工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞，覺得時間不夠不只是因任務太多

作者： Esor Huang 3月 19, 2021

工作、生活中總覺得時間不夠？或許很多時候，是我們不經意的、習以為常的工作流程，導致：

有些時間原本可以掌控，卻不小心變成了無法掌控。
某些流程花時間，但不一定創造有效成果。

時間有漏洞，覺得時間不夠，並不是因為我們把時間用來休息、拿來休閒、用來陪伴他人。偶爾看看劇、上個網，其實不是真正造成時間漏洞的原因，或者說起碼不是最關鍵的原因。

時間漏洞，是我們原本工作或執行任務的步驟中，有很多破洞，導致時間不知不覺地漏出去。如果不改變工作流程，那麼無論怎麼擠壓自己的休息、休閒、家庭時間，還是會覺得時間永遠不夠，而且時間也運用得更加痛苦。

如果可以找出這些時間黑洞，那麼許多事情可以運用的時間，會很明顯的多出來。甚至，我們可以心安理得地知道，自己有足夠時間工作，也有足夠時間完成自己想玩的事情。

一，等待思維 VS 行動思維

我們當然都想好好地完成一個任務，但一個任務常常需要天時地利人和才能一口氣完成。如果我採取「等待思維」，就會變成：

等到我有完整 3 個小時空檔，再來一口氣把這個任務做完。
等到我有滿意的想法，再來撰寫這份報告。

但是「等待思維」，會讓我們無法利用那些零碎片段的時間來做重要的事情，會讓我們產生很多理由覺得這個當下不能推進這個任務。於是，零碎片段的時間會被拿去做一些不重要的用途，而這個當下的時間會在猶豫中不知不覺虛度。

要補上這個破洞，可以採取「行動思維」：

現在我有 30 分鐘空檔，我可以先推進任務中的一個行動。
雖然沒有滿意的想法，但我可以先完成報告的基本架構。

「行動思維」搭配的是工作流程中練習「拆解下一步行動」的技巧，從擔心要做完、做好一個任務，轉換成專注在下一步行動可以做什麼。

這樣一來，許多「零碎時間」、「當下還沒想清楚的時間」，都可以拿出來利用，不會變成漏洞。（可以參考我的拆解下一步行動流程圖：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）

二，記錄型待辦清單 VS 目標型待辦清單

或許我們都會列待辦清單，起碼事情列上去，比較不會忘記。但是如果我的待辦清單是記錄型的，就會變成：

別人交代我一件事情，列上待辦清單不要忘記。
想到要做一件事，列上待辦清單不要忘記。

但是「記錄型待辦清單」，會讓我們迷失在「記得買牛奶」這樣看似要做但不是真正重要有價值的行動中，甚至我們的待辦清單中可能有很多事情被一一勾選，但忙碌完成後，卻發現沒有推進什麼真正的目標。但是，時間卻已經花掉了，這其實是更大的時間漏洞。（延伸參考：一個有效待辦清單，不是記得買牛奶就好）

我一開始使用待辦清單時，也是從「記錄型」開始，拚命記錄各種事情，但後來發現，應該要「先有目標型待辦清單」，再用記錄型待辦清單處理一些瑣事。

「目標型待辦清單」的不同點在於：

別人交代我一件事情，我先拆解為何而做？確認價值？明確需求？排出先後流程。
自己想要做一件事，我先拆解這和哪個目標有關？在目標的哪個流程？怎麼做更有效益？

轉換成「目標型待辦清單」，可以讓自己減少去做多餘的事情的時間，可以讓自己避免去做「無用功」的時間，補上前述的時間漏洞。

因為，時間漏洞不一定是沒做事，也有可能是做了太多沒效的事，同樣會吃掉大量時間。

三，通知系統 VS 進度系統

工作中，甚至生活中，都有很多通知系統會提醒我們該做什麼、可以做什麼，但通知系統有可能讓我們不小心陷入兩種困境：

好像永遠有很多事情可以做，於是反而沒有去深究現在真正該推進的事情是什麼，優先順序沒有搞清楚，那麼現在的時間就可能變成去做次要事情的漏洞。
被通知系統左右，結果反而自己花費更多時間在切換處理不同工作上。

當然我們不可能完全不管通知，但可以先嘗試擁有自己的「進度系統」：

最重要的目標有進度安排表，讓自己看到更久之後重要目標現在要推進的進度。
先處理進度系統上的任務，再處理通知系統上的任務。

「進度系統」的實踐方法之一，就是畫出進攻型行事曆，計算出兩三個月後的專案、任務，現在要推進的進度。

或者還可以再搭配「每週子彈筆記清單」，讓自己一週前預排下一週每天要先推進的重要任務，以「進度系統」優先，避免被通知系統吃掉時間。

四，資料分散 VS 資料統一

工作過程會產生很多碎片資料，這些碎片資料還可能分散在不同工作管道，有些訊息在郵件中，有些訊息在即時通，有些資料在硬碟，但有些資料在筆記本。

一邊執行一個任務，如果只想著趕快去做，卻漸漸導致這個任務的碎片資料愈來愈分散，最後會導致我們回頭要找資料、確認資訊的過程中，不知不覺消耗很多時間。

只要一個找回資料的動作多花 10 分鐘，一天做 10 個類似動作，不知不覺就漏掉了 100 分鐘。

工作愈忙，我們愈想趕快做，但如果邊做邊把資料隨手放，那麼慢慢的我們會被蠶食掉更多要找回資訊的時間。

工作再忙，如果可以邊做邊隨手統整資料，那麼我們就可以補上這樣的時間漏洞。我在最近的一篇文章也做了深入的解析：「為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？」。

五，重複作業 VS 覆盤經驗

無論是 David Allen 的 GTD ，或是 PDCA ，都強調「檢視、覆盤」的重要。我們先不講裡面保持進步的成長思維，就單純先從節省時間來看。

我們有很多時間漏洞產生在「第二次做這件事」的時候，因為我們在第二次做時，發現忘了上次的行動步驟、漏了上次的犯錯步驟、花很多時間找回上次資料，很多第一次做不熟悉所花費的時間，在第二次做時還是要花費。

這樣的時間漏洞，是那些明明我們有機會節省下來的時間，結果我們依然花費掉了。

雖然再做一次我們可能還是會完成任務，但如果可以建立「覆盤系統」，在第一做完後留下找得到的覆盤經驗，就可以幫助自己在許多會重新再做的任務中，節省時間，補上漏洞。（延伸技巧可以參考：煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已）

小結：

我們要埋頭苦做，還是不斷改進流程？

如果能嘗試從前述的工作流程中，補上更多時間漏洞，那麼或許有更多有價值的任務可以被完成，我們也有時間去做想玩的事情。

當然，現實不一定總是完美，但我總會回頭思考在工作流程中有沒有這些漏洞，先把自己可利用的時間最大化，那麼或許有些沒發現的時間就被找回來了。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞，覺得時間不夠不只是因任務太多）

Esor Huang

電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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