5 個翻轉行事曆用法的高效率思維，我多年累積的管理日曆實踐

行事曆是大家都需要的簡單工具，只是如果要記錄會議時間，如何安排可以讓會議更有效率？如果要處理待辦事項，如何讓行事曆的安排是有效的，而不是變成壓力日曆？

除了行事曆的特殊工具功能外，這篇文章，想要分享的是行事曆的通用管理策略。

這些管理策略是我多年實踐、修正後累積的方法，當然沒有一種策略可以適合所有人，但是或許可以從這些真實經驗中，提供大家 5 個有效的思維參考。

一，任務管理思維

• 問題點：
• 行事曆作為規劃時間的工具，把要做的事情，以時間為單位安排到行事曆上，這是大家都會做的。但很多時候這樣做之後，反而行事曆變得很瑣碎、很有壓力，上面充滿了幾點幾分要做什麼事情的清單，結果大多數都無法如期達成。於是慢慢的，行事曆變成一個好看但不會照著做的時間表。
• 問題在於，不是所有事情，都能直接以安排時間的角度做規劃。所謂時間管理，真正重要的往往也不是安排時間。

• 解決問題：
• 所以行事曆管理的第一步，是建立「任務管理思維」，所謂要做的事情，基本上可以區分為兩大類：
• 有明確發生時間、結束時間的「事件」，例如答應的會議、活動，明確的行程。
• 必須採取行動逐步推進的「任務」。例如寫報告、整理報表、企劃產品。
• 「事件」我們可以直接根據答應的時間，安排到行事曆上，目的是記住與提醒，並且明確知道自己哪些時間已經被占用。
• 但是「任務」，卻不適合在還沒有深度拆解之前，就直接放到行事曆上安排時間，因為這些任務往往不一定什麼時候要做，硬去安排時間，反而變動太大而失去意義，甚至可能導致我們浪費了明明可以利用的空檔時間。

• 重要思維：
• 那麼，「任務」如果不能直接在行事曆上暴力的安排時間，那要怎麼記下來才好？這時候就需要另外的「專案、任務管理工具」。
• 而「專案、任務管理工具」最需要的功能，也不是複雜的時間提醒，而是簡單但有用的「拆解」功能，可以拆解：
• 應該如何行動？
• 有哪些具體步驟？
• 有哪些替代方案？
• 這三個拆解，才是任務能夠有效往前推進的關鍵。
• 可延伸參考：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟
• 任務只要知道怎麼行動更有效，可以利用任何時間往前推進，反而不一定要硬在行事曆上安排時間做某個特定行動。

二，保護時間思維

• 問題點：
• 很多時候，我們使用行事曆不是在真正的規劃時間，而只是把行事曆當作一種「填寫工具」。
• 這個意思是，我們只是用行事曆記住被交付事件的時間，於是行事曆總是處在一直被慢慢的填滿，甚至充滿的各種衝突事件的情況，因為我們只是在「填寫」。
• 問題在於，行事曆真正的功能不是填寫，行事曆真正的功能是「預知、調配與保護」：
• 預知：知道哪些時間已經被明確佔用。
• 調配：知道還有哪些時間可以調配。
• 保護：知道哪些看不到的時間需要先保護起來，重要任務才能完成。

• 解決問題：
• 但是在第一個思維中，我也提到不要直接把任務安排在時間表上，因為很難照著時間表安排，但是這裡又說要預先保護時間，要如何解決這樣的兩難衝突呢？
• 我的解決辦法是「進攻行事曆」。
• 我不會安排幾點幾分要做哪一個任務這樣的時間表。
• 但我會在行事曆上設定一個全日事件，告訴自己今天需要累積一個半小時空檔，推進某個任務進度。
• 而且這個進度的預留安排，通常會是決定任務交付時間的時候就安排，常常都是一兩個月之前。
• 可延伸參考：[影片]這5個時間管理技巧，幫助我在家也能高效率工作，兼顧生活平衡。
• 於是這樣一來，我就更容易完成行事曆的真正用途：
• 預知：幾個月或幾週前，我就知道未來幾週的每一天，要留下多少時間量，完成哪些任務進度。
• 調配：每天的時間量是固定的，被事件佔用的時間也很明確，加上需要留下的任務進度時間量，我就會知道某一天「可以」或「不可以」再安排更多事件或任務進度，更容易拒絕會導致自己時間衝突的安排。或是真的需要安排時，哪些任務進度要提前或移後。調配的意思就是，充分提前預知自己的時間用量，提早做好有足夠時間完成的調配。
• 保護：透過上述方法，雖然沒有安排幾點幾分的明確時間表，但更有彈性的保護了重要任務進度的「每日所需時間量」。

• 重要思維：
• 不要讓行事曆變成只是在「填寫」時間表的工具，而要讓自己的行事曆是「真正在管理」的日曆，真正的管理需要「預先保護、合理分配」的思維。
• 每一個重要任務，有多少關鍵行動，需要保留多少時間，只有先計算，並且預先支出在行事曆上，那麼任務才會有時間充分的完成。
• 如果一開始不習慣，對很多重要任務不知道應該先保護多少時間才好，其實也不難解決，就是「不要空想」，同樣的回歸到對任務的仔細拆解具體步驟，甚至可以用計時工具，老老實實紀錄幾次這些具體步驟的時間，自然就會知道重要任務應該如何保護時間最有效果了。
• 可沿延伸參考：打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器

