈忙愈不要逼自己去做，4 個有人性但非雞湯的時間管理翻轉技巧

工作忙碌，於是犧牲更多自己的家庭、生活時間，逼自己去做，用時間換取完成。什麼事情都累積在待辦清單上，硬是去做，但生活品質犧牲了，工作上卻也不一定就獲得好的成果或認同。

我在時間管理課程中，常常會分享兩個重要的思考：

• 不是要讓自己變成熱情、有意志力、充滿專注力的人。
• 而是把事情本身「拆解成」容易產生熱情、不需要太多意志力、不需要太多專注力的行動。
• 不是一開始就用熱情、意志力、專注力去做，
• 而是在行動過程，「累積」穩固的熱情、累積我做得到的意志力、累積長期的專注力。

我們不需要變成超人：

曾經有好朋友跟我說，時間管理方法是很違反人性的。因為要人去做計劃、去做拆解、去做整理，但人通常討厭麻煩的事情。

但是，也因為這樣，很多時候我們更容易淪為「雞湯式」的時間管理，也就是覺得只要激勵自己，我就能做到。而我現在做不到，只是因為：

• 這次意志力不堅
• 這次專注力不夠
• 這次還沒找到熱情
• 所以下次我努力一點就能做到
• 所以下次我認真一點就不會拖延

然而，這些看似很符合人性的雞湯式想法，只是安慰了這一次的挫敗，卻不可能翻轉工作效率。

而且，難度更高，因為一個意志力堅強、專注力超群、充滿熱情、努力認真，並且持續保持這種狀態，這不是只有超人做得到嗎？

不過，時間管理方法也不一定要違反人性，難道沒有符合人性，但又不是雞湯的技巧嗎？應該是有的。

讓我們從對常見時間管理方法的 4 個質疑出發，來分析符合人性但不是雞湯的時間管理，減少用熱情、意志力、專注力逼自己，而這樣的技巧，更適合工作忙碌（尤其還雜亂充滿變動）的我們來使用。

翻轉1，一定要用意志力逼自己去做嗎？

• 工作雜亂中，還有一件重要但困難的報告沒做，於是告訴自己，晚上加班一下，到時候我一定可以全力以赴完成。
• 但結果到了晚上要不就是累壞了做不了，要不就是忍不住做些打發時間行動，結果還是繼續焦慮拖延。
• 這時候要如何克服這些重要而困難的報告呢？千萬不要期待晚上加班時就會有意志力，而是要在「當下」拆解出一個可以簡單推進的行動，例如「現在就先列出大綱就好」，或是「先寫其中一段最有把握的問題解決就好」。
• 現在就做，但不是用意志力現在就做完，而是能夠推進一點點成果就好。但如此一來任務變簡單了，下次需要的意志力不是變少了嗎？
• 可延伸參考：「克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧」。

• 當遇到困難、不想做、太雜亂的任務時，我們告訴自己要用意志力去克服，結果更容易拖延。
• 因為意志力維持的時間通常很短，意志力往往敵不過那些充滿誘惑的娛樂行動。
• 在看似激勵自己的行動中（告訴自己晚一點我可以用意志力克服），其實是一種放過自己的藉口，也是在便宜行事，以為腦袋中轉念，我就可以暫時什麼都不做的逃避。

• 這時候怎麼翻轉呢？我建議的操作步驟如下
• 不要再用「當我有意志力時，我可以完成」，當作時間管理的操作步驟。多加一個步驟：「拆解出任務更簡單、可替代的當下可行行動」
• 於是流程變成：
• 困難、複雜、雜亂的任務，拆解出簡單、可替代、可部分完成的當下行動。
• 任務不一定要一口氣完成，但要能夠開始做出一點小成果。
• 看到任務慢慢累積出愈多成果，我們自然就只需要更少的意志力去完成它。這樣才會是正向循環。
• 可以延伸參考：「覺察時間管理習慣中的定型心態，開啟「成長心態」的轉變」。

翻轉2：一定要用專注力達到高生產力嗎？

• 有一件很有價值的封面設計任務，但是當然不是一下子就能完成的，於是我們打算利用明天早上9點到12點的時間來完成，想說到時候全力專注來把這個任務完成。
• 結果到了早上，臨時的會議打亂了計畫，或是當下沒想法沒感覺，於是高專注力、高生產力也不可得。
• 這時候怎麼辦呢？要如何解決這些需要高專注力的任務呢？
• 專注力真正需要的是「具體明確的行動」，把設計封面拆解成幾個獨立小步驟：「設計書名」、「想出一句文案」、「倒出腦中關鍵字」，一個短時間做一個行動就好。
• 這樣保持專注力就變得更簡單，更容易進入專注狀態，而且可以利用很多零碎的短時間，事實上工作生活中充滿了很多這樣的短時間。

