如何分享一份 Google 試算表的不同資料範圍給不同人員個別查看？

這是我在進行 Google 辦公室工具、 Google 試算表相關課程時，最常被問到的問題之一。雖然 Google 雲端文件的共用協作很簡單，不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管：

共享一份資料表給 A 和 B 時，讓 A 只能看到自己的資料範圍，「不要看到」 B 的資料範圍。

例如下面這樣的情況。

我負責管理一份工作總表（以 Google 試算表製作），可能是規劃各個分店的預算帳目表，可能是計劃每個團隊的專案工作表，我在工作總表統一編輯，想要即時共享給不同分店、不同團隊觀看。

但是，我不能直接共享這份工作總表，因為 A 分店不能看到 B 分店的預算帳目，A 團隊也不需要看到 B 團隊的計畫。

要怎麼做到：

• 我只要編輯與管理一份工作總表，簡單又明確。
• 不需要每次複製貼上、重複剪貼資料、花時間 mail 給他人更新，於是節省大量時間。
• 但可以做好最完整的權限控管，讓不同人員，只能看到屬於他們的即時更新資料。

例如下面這份工作總表範例，我平常在上面統一更新：

但要如何讓分店 A 只能看到分店 A 的預算與任務規劃，分店 B 也只能看到自己的部分資料，彼此不能看到他人的資料範圍？

因為單獨一份 Google 試算表，如果共享給 A 檢視查看，那麼 A 不只能看到自己的資料，也一定能看到同一份試算表中 B、 C 等其他人員的資料。

不知道常常用 Google 試算表進行這類團隊資料協作的朋友，有沒有更好用的方法？也歡迎你跟我分享，下面我則分享自己的作法。

我會利用「 =importrange 」這個 Google 試算表的函式來設計工作流程：

• 我只需要在「總表」上進行統一的編輯更新。
• 但指定總表上的一部份資料範圍，同步到試算表 A。
• 再指定另外一部份資料範圍，同步到試算表 B 。
• 又指定最後一部份資料範圍，同步到試算表 C 。
• 試算表 A、 B、 C ，各自分享給團隊 A、 B、 C 查看。
• 於是不同團隊，就能同步看到我在總表上不同資料範圍的更新。
• 且彼此不會看到總表上其他人的資料。

雖然這是一個變通的方法，也有不近完美之處（例如其他人只能查看，不能同步在試算表 A、 B、 C 編輯不同範圍），不過確實能解決本文一開始所說的問題。

操作設定步驟如下，前面我已經有一份統一管理的工作總表了（如前面圖例）。

我另外新建一份試算表 A （B、 C），在想要插入總表內容的儲存格上，輸入下面函式，指定讓總表的某一資料範圍，自動匯入到試算表 A ：

=importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")

這個公式我之前在另外一個應用案例中（把多份試算表，自動匯流到一個自動更新的總表），有更詳細的教學，大家可以比對參考：一條函數公式讓多份 Google 試算表帳目自動匯整到總表教學。

以上面的例子，函式 =importrange("來源網址","工作表名稱!資料範圍")  ，會變成：

=importrange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxx/edit","工作表1!A1:I8")

要注意的就是，「來源網址」就是總表試算表的網址列網址，但只需要複製到「edit」結束的部分即可，否則可能無法順利同步匯入。

匯入時，會有一個「允許存取」的動作，允許另外一份試算表的內容，匯入這份試算表。

這樣一來，試算表 A 就可以自動匯入總表的指定範圍資料，並且總表試算表中有任何更新，試算表 A 都會同步更新。

接下來，我只要把試算表 A ，「共用」給團隊 A 的人員，那麼他們就能在試算表 A 中，看到來自總表的 A 範圍資料了。

當然，團隊 A 的人，也就不能看到總表上其他部分的資料。

不過，「 =importrange 」匯入的資料內容，在資料表 A 中是「只能查看，不能編輯的」，如果在試算表 A 中編輯匯入的資料，這個函數公式就會「失效」。

所以如果你希望試算表 A 中某些資料是從總表匯入，只讓團隊 A 查看。但其他部分可以讓團隊 A 編輯。那麼可以利用之前分享過的保護儲存格技巧：「如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧」。

因為這個問題，常常在課堂中聽到學員提出來討論，所以特別撰寫一篇文章，跟大家分享其中一種作法。

就像前面說的，如果你有更棒的作法，也歡迎跟我們分享。

對 Google 試算表進階技巧有興趣的朋友，歡迎進一步查看：

• Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧
• Google 試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧
• Google 試算表儲存格變身進度條，追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算

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