三，時間記錄思維

• 問題點：
• 很多時候，我們安排的時間表、進度表不準確，有很多變動與意外的原因，除了難免有外在環境的因素，但其實很多時候真正的問題在我們自己。
• 因為我們對專案、任務的拆解不夠明確，所以規劃的時間表當然不準確。
• 因為我們對於過往執行任務的過程，沒有留下「真實明確的記錄」，所以每一次安排時間，但每一次都不夠或不準。
• 問題在於，我們使用行事曆時，常常是「事先填寫」，卻忘了還是需要「事後修改」。我們會覺得事情都做完了幹嘛修改，但是不修改，下一次就不知道這次真正的最終時間安排到底是如何。

• 解決問題：
• 所以我在管理行事曆時，完全不會害怕修改，而且會一直修改。不用覺得行事曆規劃好，我們就是要 100% 照著做，如果做不到，也不想改動，因為改動了就好像是承認自己計畫不周全一樣。
• 但是前面也提過，行事曆的用途之一是「調配」，面對不斷變動的外在環境，調配應該是隨時隨地都在進行的，所以行事曆當然也是隨時隨地都在修改。
• 甚至我「一定會」完成事件（例如某次會議），或是完成某個任務進度後，「回頭」修改真正花費的時間。
• 都完成了？不是忘了就好？千萬不能忘，因為如果我可以這一次留下事後修改的真實記錄，以後我就更清楚的知道，某種會議、某種任務進度，真實應該花費的時間有多少。

• 重要思維：
• 行事曆當然是規劃未來的工具，但是，規劃未來之前，我們應該「對過去留下真實的記錄」。
• 所以這裡的方法，和前面提到的「填寫」行事曆不同，填寫行事曆是缺乏管理思維，只是把事情寫上行事曆。
• 而這裡的記錄，指得是事後真實的修改，讓行事曆是留下真實過去時間的工具，因為這將會幫助我們未來規劃出更準確的時間。
• 可延伸參考：Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數

四，時間提醒思維

• 問題點：
• 很多時候，我們非常在意「提醒」這件事情，我們想要隨時隨地有個東西可以提醒我接下來該做什麼，而行事曆作為時間工具，是最容易設定提醒的工具。
• 問題在於，這種隨時隨地彈出來的時間提醒，真的有效幫助我們立刻去做某個行動嗎？還是大多數提醒就只是知道了，結果沒有真的去做？反而太多的提醒，變成干擾？

• 解決問題：
• 我的方法是，改變我使用行事曆的習慣，不把行事曆當成提醒工具，而是把行事曆當成我每天一開始就會打開來看的時間統整中心。
• 不是等到提醒才做，因為這樣反而失去了行事曆的預知、調配、保護的效果，提醒才做早就來不及，或是根本無效。
• 而是每天都先打開行事曆，確認今天被占用的時間，確認需要提早出發的行程安排，確認今天其他空檔時間要推進的任務進度。然後，今天一整天的行動就有明確的目標了。

• 重要思維：
• 時間管理並不需要複雜的提醒工具，而是需要一個「視野」，我們需要的是「看到」，看到目標在哪裡？看到空檔在哪裡？看到要預先準備的行動是什麼？
• 上述三個問題，是沒辦法用一般的時間提醒做到的，而一般的時間提醒大多也不真正有效或關鍵。
• 所以我們需要的其實是行事曆可以看到目標的視野而已，可以看到目標，就是最好的自我提醒。
• 可延伸參考：設定未來目標的真正價值：「改變當下現實感」的最佳手段

五，同步集中思維

• 問題點：
• 我們常常喜歡用很多工具，卻少了統整的系統。
• 問題在於，我們每天就是只有一樣的 24 個小時，都是我這個人使用的，這時候，區分工作與生活其實沒有太大意義，所有的任務、事件其實都是「我個人的時間管理」，應該統整在同一個行事曆上。
• 可以延伸參考：太多工具拖慢生產力？最精簡專注的3個「時間管理工具模組」

• 解決問題：
• 這個解決辦法比較簡單，只要使用一個可以雲端同步、跨裝置系統的行事曆工具即可，例如我慣用的 Google 日曆。然後工作、生活都在同一個行事曆上統一管理。

• 重要思維：
• 我們要做任務管理的，不只是工作，也包含生活上的專案與任務。
• 我們要保護時間的，同樣不只工作，也包和自己的、家庭的時間。
• 我們需要記錄時間花費的，也包含自己工作的、休閒的、瑣事的時間。
• 我們需要看到的時間視野，更應該是屬於我這個人完整的時間分配。
• 只有這樣，我們的時間管理才會真正有效，我們的行事曆才比較容易減少衝突，也才不會因為我們總是缺少了某一塊沒有出現在行事曆上，所以總是一直時間不夠，
• 可以延伸參考：七個管理時間的小習慣，練習有餘裕且快樂的生活

小結：

以上五個方法，就是我自己用來管理行事曆的思維與策略，來自我多年的時間管理實踐。（甚至我會在和家人、團隊共用日曆時使用上述策略：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧）

其中有些用法，可能和傳統的填寫行事曆不同，但可以帶來更有生產力的效果，提供給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：5 個翻轉行事曆用法的高效率思維，我多年累積的管理日曆實踐）