• 高專注力需要的不是時間，需要更多更長時間是我們對時間管理最大的誤解。長時間不一定會提升我們的專注力，反而會讓我們更容易失去專注力。
• 對工作忙碌，任務雜亂且容易變動，而且往往有很多臨時插入任務的你我來說，要獲得深度工作力的長時間更是難如登天。
• 可參考：「如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧」。
• 結果就是想要等待高專注力時間出現，卻永遠沒有這樣的時間。或是長時間出現了，但還是沒辦法進入高專注狀態。

• 這時候怎麼翻轉呢？我建議的操作步驟如下：
• 與其等待高專注力的長時間出現，不如把任務拆解成一步一步的具體明確步驟，每一步只要短專注時間就可以完成。
• 於是流程變成：
• 先把複雜任務，拆解成多個獨立具體的相對明確行動。
• 利用多個短時間完成一個一個具體步驟，而不一定要等待長時間一口氣完成所有步驟（當然如果幸運有長時間也不錯，但不是一開始就安排長時間）。
• 長時間不一定就會有辦法高專注，長時間常常難以獲得。而短時間往往就在零碎時間中唾手可得，並且短專注也更容易做到。
• 可以延伸參考：「如何從生活小事培養專注力？我的 5 個親子練習技巧經驗談」。

翻轉3：一定要憑著熱情安排時間表嗎？

• 當有很多要做、想做的事情時，我們往往很直覺的開始安排時間表，把每件事情排上時間表，覺得到時候用熱情來讓自己照著時間做，這樣事情就會完成。
• 但是這樣的時間表，往往最後都沒辦法照著做，於是時間表反而變成壓力來源。或是做完忙碌的時間表後覺得自己像是在瞎忙。
• 這時候怎麼辦呢？
• 假如我要養成一個習慣，或是要完成一個重要任務，真正重要的不是排出時間表，而是拆解出什麼行動是真正有價值、做得到的。
• 可以延伸參考：「如何練習自律？不是用犧牲、克制與紀律，而是確認我想要」。
• 可以延伸參考：「養成好習慣不是堅持重複做，放下恆毅力，打破習慣鎖鏈」。

• 什麼時間做、花多少時間通常不是最重要的，採取關鍵行動才重要。
• 如果花了很多時間但都是在做一些低效率的行動，甚至對目標沒有幫助的行動，那排的時間表做到了也沒用。
• 反而在排時間表上浪費時間，還給自己不必要的壓力。

• 這時候怎麼翻轉呢？我建議的操作步驟如下：
• 與其憑著熱情把事情排上待辦清單，不如先拆解這件事情真正有價值的行動是什麼。
• 於是流程變成：
• 先確認這個任務要完成的成果是什麼？價值在哪裡？
• 根據成果，設計有效的行動。
• 拆解怎麼做最有效率且更有成果。
• 刪掉那些不在目標上、低價值的行動。
• 然後如果需要排時間表，只要把最重要且有價值的行動排上時間表就好。
• 可以延伸參考：「「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇，而是刻意練習」。

翻轉4：一定要完成沒完成的待辦清單嗎？

• 當事情忙不完時，待辦清單上開始累積了一些今天做不完的事情，雖然今天做不完，但為了不要放棄，就移到明天的待辦清單上，覺得自己明天就會做完。
• 但往往這些事情，會繼續移動到後天、大後天的待辦清單。
• 於是待辦清單愈來愈長，愈來愈挫折。
• 這時候怎麼辦才好呢？

• 我們的直覺是不要放棄，討厭拖延的自己，於是逼自己去做，卻更容易放棄與拖延。

• 我建議的操作步驟如下：
• 與其把同樣的事情、行動，直接移動到明天以後的待辦清單，反而應該是要「移出」待辦清單，但不是不要做，而是把流程變成：
• 沒做完，代表要換個方式去做，拆解清楚新的方式，再排上待辦清單。
• 沒做完，可能也代表暫時不用做，拆解清楚該做的時間，不用急著做。
• 沒做完，代表任務有問題，拆解清楚問題在哪裡，重新設計行動。
• 可延伸參考：「待辦清單沒做完怎麼辦？劃掉他！千萬不要自動延後到明天做」。

小結：

• 一定要用意志力逼自己去做嗎？
• 或是先做當下可以做的行動，讓任務推進一點點進度，下次就只需要更少的意志力。
• 一定要用專注力達到高生產力嗎？
• 或是先拆解出一個一個具體明確行動，用更容易做到的短時間專注，一步一步累積成果。
• 一定要憑著熱情安排時間表嗎？
• 或是先拆解最有價值的行動，用更少的時間完成更有效率的成果。
• 一定要完成沒完成的待辦清單嗎？
• 或是調整、修改、替換自己的行動，讓待辦清單上是自己做得到的行動。

這是我在工作愈忙時，愈要利用這些翻轉思考，找出更正確、更有效率的行動。幫助自己不用逼自己去做，也不需激勵自己去做做不到的事情。提供大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

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